Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в кадровом делопроизводстве. Если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки или начал свою трудовую деятельность после 31 декабря 2020 года‚ его трудовой стаж ведется исключительно в цифровом формате. Процедура увольнения такого работника имеет свои нюансы‚ о которых необходимо помнить кадровику и работодателю‚ чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов и самого сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка?

По своей сути‚ электронная трудовая книжка, это не физический документ‚ а база данных‚ которая хранится в Социальном фонде России (СФР). Для работодателя ведение ЭТК означает регулярную передачу сведений о трудовой деятельности сотрудника в СФР посредством единой формы отчетности ЕФС-1.

Для самого работника электронной трудовой является выписка из этих сведений. В ней отражаются:

• ФИО‚ дата рождения и номер СНИЛС сотрудника;
• Наименование и реквизиты работодателя;
• Место работы и трудовая функция (должность‚ квалификация);
• Даты и основания приёма на работу‚ перевода;
• Даты‚ основания и причины увольнения.

Как видно‚ ЭТК полностью дублирует основные сведения‚ которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку.

Пошаговая процедура увольнения сотрудника с ЭТК

Правильное документальное оформление увольнения — залог отсутствия штрафов и судебных исков. Рассмотрим алгоритм действий пошагово.

Шаг 1. Получение заявления об увольнении

Всё начинается с заявления от работника. Оно составляется в свободной форме‚ но должно содержать четкое волеизъявление сотрудника на расторжение трудового договора. Например‚ при увольнении по собственному желанию заявление подается за 2 недели до желаемой даты ухода. Работники‚ увольняющиеся по уважительным причинам (выход на пенсию‚ зачисление в вуз‚ переезд супруга и др.)‚ вправе требовать увольнения в срок‚ указанный в заявлении‚ без отработки.

Шаг 2. Издание приказа и ознакомление работника

На основании заявления (или иного документа‚ если увольнение происходит по инициативе работодателя или по соглашению сторон) издается приказ о прекращении трудового договора. Сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.

Шаг 3. Внесение записи об увольнении в ЭТК (сдача отчета ЕФС-1)

В электронную трудовую книжку записи вносятся не от руки в бланк‚ а путем подачи специальной отчетной формы. Увольняя сотрудника с ЭТК‚ работодатель обязан сдать отчет по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России.

Для этого потребуется:

1. Заполнить титульный лист формы ЕФС-1.
2. Обязательно заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1‚ где указываются сведения о дате и причине увольнения‚ а также реквизиты приказа.

Формулировку записи об увольнении в электронной трудовой книжке необходимо использовать точно такую же‚ как и для бумажной версии‚ руководствуясь Трудовым кодексом РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).

Шаг 4. Выдача сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р)

При увольнении работника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан предоставить ему данные о его трудовой деятельности. Для этого используется форма СТД-Р.

Ключевые правила выдачи СТД-Р:

• Сведения предоставляются работнику в день расторжения трудового договора (в день увольнения).
• Выписка СТД-Р выдается под роспись‚ в т.ч. с применением квалифицированной электронной подписи (если в компании организован электронный документооборот).
• Работодатель обязан заверить выписку печатью (при её наличии) и подписью уполномоченного лица.
• Форма СТД-Р выдается по заявлению работника или непосредственно при увольнении. Если сотрудник в день увольнения отсутствовал на работе или отказался получить документ на руки‚ работодатель должен направить его по почте с уведомлением о вручении.

Если же работник не увольняется‚ но хочет получить сведения о своей трудовой деятельности у текущего работодателя‚ он также может подать заявление на выдачу формы СТД-Р. А если он хочет получить общую выписку за весь свой стаж‚ он может запросить форму СТД-СФР самостоятельно через Госуслуги‚ МФЦ или непосредственно в Социальном фонде России.

Шаг 5. Выдача дополнительных документов

Помимо выписки из электронной трудовой книжки‚ при увольнении сотруднику обязаны выдать и другие документы:

• Справку о заработке за последние 2 года (форма 182н), она необходима для расчета будущих больничных листов на новом месте работы.
• Справку 2-НДФЛ за текущий год и предшествующие периоды.
• Иные документы‚ связанные с работой‚ по письменному заявлению сотрудника (например‚ копии приказов о приеме‚ переводах и т.д.).

Особенности увольнения по инициативе работодателя

Увольнение по инициативе работодателя (в т.ч. за однократное грубое нарушение — прогул‚ появление в нетрезвом состоянии и др.) — это зона повышенного риска. Судебная практика показывает‚ что суды тщательно проверяют не только формальное соблюдение процедуры‚ но и личность работника‚ а также опыт его работы. Даже если сотрудник уволен «за дело»‚ малейшая ошибка в оформлении может привести к восстановлению его на работе.

При увольнении «по статье» особенно важно корректно указать причину увольнения в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Информация о причине увольнения навсегда остается в электронной базе СФР. В некоторых случаях (например‚ при незаконном увольнении и последующем восстановлении) работник может добиться изменения формулировки причины увольнения через суд‚ и тогда работодателю придется подавать в СФР корректирующие сведения‚ чтобы «убрать» негативную запись из электронной трудовой книжки.

Что делать‚ если у сотрудника есть и бумажная‚ и электронная трудовая?

Если ранее сотруднику велась бумажная трудовая книжка‚ и он не подавал заявление о переходе на ЭТК‚ он может предъявить при увольнении её тоже. В таком случае работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку по всем правилам кадрового делопроизводства.
2. Одновременно передать сведения об увольнении в СФР по форме ЕФС-1 (так как отчетность по всем работникам сдается в электронном виде).

Если же сотрудник ранее подал заявление о ведении ЭТК‚ то бумажная трудовая книжка выдается ему на руки с записью о том‚ что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой в 2026 году требует внимательности и строгого соблюдения сроков. Главное для работодателя — не забыть про две ключевые обязанности:

1. Своевременно (в установленный законом срок) сдать отчет ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 в Социальный фонд России.
2. В день увольнения выдать сотруднику на руки заверенную выписку по форме СТД-Р.

Соблюдение этих простых правил обеспечит безболезненное расставание с работником и защитит компанию от возможных штрафов и судебных разбирательств.