Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и профессиональную деятельность гражданина. Ошибки в ней могут привести к серьезным последствиям: от проблем при трудоустройстве до уменьшения размера будущей пенсии или ее отсрочки. Поэтому вопрос, как сделать (именно «сделать», а не «зделать», так как приставка с- пишется всегда одинаково перед любыми согласными) запись о назначении на должность, требует максимальной внимательности и знания актуальных норм законодательства;

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя при приеме сотрудника, правила заполнения бумажных и электронных трудовых книжек, а также уделим внимание техническим аспектам работы в программах учета (например, 1С:ЗУП).

Основные правила оформления записей

Прежде чем приступить к внесению данных, важно помнить фундаментальные принципы ведения трудовых книжек, актуальные на 2026 год:

Записи ведутся на государственном языке. Все данные вносятся на русском языке.
Использование чернил. Записи производятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование шариковых ручек допускается, если они обеспечивают стойкость цвета;
Отсутствие сокращений. Даты пишутся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например: . Должности и названия организаций указываются полностью, без сокращений.
Нумерация.** Каждая запись должна иметь свой порядковый номер.
Актуальность данных. С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК). Для сотрудников, выбравших ЭТК, бумажный вариант не ведется (за исключением случаев, когда книжка велась ранее и хранится у работодателя), но запись вносится в реестр ПФР (СФР).
> Важно: Слово «сделать» пишется через букву «с». Это правило орфографии часто путают из-за звонкого звука [д] following the prefix. Однако приставка с- является неизменяемой. Правильно: сделать, сдать, сбить. Вариант «зделать» является грубой орфографической ошибкой и недопустим в официальных документах.

Пошаговая инструкция: как сделать запись о приеме на работу

Процесс оформления приема на должность состоит из нескольких строго регламентированных этапов.

Шаг 1. Подготовка и проверка документов

Перед внесением записи работодатель обязан:

• Затребовать у сотрудника трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде и сотрудник не перешел на ЭТК полностью).
• Проверить наличие предыдущих записей и правильность их оформления.
• Издать приказ (распоряжение) о приеме на работу. Дата приказа и дата фактического начала работы могут отличаться, но в трудовую вносится дата начала работы.

Шаг 2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Если трудовая книжка ведется на бумажном носителе, запись делается в разделе «Сведения о работе».

Структура записи включает четыре графы:
Графа 1: Порядковый номер записи (сквозная нумерация по всей книжке).
Графа 2: Дата приема на работу (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
Графа 3: Сведения о приеме. Здесь указывается:

• Название должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
• Название структурного подразделения (если оно указано в штатном расписании).
• Фраза «Принят(а) в…» или «Назначен(а) на…».

Графа 4: Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Пример правильной записи:
> В графе 3: Принят в отдел продаж менеджером по продажам.
> В графе 4: Приказ от № 45-к.

Шаг 3. Работа с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

Для сотрудников, перешедших на электронную трудовую, бумажную запись делать не нужно (если книжка хранится у работодателя, в нее вносится отметка о переходе на ЭТК). Работодатель обязан:
Сформировать отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Прием»).
Передать данные в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.

Технические нюансы: настройка в 1С:ЗУП

Автоматизация процесса снижает риск человеческой ошибки. В программах класса 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) важно правильно настроить справочники, так как система «не любит» неструктурированные данные.

Настройка трудовых функций и кодов ОКЗ

Для корректного формирования отчета ЕФС-1 необходимо:

• Актуализировать справочник должностей. Убедиться, что названия должностей соответствуют штатному расписанию.
• Настроить коды ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). Каждой должности должен быть присвоен актуальный код ОКЗ. Без этого кода отчет ЕФС-1 может быть отклонен или сформирован с ошибками.
• Проверить настройки видов полей. В карточке сотрудника в поле «Трудовая функция» должны подтягиваться данные из справочника, а не вводиться вручную текстом, чтобы избежать разночтений.

> Совет: Регулярно обновляйте классификаторы в программе 1С. Система должна «понимать» актуальные на 2026 год требования к форматам данных для взаимодействия с государственными информационными системами.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибки в трудовой книжке могут стоить сотруднику пенсионных баллов. Вот список типичных проблем:

• Опечатки в фамилии или дате. Исправляются только путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи. Зачеркивания запрещены.
• Неверная формулировка должности. Должность должна точно соответствовать штатному расписанию и, в некоторых случаях, квалификационным справочникам (особенно для льготных пенсий).
• Отсутствие печати или подписи. Каждая запись в бумажной трудовой должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (или кадровой службы), а также подписью самого работника.
• Нарушение сроков подачи ЕФС-1; За опоздание с передачей данных в СФР предусмотрены штрафы для работодателя.

Правильно сделанная запись в трудовой книжке — это гарантия защищенности прав работника. Независимо от того, ведется ли документ в бумажном или электронном виде, работодателю необходимо строго соблюдать хронологию, использовать утвержденные формулировки и своевременно передавать данные в государственные органы.

Помните:
Пишите грамотно (слово сделать пишется через «с»).
Следите за актуальностью кодов в 1С:ЗУП.
Не допускайте исправлений методом зачеркивания.
Соблюдайте сроки передачи сведений в СФР.

Только внимательное отношение к деталям позволит избежать проблем с будущим пенсионным обеспечением сотрудников и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.