Сегодня 11:48:53 (). В данной статье подробно рассматривается, как правильно вернуть трудовую книжку уволенному сотруднику в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами, какие сроки установлены, что делать, если работник не может лично получить документ, и как избежать выплаты компенсации за задержку.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 84.1, ст. 84.2;
• Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• ФЗ № 152 «О персональных данных» – требования к защите сведений, содержащихся в трудовой книжке;
• Разъяснения КонсультантПлюс, ГАРАНТ и Онлайн Инспекция (см. источники внизу статьи).

Основные положения о выдаче (возврате) трудовой книжки

Когда выдаётся трудовая книжка?

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки или предоставить сведения о трудовой деятельности (в виде справки).

Срок выдачи

Обычный срок – последний рабочий день уволенного сотрудника. Если по какой‑то причине книжка не была выдана в этот день, работодатель должен:

1. Составить акт о невозможности вручения документа (кадровик);
2. Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку почтой;
3. После получения согласия – отправить трудовую книжку заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Что делать, если работник не может лично забрать документ?

Если сотрудник по состоянию здоровья, месту проживания или другим обстоятельствам не может явиться за трудовой книжкой, работодатель обязан:

• Известить его письменно (заказным письмом, электронной почтой с подтверждением получения или SMS с запросом подтверждения);
• Предложить два варианта: личное получение или отправка почтой;
• Получить согласие работника на выбранный способ получения (согласие фиксируется в письменной форме).

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

Невыдача трудовой книжки в установленный срок влечёт материальную ответственность работодателя:

• Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и судебной практике, работник имеет право требовать компенсацию за неполученный заработок за каждый день задержки (средний дневной заработок × количество дней задержки);
• Кроме того, возможен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) – от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций.

Особенности электронных трудовых книжек

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако многие работники сохраняют бумажный носитель по личным предпочтениям. В этом случае:

• Если у сотрудника есть zarówno бумажная, так и электронная книжка, работодатель выдаёт бумажный оригинал (или его копию, если оригинал утерян) в последний рабочий день;
• Электронные сведения передаются в ПФР (СФР) автоматически; работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Практический алгоритм для кадровой службы

1. Подготовка к дню увольнения: проверить наличие трудовой книжки, внести запись об увольнении (ст. 66 ТК РФ), поставить печать организации на первой странице (или вкладыше) согласно п. 35 Постановления № 225.
2. В день увольнения: вручить трудовую книжку сотруднику под расписку в журнале учета выдачи/приема трудовых книжек.
3. Если вручение невозможно: составить акт, направить уведомление, дождаться согласия на отправку.
4. Отправка почтой: использовать заказное письмо с описью и уведомлением о вручении; сохранить копию описи и квитанцию о отправке.
5. После получения подтверждения: сделать запись в журнале о дате получения документа работником (или о дате отправки, если работник отказался от получения).

Образец заявления на возврат трудовой книжки по почте

Ниже представлен типовой бланк, который работник может направить работодателю, если книжка не была выдана при увольнении.

[ФИО работника]
[адрес проживания]
[контактный телефон]
[ e‑mail ]

«___» __________ 2026 г.

Наименование организации
Адрес организации
ИНН/КПП

Заявление
о выдаче трудовой книжки по почте

Я, _______________________ (ФИО), работавший(ая) в вашей организации с «___» __________ 20__ г. по «___» __________ 20__ г. в должности _______________________,
прошу выдать мне трудовую книжку (оригинал/копию) и отправить её заказным письмом с описью вложения на мой адрес:
_____________________________ (полный почтовый адрес).

Согласен(на) на оплату почтовых расходов за счёт получателя.
Подпись ___________________ / _____________________/
Дата «___» __________ 2026 г.

После получения заявления работодатель обязан в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ) отправить трудовую книжку указанным способом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать трудовую книжку позже последнего рабочего дня?

Да, но только после получения согласия работника на задержку и с обязательной выплатой компенсации за каждый день задержки.

Что делать, если работник отказался принимать трудовую книжку почтой?

Работодатель должен зафиксировать отказ (акт о невозможности вручения) и хранить документ в личном деле сотрудника. При последующем запросе работника книжка выдаётся по его требованию.

Нужно ли ставить печать на трудовой книжке при выдаче?

Да, согласно п. 35 Постановления № 225, печать ставится на первой странице трудовой книжки (или вкладыше) при каждом внесении записи, включая запись об увольнении.

Как быть, если трудовая книжка утеряна?

Работодатель выдаёт справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) и направляет запрос в СФР о восстановлении электронной трудовой книжки.

• Строго соблюдайте срок выдачи трудовой книжки – последний рабочий день уволенного сотрудника.
• При невозможности личной выдачи оформляйте акт и направляйте письменное уведомление с предложением получения почтой.
• Получайте письменное согласие работника на выбранный способ получения; это защитит вас от претензий и штрафов.
• В случае задержки выплачивайте компенсацию за неполученный заработок – это минимизирует риски судебных споров.
• Храните все подтверждающие документы (акты, уведомления, квитанции о отправке) в личном деле сотрудника не менее 50 лет.
• При переходе на электронные трудовые книжки не забывайте о бумажном варианте, если работник настаивает на его получении.

Соблюдение указанных правил позволит избежать штрафов, компенсационных выплат и поддержит репутацию организации как ответственного работодателя.

Источники: Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 225 от , разъяснения КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Онлайн Инспекция, материалы судебной практики (2023‑2026 гг.).