С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работодатель обязан вести трудовую книжку в электронном виде‚ а работник имеет право отказаться от бумажной версии только после письменного заявления. Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно уведомить сотрудника о переходе на ЭТК‚ какие документы необходимо подготовить и какие сроки соблюсти.
Юридические основы перехода
- Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» – основа правового регулирования.
- Переходный период завершился 1 января 2026 г. – с этой даты электронная форма считается единственной обязательной.
- Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки‚ одновременно применяются обе формы.
- Письмо Минтруда от 5 июня 2023 г. уточняет порядок ведения электронных и бумажных записей.
Содержание уведомления работника
Уведомление должно быть оформлено в письменной форме и содержать следующие пункты:
- Дата и место составления уведомления.
- Информация о переходе на ЭТК и сроках его внедрения.
- Права работника: возможность отказа от бумажной книжки.
- Инструкции по получению доступа к системе ЭТК (логин‚ пароль‚ ссылка).
- Контактные данные отдела кадров для уточнения вопросов.
- Подпись руководителя/отдела кадров.
Пример уведомления:
Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку Уважаемый(ая) [ФИО работника]‚ Согласно Федеральному закону «Об электронных трудовых книжках» и завершению переходного периода‚ с 1 января 2026 г. в нашей компании будет вести только электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом‚ если вы не подали письменное заявление об отказе от бумажной книжки‚ одновременно применяются обе формы. Для доступа к ЭТК вы получите логин и пароль‚ а также ссылку на портал https://etk.example.com. Пожалуйста‚ зарегистрируйтесь и подтвердите свои данные в течение 10 рабочих дней с даты получения уведомления. Если вы хотите отказаться от бумажной трудовой книжки‚ подайте письменное заявление в отдел кадров до 31 января 2026 г. В противном случае бумажная книжка будет продолжать вести в соответствии с действующим законодательством. С уважением‚ [Подпись] [ФИО руководителя] [Должность] [Контактный телефон]
Как оформить уведомление
- Подготовка шаблона – используйте корпоративный стиль‚ добавьте логотип и контактные данные.
- Проверка юридической точности – убедитесь‚ что в тексте отражены все требования закона.
- Печать и подпись – уведомление печатается на фирменном бланке и подписывается руководителем или сотрудником отдела кадров.
- Отправка – можно отправить по электронной почте (с копией в бумажном виде) или вручить лично.
- Сохранение копии – храните копию уведомления в личном деле работника и в системе кадрового учёта.
Что делать‚ если работник отказывается от бумажной книжки
- Получите письменное заявление об отказе.
- Отметьте отказ в системе кадрового учёта.
- Убедитесь‚ что в ЭТК отражены все сведения о трудовом стаже.
- Соблюдайте правила хранения электронных данных (не менее 10 лет).
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки
- Проверьте наличие аккаунта в системе ЭТК.
- Попросите работника предоставить скриншот страницы с подтверждением доступа.
- Сохраните электронный сертификат доступа в личном деле.
Как оформить увольнение с учётом ЭТК
- В электронную трудовую книжку внесите запись об увольнении с указанием даты‚ причины и итогового стажа.
- Если работник отказался от бумажной книжки‚ в бумажном варианте также внесите запись (если он не отказался).
- Выдайте работнику справку о трудовой деятельности в электронном виде.
- Сохраните копию всех документов в системе кадрового учёта.
Практические рекомендации
- Проводите регулярные тренинги для сотрудников по работе с ЭТК.
- Обеспечьте доступ к системе 24 / 7 с помощью VPN и двухфакторной аутентификации.
- Периодически проверяйте корректность записей в ЭТК.
- Соблюдайте требования конфиденциальности и защиты персональных данных.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадровой службы и повышению эффективности управления персоналом. Правильное уведомление работника‚ соблюдение сроков и требований закона помогут избежать юридических рисков и обеспечат прозрачность трудовых отношений.