Трудовая книжка — это основной документ работника‚ подтверждающий его трудовой стаж‚ периоды работы у разных работодателей‚ а также причины увольнения. Часто оригинал этого документа требуется предоставить в государственные органы (например‚ для оформления пенсии‚ визы или кредита)‚ но оставлять его там нежелательно из-за риска утери. В таких случаях требуется копия трудовой книжки.

Важно понимать: просто отксерить страницы недостаточно. Чтобы копия имела юридическую силу‚ она должна быть правильно оформлена и заверена работодателем. Ниже приведена подробная инструкция‚ как это сделать правильно в 2026 году.

Что такое копия трудовой книжки и когда она нужна?

Копия трудовой книжки — это воспроизведение всех заполненных страниц документа‚ которое заверено уполномоченным лицом организации. Она необходима в следующих ситуациях:

• Оформление пенсии в Пенсионном фонде (СФР).
• Получение визы в некоторые страны.
• Оформление кредита в банке.
• Поступление на государственную службу.
• Судебные разбирательства‚ связанные с трудовым стажем.

> Важно: С 2023 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки. Однако бумажный формат все еще актуален для тех‚ кто вел его до 2020 года или подал соответствующее заявление. Копировать нужно именно бумажный оригинал‚ если он ведется.

Пошаговая инструкция: как сделать копию правильно

Процесс создания юридически значимой копии состоит из нескольких этапов. Нарушение любого из них может привести к тому‚ что документ будет признан недействительным.

Шаг 1. Снятие копий со страниц

Необходимо откопировать все заполненные страницы трудовой книжки. Пустые страницы копировать не нужно.

• Копируйте разворот полностью (обе страницы)‚ даже если запись есть только на одной из них.
• Копия должна быть четкой‚ все печати и подписи должны хорошо читаться.
• Нумерация страниц на копии должна соответствовать оригиналу (или быть проставлена заново в правом верхнем углу).

Шаг 2. Прошивка документа (если копий много)

Если копия состоит из нескольких листов‚ их необходимо правильно прошить:
Сложите листы в правильном порядке.
Пропустите нить через поля слева (обычно делают два или три прокола).
Концы нити выведите на последний лист и приклейте поверх них бумажную наклейку (заверительную надпись).
На наклейке ставится подпись и печать.

Шаг 3. Заверение копии работодателем

Это самый важный этап. Копию заверяет работодатель (кадровая служба или бухгалтерия) по месту текущей работы сотрудника. Если человек не работает‚ заверить копию может архив (если организация ликвидирована) или нотариус (платно).

На последнем листе копии (или на наклейке‚ если документы прошиты) делается следующая запись:

Фраза: «Копия верна».
Должность лица‚ заверившего копию (например‚ Главный бухгалтер‚ Начальник отдела кадров‚ Директор).
Личная подпись заверителя.
Расшифровка подписи (Фамилия И.О.).
Дата заверения.
Печать организации (должна захватывать часть подписи и надпись «Копия верна»).

Шаг 4. Указание срока действия (опционально)

Часто организации добавляют фразу: «Копия действительна до [дата]». Обычно срок действия копии составляет 1 месяц с даты выдачи‚ если в запрашивающей организации не требуют иного. Однако по закону‚ если не указано иное‚ копия действительна‚ пока не изменятся данные в оригинале или пока организация не выдаст новую.

Образец заверительной надписи

Ниже приведен пример того‚ как должна выглядеть запись на последнем листе копии трудовой книжки;

Часто задаваемые вопросы

Кто имеет право заверять копию?

Заверять копию может лицо‚ уполномоченное на это приказом руководителя организации (обычно это руководитель кадровой службы‚ главный бухгалтер или секретарь). В маленьких фирмах это может быть сам директор.

Можно ли заверить копию у нотариуса?

Да‚ можно. Это актуально‚ если:

• Вы уже уволились и бывший работодатель отказывается заверять копию (хотя по закону он обязан выдать заверенную копию в день увольнения).
• Организация ликвидирована‚ и документы находятся в архиве (архив также может заверить копию).
• Требуется копия для иностранных государств (часто требуется нотариальный перевод).

Что делать‚ если в трудовой книжке есть ошибки?

Копировать документ с видимыми исправлениями (зачеркиваниями‚ которые не заверены правильно) рискованно. В таком случае сначала нужно обратиться к работодателю‚ который допустил ошибку‚ для ее официального исправления‚ и только потом снимать копию.

Правильно оформленная копия трудовой книжки — это гарантия того‚ что ваш стаж будет учтен при оформлении пенсии или других социальных выплат. Главное правило: копия должна быть полной (все заполненные страницы)‚ читаемой и содержать все необходимые реквизиты заверения (надпись «Копия верна»‚ должность‚ подпись‚ расшифровка‚ дата и печать).

Не забывайте‚ что срок действия копии часто ограничен (стандартно, 14 или 30 дней)‚ поэтому заказывайте ее непосредственно перед подачей в требуемую инстанцию.