Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный бланк, который используется, когда в основной книжке закончились чистые страницы (разделы Сведения о работе или Сведения о награждении)․ Правильное оформление и вшивание вкладыша – важный момент в документообороте кадровой службы․ Ниже представлен полный гайд, включающий требования к форме, порядок заполнения, примеры оформления и ответы на типовые вопросы․

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный лист (или несколько листов), оформленный в едином стиле, который вшивается в трудовую книжку и используется для внесения сведений, не помещающихся на обычных страницах․ В него заносятся:

• изменения в данных сотрудника (фамилия, имя, должность, уровень образования);
• дополнительные сведения о трудовой деятельности (дополнительные места работы, периоды, премии);
• информацию о наградах, поощрениях и прочих событиях․

Вкладка оформляется в том же стиле, что и основной лист, и оканчивается штампом «Выдан вкладыш в трудовую книжку»․

Как правильно подготовить вкладыш к вшиванию

Проверка формы и соответствия

Перед тем как приступить к заполнению, кадровый специалист обязан убедиться, что используемый вкладыш соответствует утвержденной форме (Постановление Правительства РФ от N 225)․

1. Проверьте, что вкладыш имеет ту же типографику, шрифты и расположение полей, что и основная трудовая книжка․
2. Убедитесь, что в документе присутствует место для подписи сотрудника и печати организации․

Сбор необходимых данных

Вкладыш заполняется только актуальными данными, которые на момент оформления действительно верны․ К ним относятся:

• ФИО (полностью, без сокращений);
• Дата рождения;
• Место работы (при наличии нескольких мест);
• Уровень образования и специальность;
• Дата начала работы в текущем месте;
• Сведения о наградах, премиях, повышениях;
• Дата выдачи вкладыша․

Пример заполнения ьного листа

Ниже – типовое оформление ьного листа вкладыша (образец 2019‑2024 гг․)․

Трудовая книжка
ВКЛАДЫШ
(наименование организации)

Внизу листа размещается строка:

Выдан вкладыш в трудовую книжку – дата – подпись ответственного – печать организации

Порядок вшивания вкладыша в трудовую книжку

Подготовка книжки

Откройте нужный раздел (обычно Сведения о работе или Сведения о награждении)․

Убедитесь, что страницы полностью заполнены․

При необходимости удалите (вырвите) уже использованные листы, чтобы не было «пустых» страниц между вкладышем и основной частью․

Вставка листа

Вкладыш обычно вшивается в конец соответствующего раздела․ При этом:

• Лист вкладыша должен быть отцентрирован относительно уже имеющихся страниц․
• Для вшивания используется клей-картридж или клей-лента, которые не повреждают страницы․
• После вшивания проверьте, чтобы лист не смещался и не складывался․

Нанесение штампа

После того как вкладыш вшит, на ьном листе вкладыша ставится штамп:

«Выдан вкладыш в трудовую книжку»

Штамп проставляется ответственным сотрудником (кадровым работником) и заверяется подписью․ Штамп должен быть четким, без разводов․

Как оформить запись о выдаче вкладыша

Запись о выдаче вкладыша вносится в основную трудовую книжку в соответствующем месте․ Пример оформления:

Выдан вкладыш в трудовую книжку
Подпись: _______________________
Печать: _______________________

Эта запись фиксирует факт вставки вкладыша и служит подтверждением того, что документ был официально оформлен․

Частые вопросы и их решения

Что делать, если запись о работе попала не в тот раздел?

Если запись о работе (например, сведения о предыдущем месте работы) оказалась в разделе Сведения о награждении, её следует перенести в правильный раздел․ Для этого:

• Вырежьте листок с ошибочной записи (не удаляйте полностью, а аккуратно отрежьте)․
• Вставьте его в нужный раздел, соблюдая порядок нумерации․
• После перемещения сделайте отметку о переносе в соответствующей колонке․

Как поступить при смене фамилии сотрудника?

При изменении фамилии (например, по причине брака) оформляеться новый вкладыш, в котором указываются обновленные данные․ При этом:

• В старую трудовую книжку вносится отметка о смене фамилии (дата, подпись, печать)․
• Новый вкладыш оформляется по той же схеме, что и обычный․
• В штампе указывается «Выдан вкладыш в трудовую книжку (смена фамилии)»․

Что делать, если вкладыш уже заполнен, но страница в книжке еще не закончена?

Если вкладыш полностью заполнен, но в книжке еще есть свободные страницы, то:

• Не вшивайте дополнительный лист, а продолжайте заполнять текущий раздел․
• Только когда текущий раздел полностью заполнен, вшивается новый вкладыш․

Вкладыш в трудовую книжку – важный инструмент для хранения дополнительной информации о сотрудниках․ Правильное оформление включает:

1. Проверку соответствия формы;
2. Заполнение только актуальными данными;
3. Вшивание листа в соответствующий раздел;
4. Нанесение штампа «Выдан вкладыш в трудовую книжку»;
5. Внесение записи о выдаче в основной документ․

Соблюдая эти шаги, вы гарантируете соответствие Трудового кодекса РФ и избежите проблем при проверках трудовой инспекции․

---

Полезные ссылки:

• Постановление Правительства РФ от N 225 – образец формы трудовой книжки;
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 – требования к оформлению вкладышей;
• КонсультантПлюс – образцы штампов и записей․