С 1 января 2026 года в России завершился масштабный переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это историческое событие означает, что трудовой стаж граждан теперь формируется преимущественно в цифровом формате. Для расчета пенсии и других социальных выплат Социальному фонду России (СФР) нужна точная информация о том, где работали люди и сколько страховых взносов было уплачено. Именно эту задачу решает ЭТК.

Однако бумажная трудовая книжка не исчезла в одночасье. Важнейшим этапом оформления перехода на цифровой формат является специальная запись в бумажной трудовой книжке о том, что работник перешел на электронный формат. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать такую запись, кому она нужна и как избежать ошибок.

Зачем нужна запись о ведении ЭТК?

Многие работодатели и работники задаются вопросом: зачем вообще что-то писать в бумажном документе, если данные уже ушли в цифровое пространство? Ответ кроется в юридической чистоте и защите прав работника.

• Фиксация факта перехода: Запись подтверждает, что работник воспользовался своим правом и выбрал электронный формат ведения стажа.
• Защита от претензий: Наличие записи защищает работодателя от возможных будущих претензий со стороны сотрудника о том, что его стаж «потерялся» или что работодатель не предупредил его о переходе на ЭТК.
• Информирование будущих работодателей: Если сотрудник перейдет на новое место работы, новый кадровик, открыв бумажную трудовую, сразу увидит, что продолжать записи в ней не нужно — сведения уже подаются в электронном виде.
• Связь баз данных: Запись служит связующим звеном между бумажным архивом и цифровой базой Социального фонда России.

Кому и в каком случае делается запись?

С завершением переходного периода в 2026 году правила немного изменились. Сейчас ситуация выглядит следующим образом:

1. Для тех, кто подал заявление до 31 декабря 2025 года: Если работник в течение переходного периода подал заявление о выборе ЭТК, работодатель обязан внести в его бумажную трудовую книжку запись о том, что с данного момента трудовая книжка ведется в электронном виде.
2. Для впервые устраивающихся на работу: Лицам, которые впервые заключают трудовой договор после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки вообще не оформляются. Соответственно, и запись о ведении ЭТК им не нужна, для них цифровой формат является безальтернативным.
3. Для тех, кто сохранил бумажный формат: Если работник ранее написал заявление о сохранении бумажной трудовой, записи продолжают вестись как на бумаге, так и в электронном виде (двойной формат). Специальная запись о переходе на ЭТК не делается.

Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция

Внесение записи о переходе на электронную трудовую книжку, это не просто прихоть, а требование законодательства. Ошибка в формулировке может привести к тому, что документ будет признан недействительным.

Шаг 1: Получение заявления

Основанием для внесения записи является письменное заявление работника. Без этого документа работодатель не имеет права в одностороннем порядке прекратить ведение бумажной трудовой книжки.

Шаг 2: Внесение записи в раздел «Сведения о работе»

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки обычным порядком, как и любые другие записи о работе.

В графе 1 ставится порядковый номер записи (следующий за последней имеющейся).
В графе 2 указывается дата внесения записи арабскими цифрами (например, ).
В графе 3 делается основная запись. Формулировка должна быть строгой и соответствовать рекомендациям Роструда:

«Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, в связи с чем трудовая книжка на бумажном носителе далее не ведется»

В графе 4 указывается реквизит документа, на основании которого внесена запись — это заявление работника (например: «Заявление от № 1»).

Шаг 3: Выдача трудовой книжки на руки

После внесения записи и внесения данных в отчетность для Социального фонда России (СЗВ-ТД), бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.

Важно: С момента выдачи бумажной трудовой на руки работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение. Работник может хранить ее дома как архивный документ, подтверждающий его стаж до перехода на ЭТК.

Частые ошибки и как их избежать

Несмотря на кажущуюся простоту, кадровики часто допускают ошибки при внесении этой специфической записи. Вот самые распространенные из них:

• Неверная формулировка: Пишут просто «Переведен на ЭТК» или «Трудовая книжка закрыта». Это неправильно и может вызвать вопросы у проверяющих органов. Используйте полную формулировку со словом «Подано заявление…».
• Пропуск даты или номера: Каждая запись в трудовой книжке должна иметь свой порядковый номер и дату, даже если это запись о переходе на ЭТК.
• Внесение записи без заявления: Это прямое нарушение Трудового кодекса РФ. Даже если работник устно сказал, что хочет ЭТК, без письменного заявления запись вносить нельзя.
• Забыли выдать трудовую: Если запись внесена, а трудовая осталась в сейфе работодателя, формально работодатель все еще несет за нее ответственность. Не забудьте взять с работника подпись в книге учета.

Что делать, если работник передумал?

Жизненные ситуации бывают разные. Может ли работник, получивший бумажную трудовую на руки, снова попросить работодателя вести ее?

Ответ: Нет, закон не предусматривает возможности «отката» обратно. Переход на электронную трудовую книжку является добровольным, но односторонним. Выбрав ЭТК и получив бумажную книжку на руки, работник не может в будущем потребовать от работодателя возобновить ведение бумажного формата. Бумажная трудовая становится лишь историческим документом, а весь дальнейший стаж будет отражаться только в электронном виде через отчеты СЗВ-ТД.

Запись в трудовой книжке о том, что ведется электронная трудовая книжка — это важный юридический штрих, ставящий точку в эпохе исключительно бумажного учета стажа. С завершением переходного периода в 2026 году актуальность правильного оформления этой записи остается на высоком уровне, так как многие сотрудники подавали заявления в самом конце 2025 года.

Главное для работодателя, строго следовать инструкции: получить заявление, внести правильную формулировку в раздел «Сведения о работе», сослаться на заявление и выдать документ работнику на руки. Это гарантирует отсутствие штрафов от трудовой инспекции и Социального фонда, а также обеспечивает работнику бесперебойное начисление пенсии и социальных выплат на основе корректных цифровых данных.