В современных условиях кадрового учета бумажные трудовые книжки уходят в прошлое, уступая место цифровым данным. Для специалистов по кадрам и бухгалтеров, работающих в программах семейства 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), актуальным остается вопрос: как правильно сформировать и выдать сотруднику выписку о его трудовой деятельности (форма СТД-Р), используя данные, переданные в Социальный фонд России (СФР).
В данной статье мы подробно разберем процесс работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК) в 1С, особенности формирования отчетов ЕФС-1 и нюансы выдачи справок сотрудникам в текущем 2026 году.
Что такое форма СТД-Р и зачем она нужна?
СТД-Р — это сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику по его заявлению. Этот документ необходим сотруднику для:
- Подтверждения стажа при устройстве на новую работу (если предыдущий работодатель не передал данные или есть расхождения).
- Оформления пенсии.
- Получения кредитов или виз, где требуется подтверждение занятости.
Важно помнить: организация не может самостоятельно скачивать полные данные о стаже сотрудника с портала Госуслуг или сайта СФР для формирования своей внутренней базы. Работодатель формирует выписку СТД-Р только на основе тех событий, которые он сам зарегистрировал и передал в фонд через отчет ЕФС-1.
Подготовка 1С:ЗУП к работе с электронными трудовыми
Прежде чем формировать выписки, необходимо убедиться, что программа настроена корректно. В версиях 1С:ЗУП 8 (ред. 3.0 и выше) функционал ЭТК встроен по умолчанию, но требует правильной первоначальной настройки.
Настройка параметров учета
Перейдите в раздел Настройка -> Параметры учета. Убедитесь, что установлена галочка «Ведутся электронные трудовые книжки». Именно этот флаг активирует необходимые поля в карточках сотрудников и меню отчетов.
Регистрация заявлений сотрудников
Для каждого сотрудника должно быть зафиксировано его решение о выборе формы трудовой книжки (электронная или бумажная). Это делается через документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Путь в меню: Раздел Зарплата и кадры -> Электронные трудовые книжки -> кнопка Создать -> Заявление сотрудника.
В документе выбирается сотрудник и способ ведения книжки. Для новых сотрудников, принятых после 1 января 2020 года, по умолчанию выбирается только электронная форма.
Справочники и классификаторы
1С «любит» структурированные данные. Для корректного формирования отчета ЕФС-1 (раздел 1.1), который и является источником данных для ЭТК, в программе должны быть актуальны:
- Справочник «Должности» (с указанием кодов ОКЗ).
- Справочник «Трудовые функции».
- Классификаторы видов мероприятий и кодов причин увольнения.
Если эти данные заполнены неверно, отчет ЕФС-1 может быть rejected (отклонен) фондом, и запись не попадет в электронную базу, а значит, не отразится в будущей выписке.
Как сформировать выписку (СТД-Р) в 1С: пошаговая инструкция
Когда сотрудник обращается за справкой, кадровик должен сформировать документ непосредственно в программе. Данные для выписки берутся из истории кадровых событий, зарегистрированных в 1С и отправленных в СФР.
Шаг 1: Создание документа
Перейдите в раздел Зарплата и кадры -> Электронные трудовые книжки. Нажмите кнопку Создать и выберите тип документа «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)».
Шаг 2: Выбор сотрудника и периода
В открывшемся окне укажите:
- Сотрудника: выберите нужное лицо из списка.
- Период: даты, за которые требуеться выписка (обычно с момента приема на работу до текущей даты или даты увольнения).
Шаг 3: Проверка данных
Программа автоматически подтянет все кадровые события (прием, перевод, увольнение), по которым были сформированы и успешно отправлены отчеты ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).
Важно: Если вы видите, что какое-то событие отсутствует, проверьте журнал регистрации отчетов ЕФС-1. Возможно, отчет по этому событию еще не был отправлен в фонд или был возвращен с ошибкой.
Шаг 4: Печать и выдача
После проверки нажмите кнопку Печать -> Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Документ формируется в утвержденном формате. Его необходимо:
- Распечатать на бумажном носителе.
- Заверить подписью руководителя или уполномоченного лица.
- Поставить печать организации (если она используется).
- Зарегистрировать факт выдачи в журнале учета выдачи СТД-Р (ведется в 1С или в бумажном виде).
Частые ошибки и вопросы
Можно ли скачать данные с Госуслуг для 1С?
Нет. Организация не имеет права скачивать данные сотрудника с его личного кабинета на Госуслугах для заполнения своей базы. Работодатель формирует СТД-Р исключительно на основании своих данных о работе сотрудника в этой организации. Данные о предыдущих местах работы в 1С не загружаются автоматически, если только вы не вносите их вручную для внутреннего учета (что не является обязательным для передачи в СФР).
Что делать, если сотрудник работал до 2020 года?
В выписке СТД-Р, формируемой в 1С, отражаются только события, произошедшие после перехода на электронные трудовые (с 2020 года), а также сведения о стаже на , если они были поданы ранее. Более ранний стаж (до 2020 года) в электронном виде в 1С не хранится, если не был проведен специальный импорт или ручное внесение начальных остатков при переходе на ЭТК.
Облачные сервисы и 1С-Отчетность
Для удобства обмена данными с Социальным фондом рекомендуется использовать встроенный сервис 1С-Отчетность. Он позволяет отправлять ЕФС-1 и получать протоколы проверки прямо из программы, что гарантирует актуальность данных для формирования последующих выписок СТД-Р.
Работа с электронными трудовыми книжками в 1С:ЗУП в 2026 году стала стандартной процедурой. Главное, поддерживать порядок в кадровых документах, своевременно регистрировать заявления сотрудников и контролировать отправку отчетов ЕФС-1. При соблюдении этих условий формирование выписки СТД-Р занимает всего несколько минут и не вызывает сложностей у специалистов.
Помните: актуальность версий программ 1С и регулярное обновление классификаторов — залог безотказной работы с государственными информационными системами.