Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости. При необходимости предоставить её данные в банк, госорган или при оформлении новых документов часто требуется заверенная копия. Ниже — подробная инструкция, как правильно сделать и оформить такую копию на принтере в 2026 году.

Подготовка: что нужно знать перед началом

Прежде чем печатать, убедитесь:

• У вас на руках есть оригинал трудовой книжки (бумажный вариант).
• Вы знаете, для каких целей нужна копия (банк, ПФР, вуз, новый работодатель). Требования могут незначительно отличаться.
• У вас есть доступ к сканеру или МФУ (многофункциональном устройстве) и принтеру.
• На рабочем месте (или у нотариуса) есть печать организации (штамп с наименованием) и подпись уполномоченного лица (обычно кадровика или руководителя).

Этап 1: Изготовление физической копии на принтере

Существует два основных способа получить бумажную копию:

Копирование на копировальном аппарате (ксерокс)

Самый простой и быстрый метод:

1. Откройте трудовую книжку на первой странице с фотографией.
2. Поместите её на стекло сканера копировального аппарата.
3. Убедитесь, что все страницы, которые нужно скопировать, будут видны (часто требуется копия всех заполненных страниц).
4. Сделайте копию. Проверьте качество: текст должен быть чётким, печати и штампы различимы.
5. Повторите для всех необходимых страниц.

Сканирование и печать с компьютера

Этот способ даёт больше контроля над качеством:

1. Отсканируйте каждую страницу трудовой книжки в высоком разрешении (300-600 dpi) в формате PDF или JPEG. Сканируйте по одной странице или используйте режим автоматической подачи, если она есть.
2. Соберите все отсканированные файлы в один PDF-документ в правильном порядке (от первой до последней заполненной страницы).
3. Распечатайте полученный PDF-файл на принтере. Выберите качественную бумагу (желательно — белая, плотная, для документов).
4. Проверьте распечатку: все ли данные видны, нет ли обрезков, правильно ли расположены страницы.

Этап 2: Заверение копии (самая важная часть)

Без надлежащего заверения копия, как правило, не имеет юридической силы. Есть два основных способа заверения, предусмотренных правилами делопроизводства:

Заверение каждой страницы отдельно

На каждой странице копии внизу (обычно справа или по центру) необходимо проставить:

• Отметку «Копия верна».
• Дату заверения (число, месяц, год).
• Подпись лица, уполномоченного заверять копии (начальник отдела кадров, руководитель организации).
• Расшифровку подписи (фамилия И.О;).
• Печать организации (обычно круглая с наименованием и ИНН/ОГРН).

Этот способ наиболее распространён и универсален.

Заверение всего пакета листов (прошивка)

Если копия состоит из нескольких листов, их можно сшить (прошить) и заверять единообразно:

1. Расположите все листы копии в правильном порядке.
2. Прошейте их в верхнем или боковом поле (обычно в левом верхнем углу) с помощью степлера, проволоки или нити. Можно использовать канцелярскую скрепку, но для официальных документов предпочтительнее прошивка.
3. На обороте последнего листа в месте прошивания сделайте запись:

3. Можно также опломбировать концы прошивочной нити или проволоки печатью организации на обороте.

Требования к заверяющей организации

Заверять копию трудовой книжки имеет право работодатель, который её вёл, или уполномоченное им лицо (как правило, специалист отдела кадров).

Если вы — бывший сотрудник и нужна копия для личных целей, вы можете:

• Обратиться с письменным заявлением в кадровую службу последнего места работы с просьбой выдать заверенную копию.
• Если организация ликвидирована, обратиться в архив (по месту хранения документов ликвидированного предприятия) или в нотариальную контору для заверения копии с оригинала, хранящегося в архиве.

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Неполная копия: пропуск страниц, особенно с последней записью об увольнении.
• Нет отметки «Копия верна» или она сформулирована иначе.
• Отсутствует дата заверения.
• Нет подписи или подпись нерасшифрована.
• Нет печати организации или печать нечёткая.
• Копия не прошита, если это требуется по правилам организации, а листы просто сложены.
• Копия цветная, а оригинал чёрно-белый (или наоборот). Хотя это не всегда критично, лучше сделать монохромную копию для соответствия.

Особый случай: электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если ваша трудовая книжка ведётся в электронном виде (с 2020/2021 года для новых работников), то:

• Вы можете получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись).
• Эта выписка имеет электронную подпись и считается официальным документом.
• Если требуется бумажный вариант, вы можете распечатать выписку с Госуслуг. Но для заверения печатью организации обычно требуется справка-выписка на бумажном носителе с «мокрой» печатью и подписью, которую выдаёт кадровик вашего последнего работодателя на основании данных из ЭТК.

Сделать и заверить копию трудовой книжки на принтере несложно, если действовать последовательно. Главное — соблюсти полноту копирования и правила заверения (отметка, дата, подпись, печать). При сомнениях в правильности оформления уточните требования в организации, куда будете предоставлять документ, или проконсультируйтесь с кадровым специалистом. Помните, что правильно оформленная копия защищает ваши трудовые права и ускоряет любые административные процедуры.

Примечание: Информация актуальна на 2026 год. Для получения наиболее точных и индивидуальных рекомендаций по вашему случаю обращайтесь к юристу или в кадровую службу.