С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая заменяет привычную бумажную версию. Этот документ хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и формируется на основе сведений, предоставляемых работодателями.
В этой статье мы подробно рассмотрим, как создать электронную трудовую книжку в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП), которая является одним из самых популярных решений для кадрового учета в России.
Важно! Электронная трудовая книжка формируется автоматически на основе данных, которые работодатель передает в Пенсионный фонд. Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, данные из нее могут быть оцифрованы путем сканирования.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (СТД-Р), это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который:
- Хранится в базе данных СФР;
- Может быть распечатан или отправлен по электронной почте;
- Обновляется автоматически при каждом изменении трудовой деятельности;
- Доступен для просмотра через портал Госуслуг или личный кабинет СФР;
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобство: доступ к документам в любое время через интернет;
- Надежность: данные храняться в защищенной базе СФР;
- Автоматизация: обновления происходят без участия работника;
- Экологичность: сокращение бумажного документооборота;
- Мобильность: возможность передачи выписки работодателю в электронном виде.
Как создать электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП?
Процесс создания ЭТК в 1С:ЗУП достаточно простой, но требует выполнения нескольких шагов. Рассмотрим их подробно.
Шаг 1. Проверка и настройка программы
- Обновите 1С:ЗУП до последней версии, чтобы убедиться, что у вас установлены все необходимые обновления для работы с ЭТК.
- Убедитесь, что у вас есть лицензия на использование электронных трудовых книжек (обычно она входит в стандартный пакет обновлений).
- Проверьте, что у вас настроены реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН и др.) в справочнике «Организации».
Шаг 2. Создание электронной трудовой книжки
- Откройте программу 1С:ЗУП и перейдите в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать» или выберите пункт «Создать СТД-Р» (Сведения о трудовой деятельности).
- В открывшемся окне выберите работника, для которого формируется ЭТК. Если работник новый, сначала создайте его карточку в разделе «Кадры».
- Заполните необходимые поля:
- Дата приема на работу;
- Должность;
- Подразделение;
- Тип занятости (основное/совместительство).
- Нажмите «Записать» и затем «ОК».
Шаг 3. Передача данных в СФР
- После создания ЭТК в 1С:ЗУП данные автоматически формируются в формате СТД-Р.
- Для передачи данных в СФР:
- Перейдите в раздел «Отчеты» → «Электронные трудовые книжки»;
- Выберите сформированный документ и нажмите «Отправить в СФР»;
- Подтвердите отправку с помощью электронной подписи (ЭЦП).
- После успешной отправки вы получите квитанцию о приеме данных.
Как проверить созданную электронную трудовую книжку?
После передачи данных в СФР вы можете:
- Получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет СФР;
- Распечатать документ;
- Отправить выписку работодателю по электронной почте.
Важно! Электронная трудовая книжка формируется на основе данных, предоставленных работодателем. Если у вас есть стаж до 2004 года (когда не велся электронный учет), эти данные могут быть оцифрованы путем сканирования бумажной трудовой книжки. Для этого обратитесь в кадровую службу по месту последней работы или в Пенсионный фонд.
Типичные ошибки при создании ЭТК в 1С:ЗУП
- Неправильные реквизиты организации: убедитесь, что все данные (ИНН, КПП, ОГРН) введены корректно.
- Отсутствие обновлений: всегда используйте актуальную версию 1С:ЗУП с поддержкой ЭТК.
- Несоответствие дат: дата приема на работу должна совпадать с данными в трудовом договоре.
- Отсутствие электронной подписи: для отправки данных в СФР требуется ЭЦП.
- Неправильный выбор работника: убедитесь, что вы выбрали правильного сотрудника при формировании ЭТК.
Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
Чтобы просмотреть свою ЭТК, выполните следующие действия:
- Перейдите на портал Госуслуг и авторизуйтесь.
- В личном кабинете выберите раздел «Электронные документы».
- Найдите пункт «Трудовая книжка» и нажмите на него.
- Выберите период, за который хотите получить выписку, и нажмите «Получить».
- Выписка будет сформирована в формате PDF. Вы можете сохранить ее на компьютер или распечатать.
Создание электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП — это простой процесс, который требует минимальных усилий со стороны работодателя. Главное — следить за актуальностью данных и своевременно передавать их в СФР.
Электронная трудовая книжка, это современный инструмент, который упрощает ведение кадрового учета и делает его более прозрачным. Надеемся, что эта инструкция помогла вам разобраться в процессе создания ЭТК!
Важно! Если у вас возникли сложности с созданием ЭТК в 1С:ЗУП, обратитесь к специалистам 1С или в службу поддержки вашего программного обеспечения.