В 2026 году трудовая книжка и вкладыши к ней по‑прежнему оформляются только в бумажном виде. Министерство труда и социальной защиты РФ подчёркивает‚ что вести учёт движения этих документов необходимо в специальной книге (журнале) учёта трудовых книжек и вкладышей. Ниже – подробный гид по правилам учёта‚ оформления и выдачи.
Что требуется вести в организации
Постановление Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. (приложение 3) определяет форму книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей. На практике:
- Вести одну книгу (журнал) – книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
- В неё вносятся все сведения о выдаче‚ возврате‚ замене и выбытии книжек.
- Форма книги разрабатывается работодателем самостоятельно‚ но должна соответствовать требованиям Порядка 320н.
Электронный учёт не допускается – все записи должны быть сделаны в бумажном виде.
Основные разделы книги
- Номер страницы и номер записи.
- ФИО сотрудника.
- Номер и дата выдачи первой (или новой) трудовой книжки.
- Номер и дата выдачи вкладыша (если он заменяет страницу).
- Причина выдачи/замены (трудоустройство‚ увольнение‚ потеря и т.п.).
- Подпись ответственного лица.
Как правильно оформить выдачу
Выдача трудовых книжек и вкладышей оформляется в соответствии с образцом заявления о выдаче трудовой книжки на руки‚ который доступен в системе «КонсультантПлюс».
- Кому выдаётся: каждому новому сотруднику – сразу при приёме; каждому действующему работнику – при замене (например‚ после потери).
- На руки выдавать можно только в случае‚ когда сотрудник не собирается увольняться.
- Если в книге закончились свободные строки‚ оформляют вкладыш – отдельный документ‚ который фиксируется в журнале.
Пример заполнения записи
№ п/п | ФИО | Дата выдачи | № книжки | Причина выдачи | Подпись -------------------------------------------------------------------------------- 1 | Иванов Иван И.И. | | 0012345 | Приём на работу| С. Петрова 2 | Петрова С.С. | | 0012346 | Замена (страница 12 из 12) | С. Петрова
Как вести журнал учёта
По правилам 2026 года:
- Журнал (или книга) может быть оформлен в любой удобной форме‚ но должен содержать обязательные реквизиты‚ перечисленные в пункте 40 Порядка 320н.
- Форма журнала разрабатывается самостоятельно‚ однако она должна быть утверждена руководителем организации.
- Вести журнал необходимо в бумажном виде и хранить не менее 5 лет.
Для упрощения работы многие компании используют готовые шаблоны в формате .xls или .docx. Их можно приобрести в каталогах типовых документов (например‚ КД‑01‚ 32‑лист А4).
Вкладыш в трудовые книжки
Если в оригинальной книжке закончились свободные строки‚ в неё вставляют вкладыш. Он оформляется как отдельный документ и фиксируется в журнале.
Как оформить вкладыш
- На листе указывается номер записи в журнале.
- Вкладка указывает дату выдачи‚ номер новой страницы и причину замены.
- В конце вкладыша ставится подпись ответственного лица.
Пример оформления вкладыша (2026 год):
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ № записи: 57 ФИО: Сидорова А.В. Дата выдачи: Причина: заменена страница 12 (исчерпана) Подпись: И. Козлов
Как правильно вести учёт выбытия
Если сотрудник увольняется‚ в журнале вносится запись о выбытии трудовой книжки:
- Указывается дата увольнения.
- Указывается номер и дата выдачи книжки (если она была возвращена).
- Сотрудник получает копию записи для личного пользования.
После выбытия книжка может быть отправлена в архив организации или передана самому сотруднику‚ если это предусмотрено внутренними нормативными актами.
Частые ошибки и как их избежать
- Опечатки в датах – проверяйте каждый ввод.
- Отсутствие подписи – каждая запись должна быть подписана ответственным лицом.
- Неучтённые вкладыши – фиксируйте каждый вкладыш в журнале.
- Хранение в электронном виде – документы должны быть в бумажном виде.
Где взять готовые формы
Для удобства работы в организации можно приобрести готовые книги (журналы) регистрации и учёта движения трудовых книжек и вкладышей в каталоге типовых документов. Примеры:
- Книга 32 листа А4 КД‑01 в линейку на скрепке блок офсет (обложка – картон).
- Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей (скачать в .xls).
Эти материалы уже учитывают требования Минтруда и позволяют сразу приступить к учёту.
Учёт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей – обязательный процесс‚ регулируемый законодательством. Главное правило: все записи делаются в бумажном журнале‚ формы оформляются самостоятельно‚ но в соответствии с Порядком 320н. Правильное оформление и своевременное ведение журнала помогут избежать штрафов и упростят работу отдела кадров.
Если у вас возникнут вопросы по конкретному оформлению или нужны примеры заполнения‚ обратитесь к специалисту по кадровому документообороту или используйте готовые шаблоны‚ доступные в открытых источниках.