С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это важный шаг в цифровизацию трудовых отношений, который упрощает учёт стажа, снижает риски потери документов и ускоряет процессы оформления пенсий и других социальных выплат. Однако у многих работодателей и самих сотрудников возникают вопросы: как узнать стаж у нового сотрудника, если у него только электронная трудовая книжка? Давайте разберёмся подробно.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранится вся история трудовой деятельности человека: места работы, должности, периоды работы, причины увольнения и другие сведения, предусмотренные законом. Ведётся она в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , с 1 января 2020 года:
- Все новые сотрудники, устраивающиеся на работу, обязательно получают электронную трудовую книжку, если не подали заявление о сохранении бумажной.
- Сотрудники, уже работающие, могут по своему желанию перейти на ЭТК, подав заявление работодателю.
Как узнать стаж сотрудника с электронной трудовой книжкой?
Узнать стаж сотрудника с ЭТК можно несколькими способами — как работодателю, так и самому сотруднику. Ниже, подробный пошаговый алгоритм.
Способ 1: Запрос от работодателя через личный кабинет ПФР
Это основной и официальный способ для работодателя. Для этого необходимо:
- Убедится, что у организации есть учётная запись в ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) и доступ к личному кабинету работодателя на сайте ПФР (https://cabinets.pfrf.ru).
- Войти в личный кабинет с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
- Перейти в раздел «Электронные трудовые книжки».
- Ввести СНИЛС нового сотрудника и нажать «Поиск».
- Система выведет полную историю трудовой деятельности: даты трудоустройства и увольнения, наименования организаций, должности, а также общий стаж в годах и месяцах.
Важно: Работодатель может запросить информацию только по СНИЛС сотрудника, и только после получения его письменного согласия на обработку персональных данных (ст. 88 ТК РФ).
Способ 2: Сотрудник предоставляет выписку из ЭТК
Сотрудник сам может получить выписку из своей электронной трудовой книжки любым из следующих способов:
- Через личный кабинет на сайте ПФР — войти по ЕСИА, перейти в раздел «Электронная трудовая книжка» и скачать PDF-выписку.
- Через портал Госуслуги — в разделе «Пенсии, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
- В отделении ПФР — написать заявление и получить выписку на руки или на электронную почту.
- Через МФЦ, подать заявление на получение выписки.
Выписка содержит:
- ФИО, СНИЛС
- Список всех мест работы с датами
- Общий страховой стаж (в годах и месяцах)
- Сведения о периоде работы до 2020 года (если были внесены в бумажную книжку и переданы в ПФР)
Работодатель может попросить сотрудника предоставить эту выписку при приёме на работу — это законно и достаточно для учёта стажа.
Способ 3: Проверка через сервис «Личный кабинет гражданина» на сайте ПФР
Если сотрудник уже зарегистрирован на портале ПФР, он может:
- Зайти на сайт https://es.pfrf.ru
- Авторизоваться через ЕСИА (Госуслуги)
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»
- Увидеть полную историю трудовой деятельности и общий стаж
Этот способ удобен для сотрудника, который хочет сам проверить, правильно ли учтён его стаж, особенно если он работал до 2020 года.
Что делать, если стаж не отображается в ЭТК?
Иногда возникают ситуации, когда периоды работы до 2020 года не переданы в электронную систему. Это может произойти, если:
- Бумажная трудовая книжка не была передана в ПФР работодателем;
- Работодатель не вёл учёт в электронном виде;
- Сотрудник не подавал заявление о передаче данных из бумажной книжки.
Что делать в таком случае?
- Сотрудник должен предоставить оригинал бумажной трудовой книжки (если она есть) работодателю.
- Работодатель вносит сведения из бумажной книжки в ЭТК через личный кабинет ПФР — это можно сделать до 30 июня 2026 года (согласно переходному периоду).
- Если бумажная книжка утеряна — сотрудник должен обратиться в ПФР с заявлением о восстановлении стажа, приложив копии приказов, справок, договоров, выписок из архивов и т.п.
Важно! Без подтверждённого стажа до 2020 года может быть уменьшен размер будущей пенсии. Поэтому работодатель обязан помочь сотруднику восстановить и внести все периоды работы.
Какие документы нужны при приёме на работу с ЭТК?
При приёме на работу с электронной трудовой книжкой работодателю требуются:
- Паспорт — для идентификации;
- СНИЛС — для доступа к данным в ПФР;
- Заявление о переходе на ЭТК (если сотрудник ранее имел бумажную книжку и хочет её сохранить — но в данном случае он её не имеет);
- Выписка из ЭТК (по желанию, но рекомендуется для проверки стажа);
- Документы об образовании, квалификации, наградах — по необходимости.
Не требуется: бумажная трудовая книжка, если сотрудник не подавал заявление о её сохранении.
Преимущества электронной трудовой книжки для работодателя
- Снижение рисков потери или порчи документов;
- Автоматическое обновление данных — не нужно вручную вносить изменения;
- Ускорение процессов при увольнении и оформлении пенсий;
- Снижение административной нагрузки на кадровую службу;
- Повышение прозрачности учёта стажа — меньше ошибок и споров.
Если у нового сотрудника только электронная трудовая книжка, то:
- Попросите его предоставить СНИЛС и выписку из ЭТК (можно запросить через Госуслуги или ПФР).
- Проверьте стаж в личном кабинете ПФР по СНИЛС — это самый надёжный способ.
- Если стаж не полный — запросите бумажную трудовую книжку (если она есть) и внесите данные в ЭТК.
- Зарегистрируйте сотрудника в системе ПФР как работодатель — это необходимо для дальнейшего формирования его стажа.
- Сохраняйте все документы и согласия на обработку персональных данных.
Электронная трудовая книжка — это не просто новая форма документа, а инструмент повышения прозрачности и справедливости в пенсионной системе. Правильно оформленный стаж, залог достойной пенсии для сотрудника и снижение рисков для работодателя.
Совет: Регулярно проверяйте стаж новых сотрудников через личный кабинет ПФР — это займёт 5 минут, но сэкономит вам месяцы будущих разбирательств.
📌 На 2026 год более 70% новых сотрудников в России уже имеют только электронные трудовые книжки. Узнавать стаж через ПФР — норма, а не исключение.