Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работника. С ее помощью можно подтвердить периоды работы для назначения пенсии, расчета больничных листов и получения социальных выплат. К сожалению, жизненные ситуации бывают разные, и этот важный документ может быть утерян, испорчен или поврежден. В таком случае возникает необходимость оформления новой трудовой книжки и внесения в нее соответствующих записей.

Важно отметить, что с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, бумажные бланки сохраняют свою актуальность для подтверждения стажа, накопленного до цифровизации, а также в ряде других случаев. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в новой трудовой книжке при ее утере.

Основания для выдачи новой трудовой книжки

Согласно законодательству, работодатель обязан выдать работнику новую трудовую книжку, если:

• Документ был утерян самим работником (например, утерян по пути домой).
• Трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.д., так что записи невозможно прочитать).
• Документ был утерян работодателем (вследствие чрезвычайных обстоятельств, халатности кадровика или работодателя).

Порядок действий при утере трудовой книжки

Процедура восстановления и внесения записей зависит от того, по чьей вине произошла утера.

Если книжку потерял сам работник

В этом случае работник должен обратиться к своему текущему работодателю с письменным заявлением о выдаче нового бланка. Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Бланк оплачивается работником (по правилам, действующим в организации).

Если книжку потерял работодатель

Если утрата произошла по вине компании, работодатель несет полную ответственность за восстановление документа. Он обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, собрав все необходимые сведения о предыдущих местах работы с помощью запросов в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и прежним работодателям. В этом случае бланк оплачивает работодатель.

Как делается запись в новой трудовой книжке (дубликате)

На ьном листе новой трудовой книжки, выдаваемой взамен утерянной, в правом верхнем углу ставится надпись: «Дубликат». Ниже заполняются сведения о работнике на основании имеющихся у него документов (паспорт, диплом об образовании и т.д.).

Что касается записей о стаже, то они вносятся следующим образом:

1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предыдущего работодателя, у которого работник трудился до утери документа.
2. Затем вносятся записи о приеме на работу, переводах и увольнении у этого работодателя. Если работник предоставил подтверждающие документы (справки, выписки из архивов, приказы), записи делаются на их основании.
3. Если подтверждающих документов нет, в дубликат вносится только общий стаж работы в других организациях. Запись выглядит так: в графе 2 указывается дата начала работы, в графе 3 — «Принят в такой-то отдел на такую-то должность», а в графе 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись (или ставится прочерк, если документы не сохранились).
4. После внесения данных о предыдущих местах работы, вносится запись о текущем работодателе, который выдает дубликат.

Важные нюансы и особенности

• Восстановление каждой записи по отдельности — задача трудоемкая. Если работник не может предоставить справки со всех прошлых мест работы, в дубликате указывается только суммарный стаж работы до поступления к данному работодателю.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2026 года переход на ЭТК завершен. Если ваш работодатель вел на вас электронную трудовую книжку, информация о вашем стаже уже сохранена в информационной системе Пенсионного фонда России. Это значительно упрощает ситуацию: даже при утере бумажного документа, ваш стаж не пропадет. Однако бумажный дубликат все равно может потребоваться для некоторых инстанций.
• Награды и поощрения. В раздел «Сведения о награждениях» дубликата вносятся только те записи, которые подтверждены соответствующими приказами и документами.

Чек-лист: что делать при утере трудовой книжки

1. Обратитесь к текущему работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата.
2. Соберите максимальное количество подтверждающих документов со старых мест работы (справки, копии приказов, выписки из архивов).
3. Запросите выписку из электронного ресурса ПФР/СФР, чтобы подтвердить стаж за периоды, когда велась электронная трудовая книжка.
4. Предоставьте собранные документы кадровику для внесения записей в новый бланк.
5. Проверьте правильность внесенных записей и наличие надписи «Дубликат» на ьном листе.

Утеря трудовой книжки — это неприятное, но решаемое событие. Главное правило — не паниковать и действовать поэтапно. Наличие электронных трудовых книжек сегодня значительно снижает риски потери стажа, однако бумажный документ все еще требует внимательного к себе отношения. При оформлении дубликата важно максимально полно восстановить хронологию вашей трудовой деятельности, чтобы в будущем не возникло проблем с расчетом пенсии и социальных выплат.