Процесс сдачи трудовой книжки (ТК) новому работодателю в современных условиях, когда действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), вызывает много вопросов. Эта статья подробно разберет, как правильно передать сведения о своем трудовом стаже, какие документы нужны, и что изменилось с переходом на цифровой формат.

Текущая система: бумажная vs. электронная трудовая книжка

Сегодня существует два параллельных режима:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной формат. Все сведения о приеме, увольнении, переводах и награждениях работодатель обязан передавать в СФР. Данные хранятся в зашифрованном виде на ресурсах фонда.
• Бумажная трудовая книжка — продолжает действовать для тех, кто уже имел её на . Её можно вести параллельно с ЭТК или отказаться от неё в пользу электронной.

Ключевые группы работников:

1. Новые работники (первая работа с 2021 года): Им не выдают бумажный бланк. Все сведения формируются сразу в ЭТК.
2. Работники с бумажной ТК: Могут:
   • Продолжать вести бумажную книжку параллельно с ЭТК.
   • Подать заявление работодателю о переходе только на ЭТК (ч. 3 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ). После этого бумажная ТК больше не ведется, а все записи идут в электронный формат.

Что должен получить новый работодатель?

При заключении трудового договора работодателю для кадарового учета и отчётности необходимы минимальные данные, которые включают:

Если у работника есть ЭТК (или он не вел бумажную ТК)

Работник должен предоставить работодателю выписку из электронной трудовой книжки. Получить её можно:

• Через Госуслуги (самый быстрый способ).
• В отделении СФР (лично или через МФЦ).
• У последнего работодателя (если тот вел учёт).

Важно: В выписке из ЭТК будут детальные записи только с (даты начала передачи данных в СФР). За периоды до этой даты информация будет обобщенной (только период работы и должность), если они не были внесены в ЭТК ранее.

Если у работника есть бумажная трудовая книжка

Работник может сдать оригинал бумажной трудовой книжки новому работодателю. Однако это не обязательно. Достаточно предоставить:

• Оригинал бумажной ТК для снятия копии (или нотариально заверенной копии).
• Выписку из ЭТК (для периодов с 2020 года).

Процесс сдачи бумажной ТК:

1. Работник передает оригинал бумажной книжки кадровику.
2. Кадровик (уполномоченное лицо) делает на её основе выписку.
3. На основании этой выписки и данных из ЕФС-1 работодатель формирует сведения о трудовой деятельности нового сотрудника и передает их в СФР.
4. Оригинал бумажной ТК хранится у работодателя (в соответствии с Порядком ведения и хранения ТК, Приказ Минтруда № 320н).
5. Работнику по его заявлению может быть выдана копия сданной книжки или выписка из неё.

Пошаговая инструкция для работника при устройстве на новую работу

1. Определите, какая у вас трудовая книжка.
   • Если вы устроились на первую работу после 2020 года — у вас только ЭТК.
   • Если у вас есть бумажная книжка, решите, хотите ли вы продолжать её вести или перейти только на ЭТК.
2. Подготовьте документы:
   • Паспорт.
   • СНИЛС.
   • ИНН.
   • Выписка из ЭТК (полученная через Госуслуги/СФР) или оригинал бумажной трудовой книжки.
3. При устройстве:
   • Предоставьте кадровому отделению все документы.
   • Если сдаете бумажную ТК, убедитесь, что в ней есть все необходимые записи (особенно за периоды до 2020 года).
   • Если хотите официально отказаться от бумажной ТК, подайте письменное заявление новому работодателю (образец ниже).
4. После приема на работу:
   • Работодатель в течение 3-х рабочих дней с момента подачи вами заявления (если вы просили предоставить сведения) должен выдать вам трудовую книжку (бумажную или выписку из ЭТК).
   • Все ваши новые записи (прием, увольнение с прошлого места, переводы) будут направлены в СФР и отразятся в вашей ЭТК.

Как включить в ЭТК данные за периоды до 2020 года?

Это критически важный момент. Данные о работе до включаются в ЭТК только на основании записей в вашей бумажной трудовой книжке.

Алгоритм действий:

1. Найдите свою бумажную трудовую книжку со всеми записями до 2020 года.
2. Обратитесь с ней в отделение СФР (лично или через МФЦ).
3. Подайте заявление о внесении сведений о трудовой деятельности за периоды до в вашу электронную трудовую книжку.
4. Сотрудник СФР на основании вашей бумажной ТК внесет эти данные в ЭТК. После этого в вашей выписке через Госуслуги появятся детализированные записи за все годы стажа.

Примечание: Если вы сдали бумажную ТК новому работодателю, он не имеет права передавать в СФР данные за периоды до вашего трудоустройства у него. Эти данные должны были быть переданы предыдущими работодателями. Поэтому для внесения древних записей нужно обращаться в СФР с оригиналом.

Образец заявления работника

Если вы решили отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти исключительно на электронный формат, подайте работодателю заявление.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Обязан ли работодатель принять у меня бумажную трудовую книжку?

Ответ: Нет. Работодатель обязан принять и учесть сведения о вашей трудовой деятельности. Источник этих сведений может быть любым: выписка из ЭТК, копия бумажной ТК или её оригинал. Приняв оригинал, работодатель его хранит. Но если вы не хотите сдавать оригинал, вы можете предоставить нотариально заверенную копию или выписку из ЭТК.

Вопрос: Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?

Ответ: Нужно восстановить её через суд (исковое заявление о восстановлении трудовой книжки и установлении факта трудовых отношений). После решения суда вы получите duplicate (дубликат) бумажной ТК. Затем с этим дубликатом нужно обратиться в СФР для внесения данных в ЭТК.

Вопрос: Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Ответ: Через Госуслуги (раздел «Заявления», услуга «Получить выписку из электронной трудовой книжки»). Для этого нужна подтвержденная учетная запись. Альтернативно — в отделении СФР или МФЦ.

Вопрос: Если я сдал бумажную ТК, могу ли я её потом забрать обратно?

Ответ: Нет. Оригинал бумажной трудовой книжки, переданный работодателю, становится его документом и хранится в кадровом архиве. Вы можете в любой момент получить копию или выписку из неё на основании своего заявления.

Процесс «сдачи трудовой книжки» в 2026 году, это в первую очередь передача сведений о трудовой деятельности. Ключевые действия для работника:

1. Иметь при себе выписку из ЭТК (обязательно) и/или бумажную ТК (для подтверждения стажа до 2020 года).
2. При сдаче бумажной ТК понимать, что отдаёте её на постоянное хранение работодателю.
3. Для полноты ЭТК самостоятельно внести данные за старые периоды через СФР.
4. При необходимости, подать заявление о переходе только на электронный формат.

Главный принцип: ваша электронная трудовая книжка в СФР — это единый и главный источник информации о вашем стаже. Бумажная книжка сегодня, это вспомогательный документ, в первую очередь, для внесения в ЭТК данных о работе до 2020 года.

Информация актуальна на дату 23 мая 2026 года. Для получения наиболее точных и индивидуальных консультаций рекомендуется обращаться в отделения Социального фонда России (СФР) или к юридическим специалистам в области трудового права.