С 1 января 2021 года в России действует закон, который позволяет работникам и работодателям перейти от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу – Электронной трудовой книжке (ЭТК). В этой статье мы подробно разберём, как узнать дату перехода на ЭТК, какие шаги необходимо предпринять, какие записи сделать в бумажной книжке и где можно получить официальную информацию.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который храниться в системе электронного документооборота (ЭДО). Она содержит все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения и т.д. Переход на ЭТК позволяет:

• сократить количество бумажных документов;
• обеспечить быстрый доступ к данным;
• повысить прозрачность кадровых процессов.

Когда и как можно узнать дату перехода на ЭТК?

Существует несколько способов узнать, когда ваш работодатель начал использовать электронную трудовую книжку:

1. Проверка в бумажной трудовой книжке

   В бумажной книжке должна быть закрывающая запись, подтверждающая, что с указанной даты сведения о работе сотрудника ведутся только в электронном виде. Обычно запись выглядит так:

   «С момента выдачи данной записи работодатель прекращает вести бумажную трудовую книжку сотрудника. Все сведения о трудовой деятельности сотрудника теперь хранятся в электронной трудовой книжке.»

2. Запрос в отделении Пенсионного Фонда России (ПФР)

   Вы можете получить документ, в котором указана дата перехода, через интернет‑сервисы ПФР. Для этого:

   1. Перейдите на сайт ПФР;
   2. Войдите в личный кабинет;
   3. Выберите раздел «Трудовая книжка» и запросите сведения о формате (бумажный/электронный).
3. Запрос у работодателя

   Сотрудник может напрямую обратиться к кадровому отделу и запросить дату перехода. Работодатель обязан предоставить копию заявления о переходе и закрывающую запись в бумажной книжке.

4. Проверка через Госуслуги

   На портале Госуслуги можно запросить выписку из ЭТК, где будет указана дата начала работы в электронном виде.

Как оформить заявление о переходе на ЭТК?

Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку, вам необходимо заполнить заявление. Ниже приведён образец заявления, который можно скачать и использовать в 2026 году.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Я, _________________________, прошу перейти на электронную трудовую книжку с даты ____________.

Подпись: ____________________ Дата: ____________

После подачи заявления работодатель:

• проверяет данные в бумажной трудовой книжке;
• вносит закрывающую запись, подтверждающую переход;
• выдаёт сотруднику бумажную копию (если это требуется) и регистрирует данные в системе ЭДО.

Что делать, если вы уже работаете в компании с ЭТК?

Если ваш работодатель уже использует электронную трудовую книжку, но вы хотите узнать точную дату перехода, выполните следующие шаги:

1. Попросите у кадрового отдела копию закрывающей записи в бумажной трудовой книжке;
2. Проверьте дату в выписке из ЭТК, которую можно получить через Госуслуги или сайт компании;
3. Сравните даты – они должны совпадать.

Где можно получить выписку из ЭТК?

В 2025 – 2026 году выписка из электронной трудовой книжки доступна несколькими способами:

• Запросить у работодателя;
• Скачать через портал Госуслуги;
• Обратиться в МФЦ/СФР;
• Получить через сайт Соцфонда.

Ключевые даты и нормативные акты

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Обязательно ли переходить на ЭТК? – Нет, переход добровольный, но для новых сотрудников с 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка не заводится.
• Можно ли отказаться от ЭТК? – Да, сотрудник может отказатся и выбрать бумажную форму, но это должно быть оформлено в письменном заявлении.
• Как проверить, что данные в ЭТК корректны? – Сравните выписку из ЭТК с бумажной трудовой книжкой (если она есть) и убедитесь, что даты и сведения совпадают.
• Кто отвечает за хранение ЭТК? – Работодатель, но данные доступны сотруднику через Госуслуги.

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадровых процессов. Чтобы узнать дату перехода, можно проверить закрывающую запись в бумажной трудовой книжке, запросить сведения в ПФР, обратиться к работодателю или воспользоваться порталами госуслуг. Важно помнить, что с 1 января 2021 года новые сотрудники автоматически получают ЭТК, а для существующих переход возможен по желанию.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в кадровый отдел вашей компании или в сервисы, предоставляющие поддержку по вопросам ЭДО.