В 2026 году вопрос о наличии трудовой книжки, будь то бумажная или электронная — остаётся одним из ключевых при приёме на работу, оформлении пенсии или подтверждении трудового стажа. С переходом на цифровые технологии ведение трудовых книжек изменилось, но основные принципы проверки и подтверждения их наличия остались актуальными. В этой статье вы найдёте исчерпывающую информацию о том, как узнать, есть ли у человека трудовая книжка, в каком виде она ведётся и где проверить её данные.

Что такое трудовая книжка и зачем её проверять?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность человека. В ней фиксируются:

• Места работы;
• Должности;
• Приёмы на работу и увольнения;
• Награды и поощрения;
• Основания для прекращения трудовых отношений.

С 2021 года в России действует возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). Это не отменяет бумажную, а дополняет её. Работник сам выбирает, в каком формате он хочет хранить свои трудовые сведения, в бумажном виде, в электронном или в обоих одновременно.

Проверка наличия трудовой книжки необходима:

• При приёме на работу — для подтверждения трудового стажа;
• При оформлении пенсии — для расчёта страхового стажа;
• При проверке кандидатов — для выявления несоответствий в резюме;
• При смене работодателя — для корректного переноса данных.

Как узнать, есть ли у человека трудовая книжка?

Устный опрос и запрос документов

Самый простой способ, спросить у человека напрямую. Если он уже работал, то, скорее всего, у него есть трудовая книжка. Однако важно уточнить:

• Ведётся ли она в бумажном виде?
• Перешёл ли он на электронный формат?
• Есть ли у него сама книжка (если бумажная)?

Если человек утверждает, что трудовая книжка утеряна — это не повод отказывать в приёме. В таком случае работодатель обязан выдать новую книжку по заявлению работника (ст. 65 ТК РФ).

Проверка через работодателя

Если человек уже работает, то текущий работодатель обязан иметь сведения о его трудовой книжке. В кадровой службе хранится:

• Сама бумажная книжка (если она есть);
• Заявление о переходе на ЭТК (если подано);
• Сведения из СЗВ-ТД — формы, которую работодатель ежемесячно передаёт в Пенсионный фонд.

Важно: Если в СЗВ-ТД указано, что заявление о переходе на электронную трудовую книжку подано (например, ), это означает, что с этой даты ведётся только электронная версия. Бумажная книжка больше не обновляется, но сохраняется как архивный документ.

Проверка через Пенсионный фонд РФ (ПФР)

Самый надёжный способ — запросить сведения о трудовой деятельности через официальные каналы ПФР. Для этого можно воспользоваться:

а) Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ

1. Перейдите на сайт www.pfrf.ru.
2. Авторизуйтесь через ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации, та же, что и на Госуслугах).
3. Перейдите в раздел «Личный кабинет застрахованного лица».
4. Выберите пункт «Сведения о трудовой деятельности».
5. Запросите выписку — система покажет все записи, включая даты приёма и увольнения, наименования организаций и должности.

б) Портал «Госуслуги»

1. Зайдите на gosuslugi.ru и авторизуйтесь.
2. В поиске введите «Электронная трудовая книжка».
3. Выберите услугу «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
4. Подтвердите запрос, выписка придет на электронную почту и в личный кабинет.

Важно! Если в личном кабинете ПФР или на Госуслугах вы видите данные — значит, у человека есть электронная трудовая книжка. Если данных нет — это может означать:

• Человек никогда не работал официально;
• Он работает по гражданско-правовому договору (ГПД);
• Он не подавал заявление на переход на ЭТК, и бумажная книжка не передана в ПФР (в этом случае данные в системе отсутствуют);
• Работодатель не передал сведения в ПФР (нарушение законодательства).

Как проверить, ведётся ли трудовая книжка в бумажном или электронном виде?

В 2026 году работодатель обязан знать, в каком формате ведётся трудовая книжка у каждого сотрудника. Для этого он должен:

• Получить от сотрудника заявление о выборе формата (бумажная или электронная ТК);
• Зарегистрировать это заявление в кадровом учёте;
• Передать информацию в ПФР через форму СЗВ-ТД.

Как распознать формат?

• Бумажная ТК: У сотрудника есть физический документ с печатями, записями, подписями. В СЗВ-ТД в графе «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» стоит отметка «не подано» или «отказ от перехода».
• Электронная ТК: У сотрудника нет бумажной книжки (или она есть, но не обновляется). В СЗВ-ТД есть запись о подаче заявления о переходе на ЭТК. В личном кабинете ПФР или Госуслуг — доступны данные.
• Оба формата: Работник подал заявление о переходе на ЭТК, но сохранил бумажную книжку как архив. В этом случае бумажная книжка не обновляется, а все новые записи вносятся только в ЭТК.

Что делать, если трудовой книжки нет?

Если человек никогда не работал официально — у него, соответственно, нет трудовой книжки. Это не нарушение. В таком случае работодатель обязан:

1. Выдать новую трудовую книжку по заявлению работника;
2. Заполнить её с даты приёма на работу;
3. Внести все последующие записи в соответствии с законом.

Если книжка утеряна — работодатель также выдаёт новую, а в графе «Особые отметки» указывается: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной».

Как проверить электронную трудовую книжку на достоверность?

Данные в ЭТК могут содержать ошибки, например, дублирующие записи об увольнении или неверные даты. Проверить их можно:

• Сравнивая с копиями приказов о приёме и увольнении;
• Запрашивая выписку из ПФР или Госуслуг;
• Обращаясь в Пенсионный фонд с заявлением о проверке и внесении исправлений.

Если вы обнаружили ошибку, подайте заявление в ПФР через личный кабинет или в офисе. ПФР обязан рассмотреть его в течение 10 рабочих дней и внести исправления.

Для работодателей: как проверить трудовую книжку кандидата?

При приёме на работу работодатель обязан:

1. Запросить у кандидата трудовую книжку (бумажную или сведения о ЭТК);
2. Если кандидат предоставляет только ЭТК — запросить выписку через Госуслуги или ПФР;
3. Зарегистрировать факт выбора формата в заявлении;
4. Внести сведения в СЗВ-ТД в течение 1 рабочего дня с даты приёма.

Важно! Нельзя требовать от кандидата предоставления бумажной книжки, если он уже перешёл на ЭТК. В этом случае достаточно выписки из ПФР или подтверждения через Госуслуги.

• Наличие трудовой книжки — это не просто формальность, а важный документ для подтверждения стажа и прав на пенсию.
• В 2026 году электронная трудовая книжка — это полноценная альтернатива бумажной, и её данные доступны через Госуслуги и ПФР.
• Если в личном кабинете ПФР или Госуслуг нет данных — это не значит, что книжки нет. Возможно, человек не работал официально или не подавал заявление на ЭТК.
• Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку, если у работника её нет или она утеряна.
• Все сведения о трудовой деятельности хранятся в ПФР — это главный источник достоверной информации.

Совет: Каждому работнику рекомендуется хотя бы раз в год заходить в личный кабинет на Госуслугах или ПФР и проверять свои трудовые записи. Это поможет избежать проблем при выходе на пенсию или при смене работы.

Помните: ваш трудовой стаж — это ваша будущая пенсия. Проверяйте его регулярно, сохраняйте документы и не игнорируйте уведомления от Пенсионного фонда.