В 2026 году многие работники всё ещё предпочитают пользоваться бумажной трудовой книжкой. Это удобно, прозрачно и позволяет избежать недоразумений при смене работы. Ниже – подробный гид, как правильно оформить и вести бумажный документ.
Почему стоит оставить бумажную трудовую книжку?
- Прозрачность записей. Бумажный документ легко проверить в любой момент.
- Отсутствие зависимости от ИТ‑систем. Не рискуете потерять данные из‑за сбоя сервера.
- Удобство при переводе на новую должность. В книжке сразу виден весь трудовой путь.
Что говорит закон?
Согласно КонсультантПлюс, 2026, работодатель имеет право самостоятельно вести трудовые книжки в бумажном виде. При этом:
- Записи в книжке делаются в соответствии с Трудовым кодексом.
- Если работник отказался от бумажной формы, работодатель может оформить электронный эквивалент, но при желании сотрудника бумажный вариант сохраняется.
Как оформить трудовую книжку впервые в 2026 году?
Первый шаг – подготовить правильный бланк. В 2026 году используются специальные формы, утверждённые Министерством труда. Они доступны в типовых образцах, которые можно скачать с официального сайта.
Шаги оформления
- Получение бланка. Закажите форму в типографии или у лицензированного поставщика.
- Заполнение паспортных данных. ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные.
- Указание сведения о предыдущей работе. Внесите сведения о предыдущих местах труда, даты начала и окончания.
- Подпись сторон. Работодатель и сотрудник подписывают документ.
После этого книжка считается официально открытой.
Как правильно вести бумажную трудовую книжку?
Ведение документа подразумевает регулярные записи о каждом событии, связанном с трудовыми отношениями.
Основные сведения, которые нужно фиксировать
- Дата начала работы.
- Должность и подразделение.
- Трудовое положение (схема, ставка, оклад).
- Сведения о повышении, переводе, отпуске.
- Сведения о расторжении трудового договора.
Как отразить перевод на новую должность
Пример записи:
21 мар. 2026 г. – Перевод сотрудника Иванова И.И; на должность Менеджер по продажам в отдел Отдел B.
Запись делается в соответствующей колонке «Переводы и изменения».
Как оформить запись об увольнении по собственному желанию?
Если сотрудник решает уволиться, в книжке указываются:
- Дата подачи заявления.
- Дата последнего рабочего дня.
- Причина увольнения (по собственному желанию).
- Подписи сторон.
Важно отметить, что после увольнения в книжке остаются все предыдущие записи – они не стираются.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли продлить срок действия бумажной книжки? Да, при необходимости её можно продлить, оформив новый экземпляр.
- Нужна ли подпись работодателя при каждом изменении? Да, каждая запись должна быть подписана обеими сторонами.
- Что делать, если в книжке допущена ошибка? Ошибку следует исправить с указанием даты исправления и подписей обеих сторон.
Бумажная трудовая книжка остаётся актуальным инструментом для документального фиксирования трудовых отношений. Она обеспечивает:
- Полную прозрачность.
- Надежность хранения данных.
- Удобство при переходе в новую организацию.
Если вы хотите оставить бумажную форму, следуйте рекомендациям выше – и ваш трудовый путь будет документирован без лишних хлопот.