Выдача трудовой книжки, это строго регламентированный процесс‚ так как данный документ является основным подтверждением трудового стажа гражданина. Ситуации‚ когда работник не может лично забрать свою трудовую книжку при увольнении или получить ее копию‚ встречаются часто. В таких случаях единственным законным способом передачи документа третьему лицу является оформление доверенности. В этой статье мы подробно разберем‚ как составить этот документ‚ нужно ли его заверять у нотариуса и какие ошибки чаще всего допускают при заполнении.

Можно ли выдать трудовую книжку по доверенности?

Да‚ законодательство Российской Федерации позволяет выдавать трудовую книжку не самому работнику‚ а его представителю. Однако‚ чтобы обезопасить себя от возможных претензий и обвинений в незаконной передаче персональных данных‚ работодатель обязан потребовать надлежаще оформленный документ‚ подтверждающий полномочия представителя.

Согласно сложившейся судебной практике и требованиям к делопроизводству‚ для получения трудовой книжки третьим лицом требуется нотариально заверенная доверенность. Хотя единой унифицированной формы такого документа не существует‚ несоблюдение правил его оформления может привести к отказу отдела кадров в выдаче документа.

Нужно ли нотариальное заверение?

Это один из самых важных вопросов. Информация из различных источников может противоречить сама себе‚ но актуальная практика 2025-2026 годов диктует следующие правила:

• Для получения оригинала трудовой книжки: Требуется доверенность‚ заверенная нотариусом. Это необходимо для подтверждения того‚ что воля владельца книжки выражена добровольно‚ и подпись действительно принадлежит ему.
• Исключения возможны только в случаях‚ когда доверитель находиться в стационаре (доверенность заверяет главврач)‚ в местах лишения свободы (заверяет начальник учреждения) или в других специфических ситуациях‚ приравненных к нотариальным по закону.
• Простая письменная форма (написанная от руки без нотариуса) может быть принята работодателем только на его усмотрение‚ однако это несет высокие риски для организации‚ поэтому отделы кадров чаще всего требуют именно нотариальный бланк.

Что обязательно должно быть указано в доверенности

Документ будет считаться действительным только при наличии следующих реквизитов:

1. Дата и место составления: Обязательно указывается город и дата выдачи прописью. Без указания даты доверенность считается недействительной.
2. Данные доверителя: Полные ФИО‚ паспортные данные‚ адрес регистрации владельца трудовой книжки.
3. Данные доверенного лица: Полные ФИО и паспортные данные человека‚ который будет получать документ.
4. Четкое описание полномочий: Должно быть указано право на получение именно трудовой книжки (оригинала или копии)‚ право подписи в журнале учета движения трудовых книжек и личной карточке сотрудника (форма Т-2).
5. Наименование организации: Желательно указать конкретное предприятие (например‚ ОАО «Иванниковский молокозавод»)‚ где хранится документ‚ хотя можно указать и общую формулировку «по месту работы».
6. Срок действия: Если срок не указан‚ по умолчанию он составляет один год. Однако рекомендуется указывать конкретный период (например‚ 3 месяца или 6 месяцев).
7. Подпись доверителя: Должна быть выполнена в присутствии нотариуса.

Образец текста доверенности

Ниже приведен примерный текст‚ который используется при составлении документа у нотариуса. Вы можете использовать его как основу для понимания структуры:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Город Москва‚ двадцать третье мая две тысячи двадцать шестого года.

Я‚ гр. Иванов Петр Сергеевич‚ паспорт серии 4500 № 123456‚ выдан ОВД «Тверской» г. Москвы ‚ код подразделения 770-001‚ зарегистрированный по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1‚ кв. 1‚

настоящей доверенностью уполномочиваю гр. Сидорову Анну Ивановну‚ паспорт серии 4600 № 654321‚ выдан ОВД «Арбат» г. Москвы ‚ код подразделения 770-002‚ зарегистрированную по адресу: г. Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 5‚ кв. 10‚

получить в отделе кадров Открытого Акционерного Общества «Иванниковский молокозавод» принадлежащую мне трудовую книжку‚ удостовериться в том‚ что она надлежащим образом оформлена‚ и удостоверить этот факт росписью в моей личной карточке (форме № Т-2)‚ а также выполнить все иные действия‚ связанные с данным поручением.

Доверенность выдана сроком на шесть месяцев без права передоверия.

Подпись доверителя: _________________ /Иванов П.С./

Процедура получения трудовой книжки представителем

Когда доверенное лицо приходит в отдел кадров‚ процесс выглядит следующим образом:

• Представитель предъявляет свой оригинал паспорта.
• Предоставляется оригинал нотариальной доверенности (сотрудник кадровой службы снимает копию и подшивает ее к личному делу или журналу учета).
• Кадровик проверяет срок действия доверенности и полномочия представителя.
• Представитель ставит свою подпись в журнале учета движения трудовых книжек и в личной карточке сотрудника (форма Т-2) с указанием реквизитов доверенности.
• Происходит фактическая передача трудовой книжки.

Частые ошибки при оформлении

Чтобы избежать отказа в выдаче документа‚ обратите внимание на следующие нюансы:

Отсутствие даты. Это самая критичная ошибка. Доверенность без даты составления не имеет юридической силы.
Нечеткие формулировки. Фразы вроде «получить документы» могут быть трактованы слишком широко. Лучше писать конкретно: «получить трудовую книжку».

Истекший срок. Всегда проверяйте‚ действует ли еще доверенность на момент визита в отдел кадров.

Отсутствие паспорта у представителя. Даже с идеальной доверенностью без оригинала паспорта доверенного лица трудовую книжку не выдадут.

Доверенность на получение трудовой книжки — важный юридический инструмент‚ позволяющий решить вопрос выдачи документа дистанционно. Главное помнить‚ что для минимизации рисков и соблюдения требований законодательства в 2026 году необходимо обращаться к нотариусу. Правильно составленный документ защитит интересы как владельца трудовой книжки‚ так и работодателя‚ обеспечив законность процедуры передачи важного документа о стаже.