С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — новый формат ведения учета трудовой деятельности сотрудников. Работодатели обязаны формировать и отправлять в Пенсионный фонд России (ПФР) отчеты по форме СЗВ-ТД‚ а также предоставлять сотрудникам выписки по их трудовой деятельности в электронном виде — по форме СТД-Р. Программы 1С‚ в частности 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП)‚ 1С:Управление нашей компанией и другие‚ полностью поддерживают этот процесс. Ниже — подробная пошаговая инструкция‚ как правильно сформировать и отправить отчет по электронным трудовым книжкам в 1С.

Подготовка к ведению электронных трудовых книжек

Перед началом работы с ЭТК необходимо убедиться‚ что:

• Вы используете актуальную версию программы 1С (рекомендуется редакция 3.1 и выше для ЗУП).
• Все сотрудники‚ чьи трудовые книжки переводятся в электронный формат‚ дали письменное согласие (согласно письму Минтруда от № 142/ООГ-18054).
• В информационной базе 1С настроена подсистема 1С-Отчетность (обязательно для отправки в ПФР).
• У вас есть подключенный аккаунт в сервисе 1С-Отчетность (для отправки отчетов в электронном виде).

Важно! Переход на электронную трудовую книжку — это необратимый процесс. Если сотрудник согласился на ЭТК‚ вернуть бумажную трудовую книжку невозможно.

Настройка флагов при приеме на работу

Чтобы сведения о новом сотруднике автоматически попадали в отчет СЗВ-ТД‚ необходимо правильно оформить кадровый документ.

Шаги:

1. Перейдите в раздел Кадры → Прием на работу.
2. Создайте новый документ Прием на работу (или отредактируйте существующий).
3. В блоке Сведения о трудовой деятельности найдите два ключевых флага:
• Начало трудовой деятельности, устанавливается автоматически при первом приеме на работу.
• Отразить в трудовой книжке — обязательно установите этот флаг‚ если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку.
4. Сохраните документ.

После установки флага Отразить в трудовой книжке все последующие кадровые события (переводы‚ увольнения‚ изменения должностей) будут автоматически отражаться в электронной трудовой книжке и попадать в отчет СЗВ-ТД.

Формирование отчета СЗВ-ТД

Отчет СЗВ-ТД формируется на основе данных из кадровых документов‚ где установлен флаг Отразить в трудовой книжке.

Способ 1: Через журнал «Электронные трудовые книжки»

1. Перейдите в меню: Кадры → Отчетность‚ справки → Журнал «Электронные трудовые книжки».
2. В открывшемся окне нажмите кнопку Создать.
3. Выберите тип отчета: СЗВ-ТД.
4. Укажите период формирования (например‚ месяц‚ квартал или год).
5. Нажмите Заполнить — программа автоматически подберет всех сотрудников‚ у которых установлен флаг Отразить в трудовой книжке и были изменения в трудовой деятельности за указанный период.
6. Проверьте данные: ФИО‚ даты трудоустройства‚ должности‚ подразделения.
7. Нажмите Сформировать.

Способ 2: Через сервис 1С-Отчетность

1. Перейдите в меню: Отчетность → Сервис 1С-Отчетность → Отчетность по физическим лицам.
2. Нажмите Создать → выберите форму СЗВ-ТД.
3. Укажите период и нажмите Заполнить.
4. Программа автоматически сформирует список сотрудников с изменениями.
5. Проверьте данные и нажмите Сформировать.

Проверка‚ печать и экспорт отчета

После формирования отчета СЗВ-ТД вы можете:

• Печатать — нажмите кнопку Печать‚ чтобы распечатать форму на бумаге (для архива или выдачи сотруднику при необходимости).
• Экспортировать в XML — для передачи в другие системы или архивирования.
• Просмотреть PDF-версию — в некоторых версиях 1С доступна встроенная генерация PDF-файла.

Для сотрудников‚ которые хотят получить выписку из своей электронной трудовой книжки‚ используйте форму СТД-Р. Она формируется аналогично СЗВ-ТД‚ но предназначена для выдачи лично сотруднику (в электронном виде или на бумаге).

Отправка отчета в ПФР через 1С-Отчетность

Отправка отчета в Пенсионный фонд — ключевой этап. Без нее вы не выполните законодательные требования.

Пошагово:

1. В форме отчета СЗВ-ТД нажмите кнопку Отправить в ПФР.
2. Если вы еще не подключали сервис 1С-Отчетность‚ система предложит подключиться. Введите логин и пароль от аккаунта в сервисе 1С-Отчетность (регистрация доступна на сайте 1c-online.ru).
3. Выберите организацию и подразделение‚ для которого отправляется отчет.
4. Нажмите Отправить.
5. После успешной отправки система выдаст уведомление о принятии от ПФР. Сохраните его — это подтверждение выполнения обязанности.

Важно! Отправка через 1С-Отчетность — это единственный официальный способ сдачи отчета в электронном виде. Бумажные отчеты больше не принимаются ПФР с 2021 года для организаций с численностью более 25 человек. Для малых организаций (до 25 человек) бумажная форма допускается‚ но не рекомендуется — электронная отправка надежнее и быстрее.

Работа с уже оформленными сотрудниками

Если вы уже вели бумажные трудовые книжки и хотите перейти на электронные:

• Соберите согласия от всех сотрудников на переход.
• Создайте документ Перевод на электронную трудовую книжку (в разделе Кадры → Другие документы).
• Установите флаг Отразить в трудовой книжке для каждого сотрудника.
• Сформируйте отчет СЗВ-ТД за текущий период, в нем будут отражены все сведения о трудовой деятельности с момента трудоустройства (если они были введены в систему).

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Не установлен флаг Отразить в трудовой книжке при приеме на работу → сведения не попадут в СЗВ-ТД. Решение: Всегда проверяйте этот флаг при оформлении новых сотрудников.
• Ошибка 2: Не подключен сервис 1С-Отчетность → отчет не отправляется. Решение: Подключите сервис через меню Отчетность → Сервис 1С-Отчетность.
• Ошибка 3: Не обновлена версия 1С → отсутствуют новые формы. Решение: Обновите программу до редакции 3.1 или выше.
• Ошибка 4: Сотрудник не дал согласие на ЭТК‚ но флаг установлен. Решение: Согласие должно быть оформлено письменно. Без него нельзя включать сотрудника в ЭТК.

Дополнительные возможности: 1С:Электронные трудовые книжки

Для малого бизнеса и ИП компания 1С предлагает специальный сервис — 1С:Электронные трудовые книжки. Это облако‚ которое позволяет:

• Вести кадровый учет без установки программного обеспечения.
• Формировать СЗВ-ТД и СТД-Р в одном интерфейсе.
• Отправлять отчеты в ПФР напрямую через облако.
• Выдавать сотрудникам выписки через личный кабинет.

Подключение доступно через сайт 1c-online.ru/etk. Стоимость — от 1 500 рублей в год за одну организацию.

Ведение электронных трудовых книжек в 1С, это не просто формальность‚ а обязательное требование законодательства. Правильно настроенная система позволяет автоматизировать процесс‚ избежать штрафов и упростить работу кадровой службы. Главное — регулярно проверять флаги при приеме сотрудников‚ своевременно формировать отчеты и отправлять их через 1С-Отчетность.

Помните: Электронная трудовая книжка, это не просто отчет. Это цифровой архив всей трудовой истории сотрудника. Ответственность за его точность лежит на работодателе. Используйте возможности 1С — и вы будете в полном соответствии с законом.

Если у вас возникли сложности, обратитесь в службу поддержки 1С или к вашему системному администратору. Не откладывайте на потом: ошибки в отчетах СЗВ-ТД могут привести к штрафам до 50 000 рублей за каждое нарушение.