Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой аналог традиционной бумажной книжки‚ который хранится в единой государственной информационной системе и доступен как работодателю‚ так и сотруднику через портал Госуслуги. Ниже – подробное руководство‚ как создать трудовую книжку онлайн‚ какие документы нужны и какие преимущества даёт переход на ЭТК.

Почему стоит оформить трудовую книжку онлайн?

Доступность 24/7 – информация о трудовой деятельности доступна в любой момент через личный кабинет на Госуслугах.
Снижение риска утери или повреждения – данные хранятся в защищённой государственной базе.
Упрощение взаимодействия с работодателями – при приёме на работу достаточно предоставить СНИЛС и согласие на обработку данных.
Автоматическое обновление – работодатель вносит записи напрямую в систему‚ сотруднику не нужно носить с собой бумажный вариант.
Возможность одновременного использования бумажного и электронного варианта – если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки‚ оба формата могут существовать параллельно.

Нормативная база

Основные документы‚ регулирующие переход на ЭТК:

Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке» – ввёл понятие электронной трудовой книжки.
Приказ Минтруда России № 320Н от – утвердил новую форму трудовой книжки‚ действующую с .
Постановление Правительства РФ № 1456 от – определило порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек.

Согласно этим нормативным актам‚ с 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронную трудовую книжку‚ если сотрудник не выразил письменное refusal от бумажного варианта.

Как создать трудовую книжку онлайн: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка необходимых данных

Для создания ЭТК вам понадобятся:

СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
Паспорт гражданина РФ (серия и номер);
Контактный телефон и адрес электронной почты (для получения уведомлений);
Согласие на обработку персональных данных (можно дать через портал Госуслуг).

Шаг 2. Регистрация на портале Госуслуги

Если у вас ещё нет учётной записи:

Перейдите на https://www.gosuslugi.ru.
Нажмите «Зарегистрироваться» и заполните форму (ФИО‚ дата рождения‚ номер телефона‚ e‑mail).
Подтвердите регистрацию кодом‚ полученным по SMS.
Пройдите верификацию личности (можно через банковское приложение‚ МФЦ или почту России).

Шаг 3. Вход в личный кабинет и раздел «Трудовая деятельность»

После успешной авторизации:

В верхнем меню выберите «Личный кабинет».
Найдите блок «Социальное обеспечение» → «Трудовая деятельность».
Нажмите кнопку «Посмотреть мою трудовую книжку» (если она уже существует) или «Создать электронную трудовую книжку».

Шаг 4. Заполнение первичной информации

Система автоматически подгрузит данные из вашего проГосуслуг (ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС). Вам нужно будет:

Подтвердить корректность ФИО и даты рождения;
Указать место жительства (по желанию);
Прикрепить скан пастраницы с фотографией и данными (необязательно‚ но ускоряет проверку).

Шаг 5. Согласие на ведение электронной трудовой книжки

В появившемся окне:

Прочтите информацию о порядке ведения ЭТК;
Поставьте галочку «Согласен(на) на ведение электронной трудовой книжки»;
Нажмите «Отправить заявление».

После отправки заявления в течение 1‑3 рабочих дней система создаст вашу электронную трудовую книжку и пришлёт уведомление в личный кабинет.

Шаг 6. Информирование работодателя

Для того чтобы работодатель мог вносить записи в вашу ЭТК‚ достаточно:

Сообщить ему свой СНИЛС;
Предупредить‚ что вы даёте согласие на ведение электронной трудовой книжки (можно предоставить выписку из личного кабинета Госуслуг).

Работодатель‚ получив доступ к системе «Электронная трудовая книжка» через свой личный кабинет на портале РосТруд или через интеграцию с 1С‚ будет вносить записи о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ награждениях и т.д.

Что делать‚ если хотите оставить бумажную трудовую книжку?

Законодательство допускает одновременное ведение бумажного и электронного вариантов. Чтобы оставить бумажную книжку:

Напишите заявление работодателю об отказе от ведения исключительно электронной трудовой книжки (образец можно скачать на сайте Минтруда).
Храните бумажную книжку в безопасном месте и обновляйте её вручную при каждом кадровом изменении.
Электронная книжка всё равно будет вестись системой‚ но записи в неё будут дублироваться только при вашем согласии.

Если вы не подадите такое заявление‚ работодатель обязан вести только ЭТК.

Преимущества и возможные сложности перехода на ЭТК

Преимущества

Сокращение времени на оформление кадровых документов;
Минимизация ошибок при ручном вводе данных;
Возможность быстрого получения выписки о стаже для подачи заявлений на пенсию‚ пособия или кредиты;
Экономия на расходных материалах (бумага‚ печать‚ хранение).

Сложности и способы их преодоления

Технические проблемы с доступом к Госуслугам – рекомендуется использовать актуальную версию браузера и иметь стабильное интернет‑соединение; при возникновении ошибок обращаться в службу поддержки портала.
Нежелание сотрудников переходить на электронный формат – проведите инструктаж‚ разъясните преимущества и гарантии конфиденциальности данных.
Интеграция с внутренними системами учёта работодателя – многие крупные компании уже имеют готовые модули для работы с ЭТК; небольшим фирмам можно воспользоваться бесплатными сервисами ФНС или приобрести недорогое решение от 1С/КонсультантПлюс.

Полезные ссылки

Портал Госуслуги – вход в личный кабинет и создание ЭТК.
Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты‚ образцы заявлений.
РосТруд – система взаимодействия работодателей с электронными трудовыми книжками.
Федеральная налоговая служба – инструкции по получению выписки из ЭТК.

Создание трудовой книжки онлайн – это простой и безопасный способ оформить свой трудовой стаж в соответствии с современными требованиями законодательства. Следуя представленной пошаговой инструкции‚ вы сможете за несколько минут зарегистрировать свою электронную трудовую книжку на портале Госуслуг‚ обеспечить себе постоянный доступ к данным о работе и избавиться от множества бумажных хлопот. При этом закон оставляет за вами право сохранить привычную бумажную книжку‚ если вы этого захотите.

Не откладывайте переход на цифровой формат – начните уже сегодня и оцените все преимущества электронной трудовой книжки!