При приёме на новую работу часто возникает необходимость уточнить‚ какой тип трудовой книжки (бумажная или электронная) использовал кандидат на предыдущем месте. Это важно для корректного оформления кадровых документов‚ расчёта стажа и своевременного ведения учёта в Пенсионном фонде РФ. Ниже – пошаговое руководство‚ как получить эту информацию законным и этичным способом.
Почему важно знать тип трудовой книжки
- Кадровое оформление. При приёме на работу необходимо заполнить форму Т‑2 (или Т‑2а) и указать‚ есть ли у сотрудника электронная трудовая книжка (ЭТК).
- Расчёт стажа. Если у работника есть ЭТК‚ стаж учитывается в электронном виде в системе ПФР; при бумажной книжке – вручную.
- Социальные выплаты и пенсия. Неправильный учёт типа книжки может привести к ошибкам в начислении пособий по временной нетрудоспособности‚ декретным выплатам и пенсии.
- Защита прав работника. Сотрудник имеет право на конфиденциальность своих данных‚ поэтому запрос должен осуществляться в рамках законодательства.
Законодательная база
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение трудовой деятельности и учёт стажа.
- Федеральный закон № 27‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» – устанавливает порядок предоставления сведения о трудовой деятельности.
- Приказ Минтруда России от № 697н – описывает порядок ведения электронных трудовых книжек.
- Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – ограничивает доступ к личным данным без согласия субъекта.
Согласно этим нормам‚ employer может запросить информацию о типе трудовой книжки только с согласия работника или в рамках официального запроса в государственные органы (ПФР‚ ФСС).
Способы узнать тип трудовой книжки на предыдущем месте
Запрос у самого кандидата (наиболее простой и законный способ)
При собеседовании или при заполнении анкеты кандидата можно включить вопрос:
«Укажите‚ пожалуйста‚ какой тип трудовой книжки у вас был на последнем месте работы: бумажная или электронная?»
Если кандидат отвечает честно‚ вы получаете точную информацию без нарушения закона.
Запрос у предыдущего работодателя (с согласия кандидата)
- Получите письменное согласие кандидата на запрос сведений о его трудовой деятельности у бывшего работодателя.
- Направьте официальный запрос на имя руководителя или кадровой службы предыдущей организации. В запросе укажите:
- ФИО кандидата;
- Дата рождения;
- Период работы у них (если известен);
- Цель запроса (подтверждение типа трудовой книжки для оформления на новую работу).
- Предыдущий работодатель обязан предоставить справку о трудовой деятельности‚ в которой указывается‚ велась ли электронная трудовая книжка или бумажная.
Срок ответа – не более 30 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Запрос в Пенсионный фонд РФ (через Госуслуги или лично)
Если кандидат даёт согласие‚ вы можете запросить выписку из его индивидуального лицевого счета (ИЛС) в ПФР. В выписке отражается:
- Наличие записей о трудовой деятельности;
- Форма ведения трудовой книжки (ЭТК или бумажная) за каждый период.
Как оформить запрос:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуги.
- Выберите услугу «Получение сведений из индивидуального лицевого счета» (раздел «Пенсии‚ пособия и льготы»).
- Укажите ФИО‚ СНИЛС и период‚ за который нужна выписка.
- Получите документ в электронном виде (PDF) и проверьте пометку о типе трудовой книжки.
Запрос можно также подать лично в клиентскую службу ПФР или через МФЦ.
Запрос в Социальный фонд России (ФСС) – для больничных и декретных выплат
Если важно подтвердить‚ какие выплаты производились по больничным листам или декрету‚ можно запросить справку из ФСС. В справке указывается‚ были ли выплаты оформлены через электронную систему (что косвенно подтверждает наличие ЭТК).
Использование внутренних систем компании (если вы уже работаете в организации)
Если кандидат ранее работал в вашей же компании (например‚ в другом филиале или подразделении)‚ то в кадровой системе (1C:ЗУП‚ SAP‚ «Галактика» и т.д.) можно посмотреть историю его трудовой книжки. Доступ к таким данным имеют только уполномоченные сотрудники отдела кадров и службы безопасности.
Что делать‚ если информация недоступна
- Если кандидат отказывается давать согласие на запрос‚ вы можете принять его слово на веру‚ но тогда рекомендуется:
- Сделать пометку в личном деле о том‚ что сведения о типе трудовой книжки предоставлены сотрудником самостоятельно;
- При первой возможности уточнить информацию через ПФР (запрос выписки из ИЛС) – это не требует согласия работника‚ если запрос делается в рамках исполнения законодательных обязательств (например‚ для начисления страховых взносов).
- При отсутствии сведений о предыдущей работе (например‚ у кандидата нет трудовой стажи) оформляйте трудовую книжку с нуля‚ указывая дату приёма на текущую работу как начало трудовой деятельности.
Рекомендации по оформлению запросов
- Всегда оформляйте запрос в письменном виде (email с подтверждением получения или официальное письмо на бланке организации).
- Указывайте реквизиты организации‑запрашивающей и получателя‚ дату‚ номер исходящего документа.
- Прикладывайте копию согласия кандидата (если требуется).
- Храните ответы и полученные справки в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).
- Соблюдайте конфиденциальность: доступ к полученным сведениям имеют только сотрудники отдела кадров и бухгалтерии‚ ответственные за начисление выплат.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли узнать тип трудовой книжки без согласия работника?
Да‚ но только в ограниченных случаях: запрос в ПФР о выписке из ИЛС допустим без согласия‚ если запрос связан с исполнением законодательных обязательств работодателя (начисление страховых взносов‚ расчёт пособий). Для получения справки от предыдущего работодателя согласие обязательно.
Какой срок хранения справки о типе трудовой книжки?
Справка хранится в личном деле сотрудника вместе с другими кадровыми документами. Срок хранения – 50 лет после увольнения (ст. 82 ТК РФ).
Что делать‚ если предыдущий работодатель ликвидирован?
В этом случае запрос направляется в архив организации (если он существует) или в территориальный орган управления архивами. Если архив недоступен‚ можно полагаться на выписку из ИЛС в ПФР.
Есть ли разница в оформлении при приёме на работу впервые?
При первом трудоустройстве у гражданина нет предыдущей трудовой книжки. В этом случае оформляется новая книжка (бумажная или электронная) с датой приёма как начало трудовой деятельности.
Как проверить‚ что электронная трудовая книжка действительно ведётся?
В выписке из ИЛС ПФР будет отметка «Электронная трудовая книжка ведётся с …». Также можно запросить выписку из личного кабинета на портале «Госуслуги» – там отражаются все записи ЭТК.
Узнать‚ какую трудовую книжку использовал работник на предыдущем месте‚ можно несколькими законными способами: непосредственный запрос у кандидата‚ запрос у бывшего работодателя (с его согласием)‚ получение выписки из индивидуального лицевого счета в Пенсионном фонде РФ или обращение в ФСС. Главное – соблюдать требования законодательства о защите персональных данных и оформлять все запросы документально. Это обеспечит корректное кадровое оформление‚ точный расчёт стажа и своевременное начисление социальных выплат.
Следуя представленным рекомендациям‚ вы сможете избежать ошибок при приёме на работу и гарантировать соблюдение прав как работника‚ так и работодателя.