С 2021 года в России начался переход на электронный формат ведения трудовых книжек (ЭТК). Согласно законодательству, каждый работник имеет право выбрать: продолжать использовать бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. Для этого необходимо подать соответствующее заявление работодателю. Однако многие сотрудники, особенно те, кто перешёл на ЭТК в последующие годы, сталкиваются с вопросом: как узнать дату подачи заявления на ведение трудовой книжки? В этой статье мы подробно разберём все способы получения этой информации, а также объясним, зачем она нужна и как правильно действовать в разных ситуациях.
Почему важно знать дату подачи заявления?
Дата подачи заявления имеет юридическое значение, потому что:
- Определяет момент перехода на электронный формат ведения трудовой деятельности.
- Влияет на то, какие сведения будут отражены в ЭТК — только с даты перехода или все ранее заработанные.
- Является основанием для выдачи бумажной трудовой книжки на руки (если сотрудник переходит на ЭТК).
- Необходима при обращении в Пенсионный фонд, на Госуслуги или в бухгалтерию для подтверждения стажа.
Если вы не помните, когда подавали заявление,, не паникуйте. Существует несколько официальных способов восстановить эту информацию.
Способы узнать дату подачи заявления на ведение трудовой книжки
Обратиться к работодателю
Самый надёжный и простой способ — обратиться в отдел кадров или бухгалтерию по месту работы. По закону (ст. 66.1 ТК РФ) работодатель обязан:
- Хранить все заявления сотрудников о выборе формата ведения трудовой книжки.
- Выдавать копии документов по запросу.
- Сохранять документы в течение не менее 75 лет.
Как действовать:
- Напишите официальный запрос (можно в свободной форме) с просьбой предоставить копию заявления о выборе формата ведения трудовой книжки.
- Укажите в запросе свои ФИО, должность и дату приёма на работу.
- Подайте заявление в письменной форме (на бумаге или через внутреннюю систему документооборота).
- Работодатель обязан ответить в течение 3 рабочих дней.
В ответе вы получите копию заявления, где будет чётко указана дата подачи и форма выбора (бумажная или электронная).
Проверить через личный кабинет на сайте Госуслуг
Если вы уже перешли на электронную трудовую книжку, вы можете получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги.
Инструкция:
- Авторизуйтесь на сайте Госуслуги с подтверждённой учётной записью.
- Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
- Запросите выписку из ЭТК.
В выписке вы увидите:
- Все записи о трудовой деятельности (с датами).
- Дата перехода на электронный формат — она указана в разделе «Сведения о выборе формы ведения трудовой книжки».
- Дату подачи заявления, именно она и будет вашей искомой информацией.
Важно: если вы подавали заявление в 2021–2023 годах, то в выписке может быть указано: «Выбор формы ведения трудовой книжки: электронная, дата подачи заявления — ДД.ММ.ГГГГ». Эта дата и есть та, которую вы ищете.
Запросить информацию в Пенсионном фонде РФ
Пенсионный фонд РФ является хранителем данных о трудовой деятельности граждан, включая информацию о переходе на ЭТК. Вы можете получить сведения двумя способами:
Через личный кабинет на сайте ПФР
- Зайдите на сайт www.pfrf.ru.
- Авторизуйтесь через Госуслуги.
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Запросите выписку, там будет указана дата перехода на электронный формат.
В офисе ПФР
При личном обращении в отделение ПФР по месту жительства или регистрации:
- Возьмите паспорт и СНИЛС.
- Напишите заявление на получение сведений о выборе формы ведения трудовой книжки.
- Сотрудник ПФР выдаст вам выписку с указанием даты подачи заявления.
Проверить бумажную трудовую книжку (если она у вас на руках)
Если вы подавали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то работодатель обязан выдать вам бумажную книжку на руки не позднее трёх рабочих дней после подачи заявления. На первой странице (ьном листе) в этом случае должна быть сделана запись:
«Выбор формы ведения трудовой книжки: электронная. Дата подачи заявления: ДД.ММ.ГГГГ»
Эта запись вносится в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 595н от . Если вы сохранили бумажную трудовую книжку — внимательно осмотрите ьный лист. Там может быть указано всё необходимое.
Проверить электронную трудовую книжку через сервисы работодателя
Некоторые крупные компании (особенно с цифровыми HR-системами) предоставляют сотрудникам доступ к личному кабинету на корпоративном портале. Там может храниться история всех поданных заявлений, включая дату подачи заявления о ведении трудовой книжки.
Если у вас есть доступ к такому порталу — проверьте разделы:
- «Кадровые документы»
- «Трудовая книжка»
- «История заявлений»
Что делать, если заявление подавалось в 2020 году, но дата неизвестна?
В 2020 году работодатели обязаны были провести опрос сотрудников о выборе формата ведения трудовой книжки. Если вы не помните, когда подавали заявление, но знаете, что сделали это в 2020 году — это не проблема. В этом случае:
- Все заявления, поданные до , автоматически считаются поданными — если дата не зафиксирована.
- В ЭТК и в выписках ПФР дата перехода может быть указана как , если в документах работодателя не было точной даты.
Таким образом, даже если вы не сохранили копию заявления, вы можете считать, что переход произошёл 31 декабря 2020 года — это установленная законом «резервная» дата для тех, кто не указал точную дату.
Как правильно подать заявление в будущем?
Даже если вы уже перешли на ЭТК, вы можете в любой момент вернуться к бумажной трудовой книжке — и наоборот. Для этого нужно подать новое заявление. Важно помнить:
- Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать: ФИО, должность, номер СНИЛС, дату, подпись и дату подачи.
- Работодатель обязан зарегистрировать заявление и выдать подтверждение (например, уведомление с входящим номером и датой).
- Сохраняйте копию заявления, это ваша страховка на будущее.
Образец заявления на ведение трудовой книжки в электронном виде:
Заявление
Прошу обеспечить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.
ФИО: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123-456-789 01
Должность: Инженер-технолог
Дата подачи заявления:
Подпись: ___________ /И.И. Иванов/
Вот краткий алгоритм действий:
- Проверьте бумажную трудовую книжку — если она у вас на руках, ищите запись о переходе на ЭТК.
- Зайдите на Госуслуги → «Электронная трудовая книжка» → запросите выписку.
- Обратитесь в ПФР через личный кабинет или офис.
- Напишите запрос в кадровую службу — работодатель обязан предоставить копию заявления.
- Если ничего не помогло — считайте, что дата подачи — (если вы подавали заявление в 2020 году).
Важно помнить:
- Дату подачи заявления нельзя «восстановить» по памяти, только по официальным документам.
- Никто, кроме работодателя и ПФР, не имеет права хранить эти сведения — не доверяйте сторонним сайтам и «бесплатным сервисам».
- Сохраняйте копии всех заявлений — это ваша правовая защита.
Если вы не знаете, когда подавали заявление — не переживайте. Современные системы (Госуслуги, ПФР, ЭТК) уже содержат всю необходимую информацию. Главное, правильно запросить её и сохранить подтверждение.
Сохраняйте документы, проверяйте данные регулярно — и ваш трудовой стаж будет надёжно защищён на десятилетия вперёд.