Ситуация, когда в трудовой книжке уже есть запись о предыдущем месте работы («статья»), — это стандартный сценарий для большинства соискателей. Однако многие сталкиваются с вопросами: как правильно оформить приём на новую работу, если трудовая книжка уже заполнена? Что делать, если запись сделана некорректно? Какие документы нужны, если вы перешли на электронную трудовую книжку? В этой статье мы подробно разберём все аспекты трудоустройства с уже заполненной трудовой книжкой в 2026 году, с учётом актуальных требований законодательства РФ.
Что такое «статья» в трудовой книжке?
Под «статьёй» в разговорной речи подразумевается запись о приёме на работу или увольнении, внесённая в трудовую книжку. Каждая такая запись — это юридически значимый документ, подтверждающий ваш трудовой стаж. Важно понимать: запись в трудовой книжке — это не просто формальность, а основа для расчёта пенсии, подтверждения опыта и оформления социальных льгот.
Статья может содержать:
- Наименование организации
- Должность, которую вы занимали
- Дата приёма и увольнения
- Основание для приёма (например, приказ)
- Основание для увольнения (например, «по собственному желанию», «в связи с ликвидацией организации»)
Как устроиться на работу, если трудовая книжка уже заполнена?
Если у вас есть заполненная бумажная трудовая книжка, процесс трудоустройства выглядит следующим образом:
Шаг 1: Подготовьте необходимые документы
При приёме на работу в 2026 году вам необходимо предоставить работодателю:
- Паспорт — для идентификации личности.
- Трудовая книжка — с уже имеющимися записями.
- СНИЛС — для регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.
- ИНН — по желанию работодателя (необязательно, но желательно).
- Документы об образовании и квалификации, если требует должность (диплом, сертификаты и т.п.).
Важно! Если вы ранее подавали заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), то вместо бумажной книжки вы предоставляете выписку из ЭТК — документ СТД-Р (сведения о трудовой деятельности, выданные работодателем) или СТД-СФР (выписка из Пенсионного фонда).
Шаг 2: Проверьте корректность записей в трудовой книжке
Перед подачей документа работодателю внимательно проверьте:
- Есть ли наименование организации в каждой записи? Без него запись считается недействительной.
- Соответствуют ли даты приёма и увольнения реальным событиям?
- Есть ли подпись ответственного лица и печать организации (если она была у работодателя)?
- Не зачеркнуты ли записи? Это недопустимо — исправления вносятся только новой записью с указанием причины.
Если вы обнаружили ошибку — например, неверно указано наименование организации или отсутствует печать — не пытайтесь исправить это самостоятельно. Обратитесь к бывшему работодателю с просьбой выдать дубликат трудовой книжки или запись-исправление.
Шаг 3: Оформление приёма на новую работу
Работодатель обязан внести запись о вашем приёме в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты начала работы (ст. 66 ТК РФ).
Образец записи о приёме на работу:
- Графа 1 — порядковый номер записи (например, 5).
- Графа 2, дата приёма (например, ).
- Графа 3 — основание приёма: «Принят на работу по трудовому договору № 123 от ».
- Графа 4 — наименование должности: «Менеджер по продажам».
- Графа 5 — наименование организации: «ООО «Ромашка»».
Важно! Если вы принимаетесь на неполную ставку (например, 0,5), это не нужно указывать отдельно в трудовой книжке. Достаточно записать должность в общем порядке. Информация о ставке фиксируется в трудовом договоре.
Что делать, если у вас нет трудовой книжки?
Если вы устраиваетесь на работу впервые, или ваша трудовая книжка утеряна, уничтожена или повреждена, то работодатель обязан:
- Завести вам новую бумажную трудовую книжку на основании вашего письменного заявления.
- Внести в неё все имеющиеся сведения о трудовой деятельности, которые вы можете подтвердить (например, справки с предыдущих мест работы).
Если вы ранее выбрали электронную трудовую книжку, но не предоставили выписку — работодатель обязан завести вам бумажную книжку, а затем внести запись о переходе на ЭТК.
Электронная трудовая книжка: как устроиться, если вы перешли на ЭТК?
С 2021 года в России действует возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если вы выбрали этот формат, то:
- Вы не обязаны предоставлять бумажную трудовую книжку.
- Вместо неё вы подаёте работодателю выписку из ЭТК — документ СТД-Р (выданный предыдущим работодателем) или СТД-СФР (полученный через портал Госуслуг или ПФР).
- Работодатель вносит запись о приёме только в электронную форму.
- Если вы хотите, чтобы в бумажной книжке была запись о приёме — вы можете попросить работодателя внести её в бумажную версию (если она у вас есть), а затем оформить запись о переходе на ЭТК.
Важно! Если вы ранее имели бумажную трудовую книжку и перешли на ЭТК, то бумажная книжка остаётся у вас, но новые записи (включая приём на новую работу) в неё не вносятся. Все сведения теперь хранятся в электронном виде в Пенсионном фонде РФ.
Что делать, если запись в трудовой книжке сделана неправильно?
Если при проверке вы обнаружили ошибку (например, неверное название должности, отсутствие печати, неправильная дата), то:
- Свяжитесь с бывшим работодателем и запросите дубликат трудовой книжки или запись-исправление.
- Если бывший работодатель ликвидирован — обратитесь в архив или в ПФР с заявлением о восстановлении сведений.
- Новый работодатель не имеет права вносить исправления в чужую трудовую книжку — это противоречит закону.
Если вы не можете восстановить запись — работодатель может завести вам новую трудовую книжку, а в новой записи указать: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (повреждённой)».
Практические советы
- Никогда не передавайте трудовую книжку без паспорта, это ваш личный документ.
- Сохраняйте копии всех документов, которые предоставляете работодателю.
- Проверяйте запись о приёме сразу после подписания трудового договора, убедитесь, что она сделана правильно.
- Запросите выписку из ЭТК хотя бы раз в год — это поможет контролировать свою трудовую историю.
- Если вы устраиваетесь на работу впервые — не отказывайтесь от бумажной книжки, если не уверены в стабильности электронных систем. Бумажная книжка — это надёжный физический носитель информации.
Устроиться на работу со статьёй в трудовой книжке — это стандартная и полностью законная процедура. Главное — внимательно проверить все записи, предоставить полный пакет документов и понимать, как работает электронная трудовая книжка. В 2026 году законодательство чётко регламентирует порядок приёма на работу как с бумажной, так и с электронной трудовой книжкой. Не бойтесь требовать от работодателя соблюдения ваших прав, ваша трудовая книжка — это не просто бланк, а документ, определяющий вашу профессиональную судьбу.
Помните: Правильно оформленная трудовая книжка — залог вашего будущего: пенсии, трудового стажа, карьерного роста и юридической защищённости.