В 2026 году вопрос оформления трудовой книжки остаётся одним из самых актуальных для людей‚ впервые устраивающихся на работу. С переходом на цифровые технологии в сфере трудовых отношений‚ процесс получения и ведения трудовой книжки изменился. В этой статье мы подробно разберём‚ как сделать документы на трудовую книжку‚ какие варианты существуют‚ кто отвечает за оформление‚ и как действовать‚ если у вас её ещё нет.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это официальный документ‚ который подтверждает трудовой стаж гражданина. В нём фиксируются:
- Места работы (наименование организации)
- Должности и профессии
- Прием на работу и увольнение
- Награды и поощрения (по желанию работодателя)
- Переводы на другие должности
Эти данные используются для:
- Начисления пенсии
- Получения пособий
- Подтверждения стажа при устройстве на новую работу
- Оформления льгот и компенсаций
В 2026 году: бумажная или электронная трудовая книжка?
С 2021 года в России действует двойная система ведения трудовых книжек:
Бумажная трудовая книжка
- Выдаётся только тем‚ кто уже имел бумажную трудовую книжку до 2021 года.
- Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2025–2026 году, бумажную книжку вам не оформят.
- Работодатель обязан сохранять и вести бумажную книжку‚ если она уже есть у сотрудника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Единственный вариант для лиц‚ впервые устраивающихся на работу с 2021 года и позже.
- Хранится в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР).
- Доступна через портал Госуслуги‚ личный кабинет СФР или приложение ПФР.
- Не требует физического носителя — всё цифровое.
Как сделать документы на трудовую книжку впервые: пошаговая инструкция
Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2026 году — вам не нужно ничего делать заранее. Процесс автоматизирован. Вот что нужно сделать:
Шаг 1: Подготовьте документы для трудоустройства
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ‚ при поступлении на работу вы должны предоставить работодателю:
- Паспорт
- СНИЛС
- Документ об образовании (диплом‚ аттестат и т.д.)
- ИНН (по желанию‚ но рекомендуется)
- Фотографии (если требует компания)
Важно! Трудовую книжку предъявлять не нужно, её не существует‚ потому что вы впервые устраиваетесь на работу.
Шаг 2: Работодатель оформляет ЭТК за вас
В течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора работодатель обязан:
- Зарегистрировать вас в системе ПФР как застрахованное лицо
- Передать в Пенсионный фонд сведения о вашем трудоустройстве
- Сформировать первую запись в вашей электронной трудовой книжке
Это делается автоматически через систему Электронный отчёт работодателя (ЭО). Вам не нужно подавать заявление — всё происходит по инициативе работодателя;
Шаг 3: Получите доступ к своей ЭТК
Через 1–3 дня после регистрации вы сможете увидеть свою первую запись в электронной трудовой книжке. Для этого:
- Зайдите на портал Госуслуги (если ещё не зарегистрированы — зарегистрируйтесь и подтвердите профиль)
- Перейдите в раздел: «Личные документы» → «Работа и пенсия»
- Найдите пункт: «Заказать выписку из электронной трудовой книжки»
- Нажмите «Заказать» — система сформирует выписку в PDF или отобразит данные онлайн
Вы также можете получить выписку:
- Через личный кабинет на сайте ПФР (pfrf.ru)
- В МФЦ — выдадут бумажную копию
- Через приложение «ПФР» на смартфоне
Что делать‚ если работодатель требует бумажную трудовую книжку?
Если вам говорят: «Нам нужна трудовая книжка»‚ — вы можете спокойно ответить:
«Я впервые устраиваюсь на работу с 2021 года‚ поэтому у меня нет бумажной трудовой книжки. Согласно закону‚ мне оформляется электронная трудовая книжка‚ и работодатель обязан передать сведения в ПФР».
Работодатель обязан соблюдать Трудовой кодекс РФ. Если он настаивает на бумажной книжке, это нарушение закона. Вы можете обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) или в ПФР с жалобой.
Как получить бумажную выписку из ЭТК?
Иногда при устройстве на новую работу или оформлении льгот требуется бумажный документ. Вот как его получить:
- Через Госуслуги — скачайте PDF-выписку и распечатайте
- В МФЦ — подайте заявление‚ выдадут на руки бумажную копию с печатью
- В отделении ПФР — приходите с паспортом и СНИЛС‚ оформите запрос
- Через работодателя — запросите выписку‚ он обязан предоставить в течение 3 дней
Важно! Бумажная выписка из ЭТК имеет юридическую силу‚ как и оригинал бумажной книжки. Она заверяется электронной подписью работодателя или ПФР.
Как проверить‚ есть ли у меня уже ЭТК?
Если вы ранее работали в России после 2021 года — у вас уже есть ЭТК. Проверить это просто:
- Зайдите на Госуслуги
- Перейдите в раздел «Работа и пенсия»
- Если вы видите запись о трудовой деятельности — ЭТК уже существует
- Если ничего нет — значит‚ вы впервые устраиваетесь на работу‚ и ЭТК будет создана работодателем
Что делать‚ если в ЭТК есть ошибка?
Если в вашей электронной трудовой книжке указаны неверные данные (например‚ неправильная должность‚ дата увольнения и т.д.)‚ действуйте так:
- Обратитесь к текущему работодателю с письменным заявлением об исправлении
- Приложите документы‚ подтверждающие правильные сведения (приказы‚ трудовой договор‚ справки)
- Работодатель обязан в течение 5 дней внести исправления в систему ПФР
- Если работодатель отказывается — обращайтесь в Роструд или ПФР с жалобой
Самое главное помнить:
- Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2026 году — бумажную трудовую книжку вам не выдадут.
- Ваша трудовая книжка — электронная и создаётся автоматически работодателем.
- Вы не обязаны приносить трудовую книжку — её просто не существует у вас.
- Доступ к ЭТК — через Госуслуги‚ ПФР или МФЦ.
- Бумажная выписка из ЭТК — полноценный юридический документ.
- Если работодатель требует бумажную книжку, это нарушение закона.
Система стала проще‚ прозрачнее и надёжнее. Вам не нужно искать‚ где «сделать» трудовую книжку — всё делает государство и работодатель. Ваша задача — просто подать документы на работу‚ и всё остальное произойдёт автоматически.
Сохраняйте свои логины на Госуслугах и регулярно проверяйте данные в ЭТК — это ваша будущая пенсия‚ ваш стаж‚ ваша история труда.
Помните: ваша трудовая книжка — это не бумага. Это ваша цифровая биография как работника.