В 2026 году в России вводится обязательный переход на электронные формы трудовой документации. Однако работникам, желающим сохранить бумажную запись их трудовой деятельности, предоставлено право подать соответствующее заявление. В данной статье подробно рассматриваем, как правильно оформить заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, какие сроки и требования к нему предъявляются, а также какие nuances могут возникнуть в процессе.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону № 149-ФЗ «Об основах охраны труда», с 31 декабря 2020 года работодатели обязаны перейти на электронные формы ведения трудовой деятельности. При этом:

• Работник имеет право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой деятельности.
• Если выбран вариант бумажной трудовой книжки, работодатель обязан оформить её в установленном порядке.
• Выбор можно изменить в любой момент, подав новое заявление.

Эти нормы закреплены в Положении о порядке ведения и хранения трудовой документации, утверждённом Министерством труда и социальной защиты.

Ключевые даты

Для удобства работников указаны важные сроки:

1. 31 декабря 2020 г. – последний день подачи заявления о выборе формы ведения трудовой деятельности.
2. 31 декабря 2025 г. – крайний срок для подачи заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, если работник хочет сохранить её.
3. 2026 год – период, в который большинство организаций полностью переходят на электронные формы.

Как правильно оформить заявление

Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно содержать определённые элементы. Ниже перечислены обязательные пункты.

Обязательные реквизиты заявления

• ФИО работника (полное имя, отчество, фамилия).
• Номер и серия трудовой книжки (если уже есть).
• Дата рождения и паспортные данные (для идентификации).
• Должность и место работы (название организации, подразделение).
• Текст заявления: «Прошу продолжить вести мою трудовую книжку в бумажном виде».
• Дата и подпись работника.

Пример заполнения

Заявление
о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения , паспорт: 45 12 345678, выдан ОУФМС России по г. Москве , 
работаю в ООО «Пример» с года, прошу продолжить вести мою трудовую книжку в бумажном виде.

Подпись: ______________________

Часто задаваемые вопросы

Ниже собраны ответы на наиболее популярные вопросы, возникающие у работников при оформлении заявления.

Нужно ли подавать заявление каждый год?

Нет. Заявление подаётся один раз, пока работник желает сохранять бумажную форму. При желании изменить форму, необходимо подать новое заявление.

Что делать, если предыдущий работодатель уже оформил электронный переход?

Если у вас уже есть запись о переходе на электронную форму, но вы хотите вернуть бумажную форму, подайте заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан рассмотреть его и, при положительном решении, оформить новую книжку.

Как быть, если я сменил место работы?

При переходе в новую организацию вы можете либо перенести существующую бумажную книжку, либо попросить оформить новую. В обоих случаях необходимо предоставить заявление в новой компании.

Что делать, если работодатель отказывается оформить бумажную книжку?

В этом случае вы имеете право обратиться в Службу труда и занятости или в прокуратуру с жалобой на нарушение ваших прав, установленных Трудовым кодексом.

Пошаговая инструкция по подаче заявления

1. Подготовьте текст заявления согласно требованиям из раздела 2.
2. Подпишите документ и укажите дату.
3. Передайте заявление в отдел кадров (или в HR‑отдел) вашего работодателя.
4. Получите подтверждение о получении заявления (например, отметку в журнале входящих документов).
5. Ожидайте решения работодателя. При положительном ответе вам будет оформлена новая бумажная трудовая книжка.
6. Сохраните копию заявления для личных архивов.

Что делать, если ваш работодатель уже перешёл на электронные формы?

Если ваш текущий работодатель уже использует электронный формат, но вы хотите сохранить бумажную запись, следуйте этим рекомендациям:

• Обратитесь к работодателю с письменным запросом о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
• Укажите, что вы знакомы с требованиями закона и хотите реализовать своё право.
• Если работодатель отказывается, обратитесь в профсоюз или в контролирующие органы.

Право на продолжение ведения бумажной трудовой книжки закреплено за каждым работником, который желает иметь физическую запись своей трудовой истории. Главное – своевременно подать заявление, правильно оформить его и знать свои юридические возможности. При соблюдении всех требований работодатель обязан предоставить вам бумажную форму, а ваша трудовая деятельность будет зафиксирована в привычном виде.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому праву или в профсоюзную организацию.

Автор статьи: редакция юридического портала, 21 мая 2026 г.