Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию человека. Однако возникают ситуации, когда этот документ остается невостребованным, и работодателю или самому работнику приходится решать вопрос о передаче трудовой книжки в архив. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сдать документ на хранение, какие сроки существуют и что делать, если компания уже ликвидирована.
Что значит «сдать в архив»?
Прежде всего, важно уяснить главное правило: сдать в архив — не означает выбросить или уничтожить. Архивирование — это процедура безопасного хранения документа, которая гарантирует, что работник или его родственники смогут получить его в будущем. Трудовая книжка остается полноценным юридическим документом.
Когда трудовая книжка становится невостребованной?
Чаще всего необходимость сдать трудовую книжку в архив возникает в следующих случаях:
- Работник уволился, но не явился за документом в отдел кадров.
- Работодатель не может связаться с бывшим сотрудником для передачи книжки.
- Организация ликвидируется, и документы необходимо передать в государственный или муниципальный архив.
Сроки хранения: сколько лет хранится документ?
Согласно правилам архивного дела (в т.ч. согласованным ЦЭПК при Росархиве), невостребованные работниками трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет. По истечении указанного срока трудовую книжку следует оформить на хранение в архив нанимателя по всем правилам или передать в специализированный государственный архив.
Правила архивирования трудовых книжек
Для того чтобы сдать невостребованные документы, кадровику или руководителю необходимо соблюсти ряд формальностей:
- Ведение учета. В книге учета движения трудовых книжек делается соответствующая отметка. Если документ передается работнику, фиксируется дата получения и подпись работника. Если документ передается в архив — ставится отметка о списании в архив.
- Сортировка. Невостребованные трудовые книжки хранятся строго по алфавиту фамилий.
- Самостоятельная единица. Каждая трудовая книжка является самостоятельной учетной единицей, ее нельзя просто подшить в общее дело с приказами или личными карточками.
Как получить трудовую книжку из архива?
Если работник спустя время обнаружил, что его документ уже передан в архив (особенно часто это бывает после ликвидации компании), его можно получить обратно.
Если организация еще существует
Достаточно обратиться в отдел кадров или напрямую в архив организации, где хранится документ. При себе нужно иметь паспорт.
Если организация ликвидирована
В этом случае документы ликвидированной компании передаются в государственный архив (НАЛ — научно-исследовательский архив литературы и искусства, или муниципальный архив по месту регистрации компании). Чтобы получить оригинал личного документа, необходимо:
- Подать запрос, используя электронную услугу на сайте соответствующего Архива.
- Подать запрос через портал Госуслуг (если такая услуга доступна в вашем регионе).
- Связаться со справочной службой архива (например, тел. для справок: (3412) -0-53-60 — в зависимости от региона номера будут отличаться).
После подачи заявки вы можете отследить запрос. Номер запроса расположен под штрихкодом на квитанции, которую выдаст система при оформлении обращения.
Оцифровка трудовых книжек: современный тренд
Важно отметить, что архивирование всё чаще сопровождается переводом бумажных документов в электронный формат. Наличие даты в графе 4 (или специальной отметки) означает, что трудовая книжка оцифрована / отсканирована и передана в ПФУ (Пенсионный фонд Украины) или соответствующие органы РФ (СФР). Это не является ошибкой, а лишь подтверждает наличие цифровой копии.
Специфика оцифровки в Украине
Реформа трудовых книжек активно идет в Украине. Вступает в силу финальная фаза реформы: до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки, оформленные до 1 января 2004 года, должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. С 10 июня 2026 года учет трудового стажа будет осуществляться исключительно в цифровом виде.
Однако юристы подчеркивают: цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы. Главным доказательством трудового опыта по-прежнему остается бумажная трудовая книжка. Поэтому даже после оцифровки оригинал документа должен быть либо выдан на руки работнику, либо сдан в архив на долговременное хранение.
Процесс сдачи трудовой книжки в архив требует внимательности и соблюдения сроков. Работодателям важно помнить о 50-летнем сроке хранения и алфавитной системе учета, а работникам — знать, что даже в случае ликвидации фирмы и передачи документов в госархив, оригинал можно восстановить и получить, подав электронный запрос. Берегите свои документы и контролируйте свой стаж!