В связи с масштабной цифровизацией кадрового документооборота в России, перед каждым работающим гражданином встал важный вопрос выбора формата трудовой книжки. Несмотря на активное внедрение электронных сведений о стаже (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина. Любые ошибки в ее записях или утрата данных могут привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве.
В данной статье мы подробно разберем, как сохранить традиционный формат, почему это важно и как правильно составить заявление чтобы остаться на бумажной трудовой книжке.
Суть перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на электронный формат начался еще в 2020 году, однако правительство установило длительный переходный период, чтобы каждый работник мог взвесить все «за» и «против». Согласно законодательству, решение о судьбе своей трудовой книжки (о способе ее ведения: электронном или бумажном) каждый работающий россиянин должен принять до 31 декабря 2026 года включительно.
Что будет, если не написать заявление?
Многие сотрудники задаются вопросом: что произойдет, если бездействовать? В этом случае действует правило сохранения статуса-кво. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. То есть, молчание работника означает, что работодатель обязан продолжать вести и бумажный, и электронный варианты параллельно.
Однако для абсолютного спокойствия и гарантии сохранности бумажного документа кадровики настоятельно рекомендуют написать соответствующее заявление.
Преимущества сохранения бумажной трудовой книжки
Почему многие выбирают остаться на «бумаге»? Можно выделить несколько ключевых причин:
- Наглядность и автономность: документ всегда на руках, не зависит от сбоев в электронных базах, блокировок аккаунтов на портале Госуслуг или технических неполадок у работодателя.
- Подтверждение стажа: трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина, особенно за периоды до начала цифровизации.
- Защита от ошибок: в бумажной книжке любую неточность или незаконную запись (например, запись об увольнении, внесенную по ошибке, что иногда встречается в кадровой практике) можно оспорить и аннулировать через суд или трудовую инспекцию с проставлением соответствующего штампа. В электронной системе исправить уже отправленные данные сложнее.
- Психологический комфорт: для многих работников наличие физического документа с мокрой печатью вызывает больше доверия.
Как правильно составить заявление
Законом специальный шаблон или унифицированная форма для такого заявления не предусмотрены. Документ составляется в произвольной форме. Его можно написать от руки на обычном листе бумаги формата А4 или набрать на ПК и затем распечатать.
Структура заявления
Несмотря на свободную форму, документ должен содержать обязательные реквизиты, чтобы иметь юридическую силу:
- Шапка (в правом верхнем углу):
- Должность руководителя организации и его ФИО;
- Наименование компании;
- ФИО работника;
- Должность и структурное подразделение работника.
- Название документа: по центру листа пишется слово «Заявление».
- Основная часть: четко сформулированная просьба о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе.
- Подпись и дата: на заявлении обязательно должна быть поставлена личная подпись автора (с расшифровкой) и дата составления.
Бланк и образец заявления
Используйте наш готовый пример, чтобы составить документ без ошибок:
Пример текста заявления:
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу продолжить вести мою трудовую книжку на бумажном носителе. От перехода исключительно на электронную трудовую книжку отказываюсь.
Что происходит после подачи заявления?
После того как вы передали документ в отдел кадров, происходит следующее:
- Руководитель ставит на заявлении свою резолюцию (например, «Отделу кадров — учесть»).
- Заявление подшивается в ваше личное дело.
- Работодатель продолжает нести ответственность за хранение, ведение и выдачу вашей бумажной трудовой книжки.
- Параллельно с этим компания по-прежнему будет сдавать электронные отчеты о вашем стаже в Социальный фонд России (СФР), то есть у вас будет двойная подстраховка.
Важные нюансы
- Перемена решения: Если вы сейчас решили остаться на бумажном варианте, но позже передумаете, вы сможете подать новое заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на ЭТК. Обратный же процесс (с ЭТК снова на бумагу) законом не предусмотрен.
- Новички на рынке труда: Если человек впервые устраиваеться на работу после 31 декабря 2026 года, бумажная трудовая книжка на него заводиться не будет — его стаж изначально будет вестись только в электронном виде.
- Увольнение: При увольнении работодатель обязан вернуть вам бумажную трудовую книжку на руки, а также предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (по вашему запросу).
Выбор формата трудовой книжки — это законное право работника. Если вы цените надежность физического документа и хотите иметь на руках железное подтверждение своего стажа, написание заявления — самый верный шаг. Форма заявления свободная, главное, четко выразить свою волю и не забыть поставить подпись. Помните, что до конца 2026 года у вас есть время принять окончательное решение, однако затягивать с этим не стоит, чтобы избежать путаницы в кадровых документах.