С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ, который обязывает работодателей вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Электронная трудовая книжка хранится в информационной базе Социального фонда России (СФР) и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете страхователя на сайте СФР.

Основные понятия

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой набор сведений о трудовой деятельности гражданина с 2020 года.
• Форма ЕФС-1 – отчёт, который работодатель подаёт в СФР для внесения или обновления данных в ЭТК.
• Форма СТД-Р – справка о трудовой деятельности, выдаваемая работником при увольнении или переходе к другому работодателю (содержит информацию только о периоде работы в текущей организации).

Кто отвечает за ввод данных?

Внесение сведений в ЭТК осуществляет работодатель (или уполномоченное лицо – специалист кадрового обеспечения, бухгалтер, ответственный за КЭДО). Работник сам не может редактировать свою книжку; он может только запросить выписку или форму СТД-Р.

Пошаговая инструкция по внесению данных в ЭТК

1. Определите тип события, которое нужно отразить:
   • приём на работу;
   • перевод на другую должность (внутри организации);
   • изменение условий труда (например, изменение оклада, графика);
   • увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
   • награждение, применение дисциплинарного взыскания;
   • другие значимые изменения (например, выход на больничный, декретный отпуск).
2. Подготовьте необходимые документы:
   • трудовой договор (или дополнительное соглашение);
   • приказ о приёме, переводе, увольнении и т.п.;
   • личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
   • реквизиты организации (ИНН, КПП, наименование).
3. Заполните форму ЕФС-1:
   • В разделе «Сведения о работнике» укажите ФИО, СНИЛС, дату рождения.
   • В разделе «Сведения о работодателе» укажите наименование организации, ИНН, КПП.
   • В разделе «Сведения о трудовой деятельности» отразите:
     • дата события (приём, перевод, увольнение и т.д.);
     • наименование должности (по профессии, специальности);
     • вид трудовой деятельности (основная работа, совместительство, государственная служба и т.д.);
     • основание (номер и дата приказа);
     • примечание (например, «перевод на другую должность в связи с реорганизацией»).

   Форму ЕФС-1 можно заполнить:

   • в личном кабинете страхователя на сайте СФР (fr.gov.ru);
   • через специализированные сервисы КЭДО (Контур.Экстерн, СБИС, 1С:ЭДО и др.);
   • в бухгалтерской программе, если она поддерживает формирование ЕФС-1.
4. Отправьте форму в СФР:
   • После заполнения проверьте корректность данных (особенно СНИЛС и даты).
   • Подпишите документ электронной подписью работодателя (УКЭП).
   • Отправьте в СФР через личный кабинет страхователя или через оператора ЭДО.
5. Получите подтверждение от СФР:
   • В ответ приходит извещение о принятии формы ЕФС-1 (обычно в течение 1‑3 рабочих дней).
   • При ошибке СФР направляет уведомление о необходимости исправления – в этом случае исправьте форму и отправьте повторно.
6. Сообщите сотруднику:
   • Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги (раздел «Справки и выписки → Работа и пенсия → Выписка из электронной трудовой книжки»).
   • При увольнении сотрудник получает форму СТД-Р, которую можно распечатать и предъявить новому работодателю.

Особенности внесения данных в 2026 году

С 1 января 2026 года завершается переходный период на полностью электронный учёт трудовой деятельности. Это означает:

• Все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде (форма ЕФС-1 обязательна).
• Если сотрудник сохраняет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вести двойное ведение: одновременно вносить данные в ЭТК и делать записи в бумажную книжку.
• Штрафы за несвоевременную или недостоверную подачу формы ЕФС-1 увеличились до 50 000 рублей за каждое нарушение (ст. 15.25 КоАП РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить данные в ЭТК задним числом?

Да, если событие произошло ранее, но не было отражено из‑за ошибки. В форме ЕФС-1 указывается фактическая дата события, а в поле «Примечание» делается уточнение о корректировке.

Нужно ли подавать отдельную форму ЕФС-1 для каждого приказа?

Да, каждое кадровое событие (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.) оформляется отдельной формой ЕФС-1.

Как проверить, что данные успешно попали в ЭТК?

Запросите выписку из электронной трудовой книжки на портале Госуслуги или в личном кабинете СФР. В выписке будут отражены все принятые формы ЕФС-1.

Что делать, если сотрудник потерял доступ к личному кабинету Госуслуг?

Сотрудник может восстановить доступ через стандартную процедуру восстановления пароля или обратиться в МФЦ. Альтернативно – получить выписку через работодателя (форму СТД-Р) или непосредственно в СФР.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуги – gosuslugi.ru (раздел «Справки и выписки → Работа и пенсия»).
• Социальный фонд России – fr.gov.ru (личный кабинет страхователя, инструкции по заполнению ЕФС-1).
• Контур.Экстерн – kontur.ru (готовые шаблоны ЕФС-1 и СТД-Р).
• СБИС – sbis.ru (курсы по КЭДО и ведению ЭТК).
• 1С:ЭДО – 1c.ru (формирование и отправка отчётов в СФР).

Внесение данных в электронную трудовую книжку – это обязательная процедура для каждого работодателя, которая обеспечивает прозрачность трудовой деятельности, защищает права сотрудников и упрощает взаимодействие с государственными фондами. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя актуальные формы ЕФС-1 и СТД-Р, а также проверяя данные через личный кабинет СФР или Госуслуг, вы сможете избежать ошибок и штрафов, а ваши сотрудники получат надёжный и доступный документ о своей трудовой биографии.