Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Открытие (или восстановление) трудовой книжки требуется в следующих ситуациях:

• при приёме на первую работу;
• при утере, порче или уничтожении существующей книжки;
• при переходе на электронный формат трудовой книжки (ЭТК) и необходимости оформить бумажный дубликат;
• при изменении личных данных (фамилия, имя, отчество) и необходимости внесения исправлений․

Ниже представлен пошаговый гид, который поможет составить корректное заявление, оформить его согласно требованиям трудового законодательства и избежать типичных ошибок․

Нормативная база

Основные положения, регулирующие порядок ведения и выдачи трудовых книжек, содержатся в:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 65, 66, 66․1;
2. Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей на 2026 г․);
3. Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
4. Методические рекомендации Минтруда России по оформлению электронных трудовых книжек (2024 г․)․

Согласно ч․ 5 ст․ 65 ТК РФ, при отсутствии у гражданина трудовой книжки работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку (или выдать дубликат)․

Когда требуется заявление?

Первая трудовая книжка

Если у сотрудника до момента приёма на работу никогда не было трудовой книжки, он подаёт заявление об её открытии․

Восстановление после утери/порчи

При утрате, повреждении или уничтожении книжки сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата, указывая причину отсутствия оригинала․

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 г․ работники могут выбрать способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный․ Если работник решил перейти на ЭТК, но нужна бумажная копия (например, для подачи в Пенсионный фонд), он оформляет заявление на выдачу дубликата бумажной книжки․

Изменение личных данных

При смене фамилии, имени, отчества либо исправлении ошибок в уже существующей книжке подаётся заявление о внесении изменений․

Структура заявления

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты, иначе его могут вернуть на доработку․ Рекомендуемая структура:

1. Шапка – реквизиты адресата (название организации, ФИО руководителя, его должность)․
2. Информация о заявителе – ФИО, дата рождения, паспортные данные, должность (если уже работает в организации), подразделение․
3. Название документа – «Заявление о выдаче (открытии, восстановлении) трудовой книжки»․
4. Основной текст – суть просьбы, ссылка на нормативный акт (ст․ 65 ТК РФ, ч․ 5), причина подачи заявления (первая книжка, утеря, переход на ЭТК и т․д․)․
5. Перечень прилагаемых документов (при необходимости): копия паспорта, справка об утере, заявление о выборе способа ведения трудовой книжки и т․п․)․
6. Дата и подпись – ставится собственноручно заявителем․

Важно: заявление пишется на русском языке, без сокращений, за исключением общепринятых (например, «г․», «ул․»)․

Образец заявления

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию․ Все выделенные части следует заменить на свои данные․

Иванову Ивану Ивановичу
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
ул․ Ленина, д․ 10, г․ Москва
От: Петров Петр Петрович
Должность: инженер-конструктор
Подразделение: отдел проектирования
Паспорт: 45 06 № 123456, выдан ОВД г․ Москвы 
Дата рождения: 

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с её утерей

Я, Петров Петр Петрович, родившийся г․, проживающий по адресу: г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 5, кв․ 12, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утерей, произошедшей г․ (приложена справка из отдела кадров о факте утери)․

Основание: ч․ 5 ст․ 65 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке»․

Прилагаю:
Копия паспорта (страницы с фото и регистрацией);
Справка об утере трудовой книжки (выпущена отделом кадров ООО «Ромашка»);
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (если требуется переход на ЭТК)․

Подпись: _____________ /Петров П․П․/

При необходимости замените разделы «основание» и «прилагаю» в соответствии с вашей ситуацией (первая книжка, переход на ЭТК, изменение данных и т․д․)․

Порядок подачи и обработки заявления

1. Подготовка документов – соберите все необходимые справки и копии․
2. Написание заявления – используйте образец выше, проверьте грамотность и полноту данных․
3. Подача в отдел кадров – передайте заявление лично сотруднику отдела кадров или через внутреннюю систему документооборота (если таковая есть в организации)․
4. Регистрация заявления – кадровая служба ставит incoming‑номер, вносит запись в журнал учета заявлений․
5. Проверка и принятие решения – в течение 3 рабочих дней (по внутреннему регламенту организации) специалист проверяет основания и готовит приказ о выдаче/восстановлении трудовой книжки․
6. Оформление трудовой книжки – при положительном решении заполняется новая трудовая книжка (или дубликат) в соответствии с образцом, утверждённым Приказом Минтруда России № 1н от ․
7. Вручение документа – книжка выдается сотруднику под роспись в личной карточке и в журнале движения трудовых книжек․
8. Архивация – копия заявления и приказ хранятся в личном деле сотрудника сроком не менее 75 лет․

Если заявление отклонено, сотрудник получает мотивированный отказ в письменной форме с указанием возможности повторной подачи после устранения замечаний․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на нормативный акт – всегда указывайте ст․ 65 ТК РФ (ч․ 5) и, при необходимости, закон № 439‑ФЗ․
• Неполные персональные данные – проверьте, что ФИО, дата рождения, паспортные данные совпадают с документами․
• Неправильное указание причины – формулируйте причину чётко: «в связи с утерей трудовой книжки», «в связи с первым приёмом на работу», «в связи с переходом на электронную трудовую книжку» и т․д․
• Отсутствие подписи или даты – без них заявление считается недействительным․
• Неприложенные обязательные документы – уточните у кадровика, какие справки нужны в вашем случае (справка об утере, заявление о выборе способа ведения ТК и т․п․)․
• Использование неофициальных сокращений – пишите полностью «трудовая книжка», «электронная трудовая книжка», избегайте жаргона․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да, если в организации принят внутренний регламент электронного документооборота․ В этом случае заявление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) и направляется через корпоративную систему (например, 1C:Документооборот, Диадок)․

Нужно ли заверять заявление нотариально?

Нет, для внутренних кадровых процедур достаточно подписи сотрудника и, при необходимости, подписи уполномоченного представителя отдела кадров․

Сколько времени занимает выдача новой трудовой книжки?

Согласно внутренним регламентам большинства организаций – не более 3 рабочих дней с момента регистрации заявления․ При больших объёмах работы срок может быть увеличен, но не должен превышать 10 календарных дней без уважительной причины․

Можно ли получить трудовую книжку через Госуслуги?

Прямое оформление новой трудовой книжки через портал Госуслуг невозможно․ Однако через Госуслуги можно подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный/электронный) и получить справку о стаже, которая затем используется кадровой службой при оформлении документа․

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче книжки без законных оснований?

Сотрудник имеет право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд․ Отказ без основания нарушает ст․ 65 ТК РФ и может повлечь административную ответственность работодателя․

Правильно оформленное заявление – ключ к быстрой и беспроблемной выдаче или восстановлению трудовой книжки․ Следуя представленной инструкции, используя образец и учитывая нормативные требования, вы минимизируете риск возврата документа на доработку и обеспечите своевременное получение необходимого подтверждения вашей трудовой деятельности․

Удачной работы и аккуратного ведения трудовых книжек!