Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ По закону, во время работы она хранится у работодателя, а вот выдать её на руки сотруднику обязаны в строго определенных случаях․ Чтобы получить этот документ, необходимо правильно оформить письменное обращение․ В этой статье мы подробно разберем, как составить заявление на выдачу трудовой книжки, рассмотрим примеры для разных ситуаций и расскажем о важных нюансах․
В каких случаях требуется заявление?
Обычно трудовая книжка выдается в последний рабочий день при увольнении․ В этом случае заявление не требуется — кадровик делает это автоматически․ Однако письменное заявление обязательно в следующих ситуациях:
- При увольнении: если работник хочет забрать документ до официального дня увольнения (например, в отпуск с последующим увольнением) или если в день увольнения сотрудника нет на рабочем месте․
- Для оформления пенсии: сотруднику необходимо предоставить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд (или Социальный фонд России)․ Работодатель обязан выдать документ под роспись в течение 3 рабочих дней․
- Для получения кредита или визы: хотя банки и консульства сейчас чаще принимают выписки из ПФР, иногда может потребоваться оригинал или копия трудовой․
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК): если работник выбрал ведение ЭТК, он должен написать заявление о выдаче бумажного оригинала на руки․
Общие правила составления заявления
Закон не устанавливает строгой унифицированной формы для такого заявления, поэтому оно пишется в произвольной форме․ Однако, чтобы отдел кадров принял документ с первого раза, необходимо соблюдать стандартные правила делопроизводства:
- Шапка: указывается должность руководителя, название организации, ФИО руководителя (в дательном падеже), а также должность и ФИО заявителя (в родительном падеже)․
- Название документа: по центру листа пишется слово «Заявление»․
- Основная часть: четко формулируется просьба о выдаче трудовой книжки с указанием причины․
- Срок возврата: если документ выдается временно (например, для ПФР), обязательно укажите дату, до которой вы обязуетесь его вернуть․
- Дата и подпись: заявление обязательно датируется и подписывается лично работником․
Примеры заявлений для разных ситуаций
Пример 1: Заявление на выдачу трудовой книжки при увольнении
Если вы увольняетесь и хотите лично забрать документ, либо если вас нет на рабочем месте в день увольнения, используйте следующий образец:
Образец:
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И․И․
от менеджера
Петрова П․П․
Заявление
Прошу выдать мне мою трудовую книжку в связи с прекращением трудового договора по собственному желанию․ В соответствии со ст․ 84․1 ТК РФ прошу выдать документ в день увольнения «23» мая 2026 г․
Пример 2: Заявление на временную выдачу (для Пенсионного фонда)
Для оформления пенсии документ выдается на время․ Обязательно укажите цель и вернуть его в установленный срок․
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И․И․
от инженера
Сидорова С․С․
Заявление
Прошу выдать мне на руки трудовую книжку для предоставления в Пенсионный фонд (Социальный фонд России) для назначения трудовой пенсии․ Обязуюсь вернуть трудовую книжку в срок не позднее трех рабочих дней с момента получения․
Пример 3: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Если в 2026 году вы подаете заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель обязан выдать вам бумажный оригинал․
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И․И․
от бухгалтера
Кузнецовой Е․А;
Заявление
В соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ заявляю о выборе ведения сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде․ Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку на руки․
Важные нюансы и ответственность
- Ответственность работодателя: Согласно ст․ 234 ТК РФ, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении, он обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки;
- Отметка о выдаче: При временной выдаче трудовой книжки (например, для ПФР) кадровик делает запись в Книге учета движения трудовых книжек, а работник ставит свою подпись․ При увольнении работник расписывается в личной карточке и в Книге учета․
- Отправка по почте: Если уволенный сотрудник не пришел за документом, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте․ Пересылка возможна только с письменного согласия работника!
Составление заявления на выдачу трудовой книжки — простая, но важная процедура․ Четко формулируйте причину, указывайте даты и не забывайте о своей ответственности за своевременный возврат документа при временной выдаче․ Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии, чтобы в случае спорных ситуаций иметь на руках подтверждение вашего обращения․