В условиях современного рынка труда дистанционная работа и удаленные сотрудники стали привычной реальностью․ Нередко головной офис компании находится в одном городе, а работник трудится и проживает в другом․ Ситуация не вызывает сложностей, пока дело не доходит до увольнения и возврата бумажной трудовой книжки․ Как работодателю соблюсти закон, если сотрудник находится за сотни километров? Разберемся во всех нюансах этой процедуры․
Главное правило: работник не обязан ехать за документом
Самое важное, что должен помнить каждый работодатель: работник не обязан ехать за трудовой книжкой в другой город за свой счет․ Обязанность по обеспечению выдачи трудовой книжки в день увольнения полностью лежит на работодателе․ Если отдел кадров находится в Москве, а увольняемый сотрудник — во Владивостоке, именно компания должна найти законный способ передать документ владельцу․
В противном случае, если работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за отсутствия трудовой книжки, суд взыщет с работодателя не полученный работником заработок за весь период задержки выдачи документа (в соответствии со ст․ 234 ТК РФ)․
Законные способы передачи трудовой книжки
Трудовой кодекс РФ и подзаконные акты предусматривают несколько легальных вариантов передачи документа на расстоянии․
Отправка трудовой книжки почтой
Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается, но только с его письменного согласия․ Работодатель не имеет права просто так отправить документ ценным письмом — это нарушение․
Как оформить отправку почтой:
- Получение согласия: В отдел кадров вместе с заявлением на увольнение должно попасть отдельное заявление на пересылку трудовой книжки почтой․ В нем сотрудник указывает точный адрес для отправки․
- Отправка: Документ следует отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения․ Это позволит работодателю доказать факт отправки и получения документа работником․
Важно: Со дня направления работнику уведомления (или получения от него заявления на пересылку) работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Выдача трудовой книжки по доверенности
Если сотрудник не хочет ждать пересылки почтой, он может поручить забрать документ своему представителю․ Для этого законом предусмотрено право выдачи трудовой книжки по доверенности при увольнении․
Требования к доверенности:
- Она должна быть правильно составлена․
- Обязательно нотариально заверена․
- В доверенности должны быть четко прописаны полномочия представителя на получение именно трудовой книжки (а не просто корреспонденции)․
Передача через обособленное подразделение (филиал)
Если компания имеет филиал или представительство в городе, где проживает увольняющийся сотрудник, работодатель обязан обеспечить выдачу работнику трудовой книжки в день увольнения по месту его работы (через этот филиал)․ Внутренняя пересылка документа между отделениями компании — это проблема работодателя, а не работника․
Если работник не забрал трудовую книжку сразу
Часто бывает так: сотрудник уволился, за документом не явился, согласие на пересылку не дал․ Что делать кадровику?
- В день увольнения необходимо направить работнику уведомление о необходимости явится за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте․
- С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку․
- Если работник обратился позже, работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня письменного обращения работника, не получившего трудовую книжку после увольнения․
Что делать, если трудовая книжка утеряна при пересылке?
К сожалению, почта иногда теряет отправления․ В случае утери трудовой книжки работодателем (в т․ч․ по вине почтового оператора, так как отправитель, работодатель), работник должен обратиться к работодателю с требованием выдать дубликат․ Работодатель, в свою очередь, обязан предоставить дубликат в течение 15 рабочих дней․
Специфика дистанционных работников
Для дистанционных сотрудников процедура имеет свои особенности:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Напомним, что «электронная трудовая книжка», это неофициальное название․ В законе говорится о сведениях о трудовой деятельности, и в кадровых документах нужно писать именно так․ При наличии ЭТК проблема пересылки бумажного бланка отпадает сама собой․
- Бумажная книжка дистанционщика: Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко․ При увольнении она возвращается ему также по почте с его согласия․
- При увольнении дистанционщика работодателю следует принять от него соответствующее заявление на пересылку и представить в территориальный орган ПФР отчет по форме СЗВ-ТД в установленном порядке․
Журнал учета трудовых книжек
Организация имеет офис в одном городе, а сотрудники работают дистанционно из разных городов․ При наличии бумажной трудовой книжки работодатель обязан вносить данные в журнал учета трудовых книжек․ Если книжка хранится у работодателя, она должна быть учтена․ При отправке документа почтой в журнале ставится соответствующая отметка с указанием даты отправки и реквизитов почтового отправления․
Резюме
Выдача трудовой книжки в другом городе — процесс, требующий строгого соблюдения формальностей․ Главное для работодателя — не заставлять сотрудника ехать за документом, а предложить варианты дистанционного получения (почта или доверенность)․ Главное для работника — вовремя написать заявление о согласии на пересылку или оформить доверенность, чтобы не остаться без важного документа на руках․