С 2020 года в России активно переходят на ведение трудовых книжек в электронном виде. Если ваш сотрудник работает с электронной трудовой книжкой (ЭТК), возникает логичный вопрос: как узнать его страховой стаж для расчета больничного? Ответ на этот вопрос критически важен, от стажа напрямую зависит размер пособия по временной нетрудоспособности.
Почему стаж важен для расчета больничного?
Согласно Федеральному закону № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», размер пособия по болезни зависит от:
- Продолжительности страхового стажа (не просто трудового, а именно страхового, с учетом периодов, за которые уплачивались страховые взносы в ФСС);
- Среднего заработка за последние 2 года;
- Наличия или отсутствия льготных условий (например, работа в районах Крайнего Севера).
Вот как рассчитывается процент от среднего заработка в зависимости от стажа:
- Менее 5 лет — 60% от среднего заработка;
- От 5 до 8 лет, 80%;
- 8 лет и более, 100%.
Таким образом, даже небольшая ошибка в определении стажа может привести к неправильному начислению пособия — и это может стать основанием для претензий со стороны сотрудника или проверки ФСС.
Где и как узнать страховой стаж при электронной трудовой книжке?
При электронной трудовой книжке все сведения о трудовой деятельности сотрудника хранятся в Информационной системе Единого портала персонифицированного учета (ЕПСУ), управляемой Пенсионным фондом России (ПФР). Доступ к этим данным есть у работодателя и у самого сотрудника.
Способ 1: Через личный кабинет сотрудника на сайте Госуслуг
Сотрудник может самостоятельно проверить свой страховой стаж через портал Госуслуги:
- Авторизуйтесь на сайте gosuslugi.ru (требуется подтвержденная учетная запись).
- Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы».
- Выберите «Запросить выписку о страховом стаже».
- Система автоматически сформирует выписку с указанием:
- Периодов работы;
- Наименования работодателей;
- Суммы начисленных страховых взносов;
- Общий страховой стаж в годах и месяцах.
- Выписку можно скачать в PDF или отправить на электронную почту.
Способ 2: Через личный кабинет работодателя на сайте ПФР
Работодатель имеет доступ к данным сотрудников через Личный кабинет работодателя на сайте ПФР:
- Зайдите на сайт cabinets.pfrf.ru (требуется квалифицированная электронная подпись — КЭП).
- Перейдите в раздел «Сведения о страховом стаже» → «Запрос сведений о стаже».
- Укажите СНИЛС сотрудника и период, за который нужны данные.
- Система выдаст детализированную выписку с указанием всех периодов трудовой деятельности, включая:
- Даты начала и окончания работы;
- Наименование работодателя;
- Периоды, засчитываемые в страховой стаж (включая службу в армии, уход за детьми, декрет и т.д.).
- Выписка доступна в формате PDF и может быть распечатана для бухгалтерии.
Способ 3: Через сервис «Работа в России» (портал Работа в России)
На портале trudvsem.ru (создан Минтрудом) также можно получить данные о трудовой деятельности:
- Сотрудник может войти через Госуслуги и посмотреть историю трудоустройства;
- Работодатель может использовать сервис для проверки стажа при приеме на работу — система автоматически сопоставляет данные из ЕПСУ.
Способ 4: Запрос в ПФР через форму 2-НДФЛ или справку 182н
Если сотрудник предоставляет вам справку о заработной плате (форма 182н) от предыдущего работодателя, в ней указаны периоды работы и суммы начисленных взносов. Однако:
- Эта справка не содержит полной картины стажа — только данные с одного места работы;
- Для полного расчета стажа необходимо объединить данные из всех источников.
Что включается в страховой стаж?
Не все периоды работы учитываются одинаково. В страховой стаж включаются:
- Периоды работы по трудовому договору;
- Государственная и муниципальная служба;
- Военная служба по призыву;
- Уход за ребенком до 1,5 лет (до 2020 года — до 3 лет);
- Уход за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или пожилым человеком старше 80 лет;
- Периоды получения пособия по безработице;
- Периоды обучения в вузе/ссузе при условии, что до этого были периоды работы с уплатой взносов;
- Периоды временной нетрудоспособности (если были уплачены взносы).
Важно: только те периоды, за которые работодатель уплачивал страховые взносы в ФСС и ПФР, засчитываются в страховой стаж.
Как правильно использовать данные для расчета больничного?
Алгоритм действий для бухгалтера:
- Получите СНИЛС сотрудника.
- Запросите выписку о страховом стаже через Личный кабинет работодателя на сайте ПФР (рекомендуемый способ).
- Сверьте данные с информацией, предоставленной сотрудником (если есть бумажные трудовые книжки от предыдущих мест работы — их данные также должны быть внесены в ЭТК).
- Определите общий страховой стаж (в годах и месяцах).
- Примените соответствующий процент (60%, 80% или 100%) при расчете пособия.
- Сохраните выписку из ПФР как приложение к бухгалтерской документации, это защитит вас от претензий ФСС.
Что делать, если стаж не отражается в ЭТК?
Иногда возникают ситуации, когда периоды работы не попали в электронную трудовую книжку — например, если предыдущий работодатель не передал данные в ПФР или был допущен технический сбой.
Решение:
- Сотрудник должен обратиться в ПФР с заявлением о внесении корректировок;
- Предоставить подтверждающие документы: трудовой договор, справку с предыдущего места работы, выписку из архива;
- ПФР внесет изменения в ЕПСУ, и данные появятся в ЭТК в течение 5–10 рабочих дней.
Важно: до внесения исправлений стаж не будет учтен при расчете больничного! Поэтому рекомендуется проверять стаж при приеме на работу, а не после оформления больничного.
С переходом на электронные трудовые книжки ответственность за точность расчета страхового стажа ложится на работодателя. Чтобы избежать ошибок:
- Обязательно запрашивайте СНИЛС при приеме на работу;
- Проверяйте стаж через Личный кабинет ПФР до оформления первого больничного;
- Объясняйте сотрудникам, как проверить свой стаж через Госуслуги — это снижает количество ошибок;
- Сохраняйте все выписки о стаже в архиве, это обязательное требование ФСС при проверках;
- Не полагайтесь только на слова сотрудника — даже если он говорит, что «работал 10 лет», проверяйте цифры официально.
Электронная трудовая книжка — это удобный и прозрачный инструмент. Но только при правильном использовании она помогает избежать ошибок в расчетах и защищает как сотрудника, так и работодателя.
Важно помнить: в 2026 году проверка стажа через ПФР — это не опция, а обязательное условие правильного расчета больничного пособия!