В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, подтверждающим трудовой стаж россиян. Бумажные аналоги уходят в прошлое, но потребность в бумажной копии сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) никуда не делась. Она требуется банкам для кредитов, новым работодателям при приеме на работу или самим сотрудникам для личных архивов.
Один из самых удобных способов работы с отчетностью, система Контур.Экстерн. В этой статье мы подробно разберем, как сформировать и распечатать выписку из электронной трудовой книжки именно через этот сервис.
Что такое форма СТД-Р и зачем она нужна?
СТД-Р — это документ, который работодатель выдает работнику при увольнении или по его заявлению в любой момент работы. В нем содержатся сведения обо всех местах работы, должностях, переводах и причинах увольнения, хранящиеся в базе Социального фонда России (СФР).
Важно понимать: вы не печатаете саму «электронную книгу» как файл базы данных. Вы формируете и выводите на печать официальный документ (PDF), который имеет юридическую силу при наличии подписи и печати организации (или усиленной квалифицированной электронной подписи).
Подготовка к печати
Прежде чем приступить к действиям в системе, убедитесь в следующем:
- Вы авторизованы в системе Контур.Экстерн с правами бухгалтера или кадровика.
- У вас установлен и подключен принтер (локальный или сетевой).
- На компьютере установлены необходимые драйверы для печати.
- Установлен плагин для работы с электронной подписью (если требуется печать с ЭЦП).
Пошаговая инструкция: как сформировать и распечатать СТД-Р в Контур.Экстерн
Процесс получения бумажной версии электронной трудовой книжки сотрудника состоит из нескольких этапов. Следуйте алгоритму ниже:
Шаг 1: Переход в раздел отчетности СФР
В главном меню системы найдите раздел, отвечающий за взаимодействие с Социальным фондом России. В разных версиях интерфейса он может называться «СФР», «Пенсионный фонд» или «Отчетность». Вам нужен подраздел, связанный с электронными трудовыми книжками.
Шаг 2: Выбор сотрудника
В списке сотрудников организации найдите нужного работника. Вы можете использовать поиск по фамилии или ИНН. Нажмите на имя сотрудника, чтобы открыть карточку его трудовой деятельности.
Шаг 3: Формирование выписки (СТД-Р)
В карточке сотрудника найдите кнопку или ссылку с названием «Сформировать СТД-Р», «Выписка из ЭТК» или «Печать сведений».
Система предложит выбрать период, за который нужны сведения (обычно это весь период работы или текущий год). После выбора периода нажмите кнопку «Сформировать».
Шаг 4: Проверка данных
На экране откроется предпросмотр документа. Внимательно проверьте:
- ФИО сотрудника и его данные.
- Корректность записей о приемах, переводах и увольнениях.
- Даты и номера приказов.
Если данные верны, переходите к следующему шагу. Если есть ошибки, сначала внесите исправления в отчетность.
Шаг 5: Печать документа
В режиме предпросмотра (обычно это PDF-файл, открывшийся в браузере или встроенном просмотрщике Контур.Экстерн) выполните одно из следующих действий:
- Нажмите на иконку принтера в верхнем правом углу документа.
- Используйте горячие клавиши Ctrl + P (для Windows) или Cmd + P (для Mac OS).
- Нажмите кнопку «Скачать», сохраните файл на компьютер, откройте его и выберите команду «Печать».
В открывшемся окне настройки печати выберите нужный принтер, укажите количество копий и убедитесь, что выбран формат А4. Нажмите кнопку «Печать».
Важные нюансы при работе в 2026 году
Существует несколько критически важных моментов, о которых нужно помнить бухгалтеру:
Подпись и печать.
Распечатанный документ становится официальным только после того, как вы поставите на него живую печать организации и подпись уполномоченного лица. Если вы используете электронный документооборот, файл можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) прямо в интерфейсе Контур.Экстерн перед отправкой сотруднику.
Выдача сотруднику.
Согласно законодательству, работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) при увольнении или по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней. Распечатанный и заверенный документ нужно передать сотруднику под роспись (или в электронном виде, если между вами налажен ЭДО).
Если Контур.Экстерн работает без учета кадров.
Даже если вы не ведете полный кадровый учет в системе, а используете её только для сдачи отчетности, функция формирования СТД-Р доступна. Данные подтягиваются из ранее сданных отчетов ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ).
Что делать, если печать не идет?
Если при попытке распечатать документ из Контур.Экстерн принтер молчит или выдает ошибку:
- Проверьте, выбран ли правильный принтер в окне диалога печати (особенно если у вас несколько устройств или виртуальные PDF-принтеры).
- Убедитесь, что документ полностью загрузился в предпросмотре.
- Попробуйте сначала сохранить файл в формате PDF на рабочий стол, а затем открыть его через стандартный браузер или Adobe Reader и распечатать оттуда.
- Проверьте очередь печати в операционной системе Windows/macOS.
Распечатка электронной трудовой книжки через Контур.Экстерн — процесс простой и занимает не более пары минут. Главное — правильно сформировать отчет СТД-Р, проверить актуальность данных и надлежащим образом заверить бумажный экземпляр. Это гарантирует соблюдение прав сотрудников и требований законодательства РФ в сфере кадрового делопроизводства.
Помните: с 2025-2026 годов тренд на полный переход к электронному кадровому документообороту усиливается, но умение работать с бумажными копиями по-прежнему остается важным навыком бухгалтера.