С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2020 года, у работодателей и сотрудников появились новые обязанности и возможности по ведению и обновлению информации о трудовом стаже. В этой статье мы подробно рассмотрим, где и как вносить данные о стаже из бумажной трудовой книжки в электронные системы учета.
Почему это важно?
Электронная трудовая книжка, это официальный документ, который хранит информацию о трудовой деятельности гражданина в цифровом формате. Она формируется и обновляется работодателями, а данные передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) для хранения. Однако, до 2020 года велись бумажные трудовые книжки, и часть информации о стаже может отсутствовать в электронной версии.
Важно! Если в электронной трудовой книжке отсутствуют сведения о стаже до 1 января 2020 года, которые есть в бумажной трудовой, гражданин может дополнить ЭТК этими данными. Для этого необходимо загрузить все страницы бумажной трудовой книжки в электронную систему.
Где вносить данные о стаже?
В электронной трудовой книжке (ЭТК) через работодателя
Работодатель отвечает за внесение данных о стаже сотрудников в электронную трудовую книжку. Это происходит в несколько этапов:
- Прием на работу: При заключении трудового договора работодатель вносит данные о приеме на работу в ЭТК. Это включает информацию о должности, дате приема и других кадровых мероприятиях.
- Переводы и увольнения: При переводе сотрудника на другую должность или его увольнении, работодатель вносит соответствующие изменения в ЭТК.
- Дополнение стажа до 2020 года: Если у сотрудника есть записи в бумажной трудовой книжке за период до 1 января 2020 года, работодатель может дополнить ЭТК этими данными. Для этого необходимо:
- Получить от сотрудника все страницы бумажной трудовой книжки (включая пустые и исправленные).
- Загрузить эти данные в электронную систему учета (например, в программу для кадрового учета или напрямую в систему ПФР).
- Убедиться, что все записи корректно отражены в ЭТК.
В личном кабинете гражданина на портале Госуслуги
Граждане могут самостоятельно запросить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуги. Для этого:
- Перейдите на сайт Госуслуги и авторизуйтесь.
- В разделе «Электронная трудовая книжка» выберите «Заказать справку».
- Подтвердите запрос. Выписка появится сразу и ее можно сохранить или распечатать.
В личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России (ПФР)
Для получения выписки о трудовой деятельности через сайт ПФР:
- Авторизуйтесь в личном кабинете на сайте ПФР.
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Нажмите кнопку «Запросить».
Через центр по кадровому администрированию или отдел кадров по месту работы
Если у сотрудника нет доступа к электронным сервисам, он может обратиться в:
- Отдел кадров по текущему или последнему месту работы.
- Центр по кадровому администрированию Управления персонала.
Для этого необходимо написать письменное заявление и предоставить бумажную трудовую книжку (если она есть). Сотрудник отдела кадров внесет данные о стаже в электронную систему.
Что делать, если данные о стаже отсутствуют в ЭТК?
Если в электронной трудовой книжке отсутствуют сведения о стаже до 2020 года, гражданин может:
- Обратиться к работодателю с просьбой дополнить ЭТК данными из бумажной трудовой книжки.
- Самостоятельно загрузить данные через портал Госуслуги или ПФР (если это предусмотрено системой).
- Обратиться в клиентскую службу Социального фонда или МФЦ лично. Для этого потребуется паспорт и СНИЛС.
Важно! Все изменения в ЭТК должны быть подтверждены документально. Работодатель не может вносить данные без оригиналов или копий бумажной трудовой книжки.
Как проверить корректность внесенных данных?
После внесения данных о стаже в ЭТК, гражданин может проверить их корректность:
- Через портал Госуслуги или сайт ПФР (как описано выше).
- Обратившись в клиентскую службу Социального фонда или МФЦ.
- Получив выписку СТД-Р от работодателя (если она предоставляется).
Частые ошибки и как их избежать
При внесении данных о стаже в ЭТК могут возникать следующие ошибки:
- Отсутствие данных до 2020 года: Работодатель не внес информацию о стаже до 2020 года. Решение: обратиться к работодателю с просьбой дополнить ЭТК.
- Некорректные данные: Ошибки в датах, названиях должностей или организаций. Решение: предоставить работодателю корректные данные из бумажной трудовой книжки.
- Неполная загрузка страниц: Работодатель не загрузил все страницы бумажной трудовой книжки. Решение: повторно обратиться к работодателю с требованием загрузить все страницы.
Совет! Храните бумажную трудовую книжку даже после перехода на ЭТК. Она является официальным документом и может понадобиться для подтверждения стажа.
Внести данные о стаже из бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку можно:
- Через работодателя (при приеме на работу, переводе, увольнении или по запросу сотрудника).
- Через портал Госуслуги или сайт ПФР (самостоятельно).
- Обратившись в клиентскую службу Социального фонда или МФЦ.
Главное — убедиться, что все данные корректно внесены и подтверждены документально. Это поможет избежать проблем при начислении пенсии и других социальных выплат.
Примечание: С 2026 года электронные трудовые книжки стали обязательными для всех работодателей. Поэтому важно своевременно обновлять данные о стаже сотрудников.