В 2026 году рынок труда России окончательно завершил переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года бумажный формат перестал быть основным, однако вопросы о том, какой именно вариант учета стажа велся для конкретного сотрудника на предыдущем месте работы, остаются актуальными при приеме новых сотрудников. Правильное определение статуса трудовой книжки критически важно для корректного заполнения отчетов ЕФС-1 и внесения записей в базу Социального фонда России (СФР).

Почему это важно знать в 2026 году

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж для пенсии и социальных выплат. Ошибка в определении формата (бумажный или электронный) может привести к:

• Некорректному формированию отчета ЕФС-1.
• Проблемам с подтверждением стажа работника в будущем.
• Административным штрафам для работодателя за нарушение порядка учета.

Способ 1: Запрос выписки из СФР (Основной метод)

Самый надежный и быстрый способ узнать актуальный статус трудовой книжки — запросить выписку из электронной трудовой книжки. Эта информация содержится в единой базе Социального фонда.

1. Попросите работника предоставить выписку о трудовой деятельности. Он может получить её:
• Через портал «Госуслуги».
• В клиентской службе СФР.
• Через МФЦ.
• У предыдущего работодателя (в виде формы СТД-Р).
2. В полученном документе (форма СТД-СФР или СТД-Р) будет указано, велась ли бумажная трудовая книжка параллельно с электронной или только электронная.

Важно: Если в выписке есть отметка о том, что работник подавал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, значит, у него на руках должен быть бумажный документ, и работодатель обязан вносить туда записи (если это происходило до полного завершения переходного периода) или учитывать её наличие при архивировании.

Способ 2: Анализ документов при приеме на работу

При оформлении нового сотрудника обратите внимание на следующие документы:

Наличие бумажной трудовой книжки

Если работник приносит бумажную трудовую книжку, это не всегда означает, что он выбрал бумажный формат. Необходимо проверить последнюю запись:

• Если там стоит отметка о подаче заявления о выборе электронного формата и сохранении бумажного — значит, применяется одновременный вариант (до момента окончательного закрытия бумажного формата в 2026 году).
• Если работник не подавал заявления об отказе от бумажной книжки в 2020–2021 годах, по умолчанию у него мог сохраниться бумажный вариант параллельно с электронным.

Форма СТД-Р от предыдущего работодателя

При увольнении предыдущий работодатель обязан был выдать форму СТД-Р. В разделе «Сведения о подаче работником заявления о ведении трудовой книжки» указывается:

• Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
• Подано заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

Эта информация является юридическим подтверждением выбора работника.

Особенности для разных категорий работников

Работники, у которых это первое место работы

Для граждан, поступающих на работу впервые после 1 января 2021 года (а тем более в 2026 году), бумажные трудовые книжки не заводятся. Для них существует только электронный формат. В отчете ЕФС-1 при приеме такого сотрудника указывается соответствующий код, подтверждающий, что это первое место работы и выбор пал на ЭТК по умолчанию.

Иностранные граждане

Если на работу устраивается иностранец, правила аналогичны:

• Если это его первое место работы в РФ — заводится только электронная трудовая.
• Если он уже работал в России, необходимо запросить выписку из СФР или проверить его бумажную трудовую (если она велась).

Что делать, если информация потеряна или трудовая утеряна?

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, а работник не помнит, какой формат выбирал, алгоритм действий следующий:

1. Оформить акт об утрате документа.
2. Запросить актуальную выписку из СФР (через систему электронного документооборота работодателя).
3. Восстановить стаж на основе данных из базы СФР и архивных справок с предыдущих мест работы.

Ключевое правило 2026 года: Основным источником истины является база Социального фонда России. Бумажный носитель без отражения в электронном реестре в текущих условиях считается неполноценным доказательством стажа.

Определение способа ведения трудовой книжки, задача, решаемая в первую очередь через запрос актуальных данных из СФР и проверку формы СТД-Р. Помните, что с 2026 года приоритет полностью отдан цифровому профилю сотрудника. Внимательная проверка статуса трудовой книжки при приеме на работу защитит компанию от ошибок в отчетности и обеспечит работнику сохранение его пенсионных прав.

Не забывайте, что одновременное применение электронного и бумажного вариантов возможно только в случае, если работник своевременно (до окончания переходного периода) подал соответствующее заявление. В противном случае для новых периодов работы актуален только электронный формат.