Трудовая книжка (ТК), это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы гражданина. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что кардинально меняет порядок их ведения и проверки. Эта статья подробно объясняет, как узнать, есть ли у вас или у сотрудника трудовая книжка, в условиях современного цифрового учета.

Что такое трудовая книжка в 2026 году?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это документ установленной формы, содержащий сведения о работе гражданина. Сегодня это может быть:

• Бумажная трудовая книжка — физический документ с вклеенной страницей-вкладышем и печатями.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК), официальный цифровой аналог, хранящийся в единой информационной системе СФР. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, должность, условия труда) формируются на основе формы ЕФС-1, которую работодатель обязан подавать в СФР по каждому сотруднику.

Важно: Даже если у работника есть бумажная ТК, с 2020 года все новые записи об его работе автоматически отражаются и в его электронной версии в СФР. Таким образом, наиболее полный и актуальный учет ведется в базе СФР.

Как узнать, есть ли трудовая книжка у конкретного человека?

Способы проверки зависят от того, кто вы и какой доступ имеете.

Для самого гражданина (проверить себя)

Вы можете проверить наличие и содержимое своей трудовой книжки (как бумажной, так и электронной) несколькими способами:

1. Через личный кабинет на портале «Госуслуги» или сайте ПФР/СФР:
   • Авторизуйтесь на портале.
   • Найдите раздел «Трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности» (обычно в сервисах Пенсионного фонда/Социального фонда).
   • Система покажет, заведена ли вам ЭТК, и отобразит все записи о вашей трудовой деятельности, поступившие от работодателей.
2. Обращение в отделение СФР (бывший ПФР):
   • Придите с паспортом в любое отделение Социального фонда России.
   • Направьте письменное заявление о предоставлении выписки из электронной трудовой книжки или сведений о ее наличии.
   • Сотрудник СФР проверит базу и выдаст вам официальный документ.
3. Проверка бумажной книжки:
   • Просто найдите физический документ у себя дома. Если вы ранее работали, она должна быть у вас на руках.
   • Если вы ее потеряли, нужно обратиться с заявлением в СФР для восстановления сведений (в т.ч. и на основе вашей ЭТК, если она велась).

Для работодателя (проверить кандидата)

При приеме на работу работодатель обязан проверить наличие у соискателя трудовой книжки.

1. Запрос в СФР (основной способ с 2026 г.):
   • Работодатель должен иметь доступ к системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) для запросов в СФР.
   • Отправляется запрос на основе паспортных данных (ФИО, дата рождения, СНИЛС) кандидата.
   • СФР возвращает информацию: есть ли у лица ЭТК, а также выписку из ЕФС-1 со всеми сведениями о его трудовой деятельности, поступившими от предыдущих работодателей.
   • Этот способ является наиболее полным и обязательным для проверки.
2. Запрос бумажной трудовой книжки у соискателя:
   • Если у кандидата есть бумажный документ (выданный ранее), он обязан предъявить его при приеме на работу (ст. 67 ТК РФ).
   • Работодатель проверяет: есть ли ьный лист, все ли записи сделаны правильно, есть ли печать предыдущего работодателя (если требуется).
   • Важно: Если у человека была только бумажная ТК, а с 2021-2026 гг. он работал, то записи за этот период могут отсутствовать в бумажном варианте, но они будут в ЭТК. Поэтому запрос в СФР критически важен.
3. Проверка через архив:
   • Если у кандидата нет ни бумажной, ни электронной (по данным СФР) ТК, а он утверждает, что работал, можно направить запрос в архив предыдущего работодателя (если организация еще существует) или в государственный архив (если организация ликвидирована).
   • Это долгий процесс, требующий обоснования.

Как узнать, ведется ли трудовая книжка в организации (для архива или бывшего сотрудника)?

Если вам нужно получить сведения о работе в прошлом, а ни у вас, ни у бывшего работодателя нет бумажного документа:

1. Обращение в СФР: Как и в предыдущих случаях, выписка из ЭТК — главный документ. Заявление подает само заинтересованное лицо.
2. Запрос в архив организации: Если работодатель — юридическое лицо, его кадровые документы (включая трудовые книжки сотрудников) после увольнения передаются в организационный архив. Нужно найти контакты архива и направить официальный запрос.
3. Запрос в государственный/муниципальный архив: Если организация ликвидирована, ее документы, включая трудовые, должны быть переданы в государственный архив субъекта РФ или муниципальный архив по месту нахождения организации. Запрос подается с указанием точного названия организации, периода работы и своих данных.

Краткая инструкция-памятка

Если вы гражданин:

• Найдите бумажную книжку дома.
• Зайдите на «Госуслуги» → раздел ПФР/СФР → «Трудовая книжка». Посмотрите онлайн.
• Если сомневаетесь, возьмите паспорт и сходите в отделение СФР за официальной выпиской.

Если вы работодатель:

• При приеме на работу обязательно запросите выписку из ЭТК через СМЭВ в СФР по паспортным данным кандидата.
• Примите и проверьте предъявленную бумажную трудовую книжку (если она есть).
• Не полагайтесь только на слова соискателя или отсутствие бумажного документа.

Если вы ищете данные о своем прошлом трудоустройстве:

• Попробуйте вспомнить, сохранили ли вы бумажную книжку.
• Используйте сервис СФР через «Госуслуги».
• Если данные неполные, пишите заявления в СФР и в архивы бывших работодателей.

С 2026 года электронная трудовая книжка в базе Социального фонда России является главным и обязательным источником сведений о трудовой деятельности. Чтобы достоверно узнать, есть ли трудовая книжка и что в ней записано, необходимо обращаться именно к этому ресурсу. Бумажный документ, если он существует, является дубликатом, но не всегда отражает все записи, особенно сделанные после 2021 года; Для граждан самый простой путь — личный кабинет на «Госуслугах». Для работодателей — интеграция с системой СФР для автоматических проверок.

Примечание: Информация в статье актуальна на 2026 год и основана на положениях Трудового кодекса РФ и правилах ведения электронных трудовых книжек, введенных Социальным фондом России. Для получения официальных данных всегда обращайтесь в СФР.