С переходом на цифровые технологии в сфере труда, электронная трудовая книжка (ЭТК) становится неотъемлемой частью кадрового документооборота. Но как правильно скинуть электронную трудовую книжку работнику или в соответствующие органы? В этой статье мы разберём все возможные способы передачи данных из электронной трудовой книжки.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в системе СФР (Социальный фонд России). Она содержит всю информацию о трудовом стаже работника, его переводах, награждениях и других важных событиях.

Кто может получить электронную трудовую книжку

• Все граждане, работающие по трудовому договору;
• Лица, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2020 года;
• Работники, которые добровольно изъявили желание перейти на ЭТК.

Как скинуть электронную трудовую книжку: основные способы

Через работодателя

Работодатель обязан:

• Вести электронную трудовую книжку для всех сотрудников, если они не заявили о сохранении бумажной;
• Вносить изменения в ЭТК не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа;
• Предоставлять работнику доступ к его ЭТК (например, через личный кабинет на портале Госуслуги).

Через портал Госуслуги

Работник может самостоятельно получить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги:

Через МФЦ (Многофункциональный центр)

Если у вас нет доступа к интернету или вы предпочитаете личное обращение, вы можете заказать выписку из ЭТК в ближайшем МФЦ:

• Предъявите паспорт;
• Обратитесь к специалисту;
• Получите выписку в бумажном или электронном виде (на ваш выбор).

Через ПФР (Пенсионный фонд России)

Также можно обратиться в отделение ПФР для получения выписки из ЭТК:

• Подайте заявление на получение выписки;
• Предъявите паспорт;
• Получите документ в бумажном или электронном виде.

Как предъявить электронную трудовую книжку при устройстве на работу

При трудоустройстве вы можете предъявить электронную трудовую книжку следующими способами:

• Через портал Госуслуги:
  • Найдите в личном кабинете раздел Выписка из электронной трудовой книжки;
  • Скачайте документ в формате PDF;
  • Отправьте его на электронную почту нового работодателя через функцию Переслать на e-mail.
• Прямое предоставление: Распечатайте выписку из ЭТК и предъявите её при устройстве на работу.

Как работодателю работать с электронными трудовыми книжками

Если вы, работодатель, вот что вам нужно знать:

Переход на ЭТК

• С 2020 года компании могут оформлять электронные трудовые книжки;
• По умолчанию все новые сотрудники автоматически переводятся на ЭТК;
• Сотрудники, у которых есть бумажная трудовая, могут сохранить её, но работодатель обязан вносить данные в обе формы.

Ведение ЭТК

Работодатель обязан:

• Вносить записи в ЭТК не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• Отправлять отчёты в СФР по форме ЕФС-1, подраздел 1.1;
• Предоставлять работникам доступ к их ЭТК.

Использование программ 1С

Для автоматизации процесса ведения ЭТК можно использовать программы:

• 1С:ЗУП, для кадрового учёта;
• 1С:Бухгалтерия — для бухгалтерского учёта;
• 1С-Отчётность — для отправки отчётов в СФР.

Преимущества использования 1С:

• Бесплатный период на 14 дней;
• Техподдержка 24/7;
• Автоматические обновления;
• Возможность отправки до 100 отчётов за один раз.

Что делать, если у вас нет доступа к ЭТК

Если вы не можете получить доступ к электронной трудовой книжке, выполните следующие действия:

1. Обратитесь к работодателю с просьбой предоставить доступ;
2. Проверьте, правильно ли указаны ваши данные в системе СФР;
3. Если ошибка не исправляется, обратитесь в отделение СФР или ПФР;
4. В крайнем случае, сохраните бумажную трудовую книжку.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?

Нет, вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК невозможно. Однако, если у вас уже есть бумажная трудовая, вы можете сохранить её и продолжать вести в параллели с ЭТК.

Как часто нужно обновлять ЭТК?

Работодатель обязан вносить изменения в ЭТК не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Можно ли предъявить ЭТК при устройстве на работу за границу?

Да, электронную трудовую книжку можно предъявить при устройстве на работу за границей, но лучше уточнить требования конкретной страны, так как некоторые государства могут требовать нотариально заверенные копии.

Переход на электронные трудовые книжки — это шаг в будущее, который упрощает ведение кадрового учёта и делает его более надёжным. Теперь вы знаете, как скинуть электронную трудовую книжку, получить к ней доступ и предъявить её при устройстве на работу.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в СФР, ПФР или к своему работодателю. Не забывайте, что с 1 января 2026 года все работающие граждане автоматически переводятся на ЭТК, если не заявили о сохранении бумажной формы.