Копия трудовой книжки является важным документом‚ который может потребоваться работнику для подачи в государственные органы‚ при оформлении пенсии‚ при устройстве на новую работу или для подтверждения стажа. В зависимости от целей и типа трудовой книжки (бумажная или электронная)‚ процедура её копирования и заверения различается.

Кто имеет право делать копию трудовой книжки?

В зависимости от ситуации‚ копию трудовой книжки могут подготовить три основные стороны:

• Работодатель, делает копию бумажной книжки или предоставляет сведения из электронной (СТД-Р).
• Нотариус — осуществляет официальное нотариальное заверение копии с оригинала документа.
• Сам работник — может сделать простую ксерокопию для личного пользования‚ однако такая копия не будет иметь юридической силы без надлежащего заверения.

Как делается копия бумажной трудовой книжки работодателем

Процесс оформления копии в организации строго регламентирован. Сотрудники отдела кадров должны подходить к этому процессу ответственно‚ так как неправильно оформленный документ может быть отклонен в учреждении‚ куда работник планирует его предоставить.

Порядок действий работодателя:

1. Подача заявления: Работник подает письменное заявление о выдаче копий документов‚ связанных с работой.
2. Сроки: Работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
3. Техническое оформление: Копия представляет собой листы формата А4‚ на каждом из которых расположен один разворот трудовой книжки. Листы могут быть сшиты или оставаться нескрепленными.
4. Заверение:
   • На последнем откопированном развороте делается специальная запись о заверении копии документа.
   • Копия заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного лица (например‚ начальника отдела кадров) и печатью организации.
   • Оформление должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016;
5. Выдача: Готовая копия выдается сотруднику под личную подпись с указанием даты получения.

Важно: Если копия заверена лицом‚ которое не является единоличным исполнительным органом (директором)‚ к документу может потребоваться приложение выписки из ЕГРЮЛ или доверенность‚ подтверждающая право подписи.

Особенности заверения у нотариуса

Нотариус имеет право делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник принесет уже готовые ксерокопии‚ нотариус не сможет их заверить‚ так как он должен лично убедиться в подлинности документа и отсутствии исправлений‚ которые могли быть внесены в копию.

Копия электронной трудовой книжки (ЭТК)

Для тех‚ кто перешел на электронный формат учета стажа‚ процедура получения копии упрощена:

• Через работодателя: Сотрудник может запросить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Это официальный документ‚ который заменяет бумажную копию ТК.
• Через Госуслуги: Работник может самостоятельно заказать выписку из электронной трудовой книжки через портал государственных услуг в электронном виде.

Резюме: какую копию выбрать?