В этой статье подробно рассматриваем, как правильно указать в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы, какие документы задействовать и какие нюансы нужно учитывать.

Почему это важно?

Способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) определяет, как будет оформлен трудовой договор, какие данные будут отправлены в ПФР и как будет учтён стаж работы. При приёме нового сотрудника необходимо знать, какой способ был выбран у предыдущего работодателя, чтобы корректно сформировать кадровые и бухгалтерские документы.

Ключевые моменты:

• Выбор способа фиксируется в документе «Приём на работу».
• Если сотрудник не указал способ, система использует бумажный формат по умолчанию.
• При смене способа необходимо оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Как указать способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП?

В версии 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3.14.208 (и выше) в документе «Приём на работу» появилось поле:

1. Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы.
2. Поле доступно, если в настройках организации включён модуль Управление персоналом.
3. В этом поле можно выбрать один из вариантов:
   • Бумажный (традиционный) способ.
   • Электронный (внедренный в 1С).
4. Необходимо также указать дату подачи заявления о выборе способа.

Пример заполнения:

Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы: Электронный
Дата заявления: 

Пошаговая инструкция по приёму сотрудника

1. Создание документа «Приём на работу».
   • Открыть меню Кадровый учёт → Приём на работу.
   • Заполнить основные реквизиты: ФИО, должность, подразделение, дата начала.
2. Указание способа ведения трудовой книжки.
   • Вкладка Дополнительные сведения → поле Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы.
   • Выбрать нужный вариант (бумажный/электронный).
   • Если выбран бумажный, указать дату заявления о выборе этого способа.
3. Заполнение остальных реквизитов (паспортные данные, банковская информация и т.д.).
4. Сохранение и отправка документа в кадровый отдел.

После сохранения документа в системе автоматически формируется Сведения о выбранном на предыдущем месте работы способе ведения трудовой книжки, которые передаются в ПФР в составе формы СЗВ‑ТД.

Что делать, если способ не был выбран?

Если сотрудник не указал способ ведения трудовой книжки, следует выполнить следующие действия:

• Спросить у сотрудника, какой способ он использовал на предыдущем месте работы.
• Если сотрудник не помнит, по умолчанию в 1С применяется бумажный способ.
• При необходимости оформить заявление о выборе способа и внести корректировку в уже принятый документ.

Как изменить способ ведения трудовой книжки после приёма?

Изменить способ можно только в случае, если сотрудник подаст новое заявление и бухгалтер обновит информацию в 1С:

1. Сотрудник пишет заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
2. Бухгалтер открывает документ «Приём на работу» и в поле Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы вносит новое значение.
3. Указывается новая дата заявления.
4. Документ пересчитывается, и изменения отражаются в кадровых отчётах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Нужно ли фиксировать выбор нового работника способа ведения трудовой книжки у прежнего работодателя?
  
  Да, в 1С необходимо зафиксировать выбранный способ, иначе система будет считать, что сотрудник не имеет трудового стажа.
• Можно ли использовать электронный способ, если на предыдущем месте велась бумажная трудовая книжка?
  
  Да, но для этого необходимо оформить заявление о переходе на электронный формат и обновить данные в 1С.
• Какие документы отправляются в ПФР?
  
  В рамках формы СЗВ‑ТД отправляются сведения о выбранном способе ведения трудовой книжки и дате заявления;
• Что делать, если сотрудник потерял информацию о способе?
  
  Сотруднику следует запросить у предыдущего работодателя подтверждение выбранного способа, после чего в 1С вручную указывается выбранный вариант.

Поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» в документе «Приём на работу» 1С:ЗУП – обязательный элемент при оформлении новых сотрудников. Правильное заполнение этого поля гарантирует:

• Корректный расчёт стажа и пенсионных взносов.
• Соблюдение требований ПФР и законодательства о труде.
• Минимизацию рисков ошибок при формировании кадровых отчётов.

При соблюдении описанных выше шагов процесс приёма сотрудника будет простым и прозрачным, а все бухгалтерские и кадровые документы будут соответствовать требованиям законодательства.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по настройке 1С:ЗУП, рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому учету или к официальной поддержке 1С.

Удачной работы с персоналом!