Смена фамилии — распространенное событие в жизни работника, чаще всего происходящее после заключения или расторжения брака. Поскольку трудовая книжка является главным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность, сведения в ней должны всегда соответствовать реальности. Любое несовпадение данных в паспорте и трудовой книжке может создать серьезные проблемы для сотрудника при оформлении пенсии или на новом месте работы. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести изменения, на какие документы опираться и как выглядит образец записи.

Нормативная база: на что опираться?

Оформление изменения персональных данных строго регламентировано. Главный документ, которым должен руководствоваться кадровик — это Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н).

Согласно пункту 7 раздела II Порядка № 320н, запись об изменении фамилии вносится сотрудником кадровой службы на основании:

• Паспорта работника с новой фамилией;
• Свидетельства о заключении брака (если фамилия взята по браку);
• Свидетельства о расторжении брака (если после развода женщина возвращает девичью фамилию);
• Свидетельства об изменении фамилии, имени или отчества (если смена ФИО произошла по личному заявлению);
• Свидетельства о рождении (в некоторых случаях).

Крайне важно помнить: вносить записи со слов работника или по его личному заявлению без подтверждающих документов категорически запрещено! В трудовой книжке обязательно должна быть сделана ссылка на реквизиты (номер и дату) документа, на основании которого вносятся изменения.

Кто и где вносит изменения?

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится работодателем по последнему месту работы. Даже если сотрудник уже уволился и трудовая книжка находится у него на руках, для внесения изменений ему нужно обратиться к своему последнему работодателю.

Изменения вносятся на первой странице (ьном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, а рядом (или немного выше, если позволяет место) пишется новая. Ссылка на подтверждающий документ указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Пошаговый алгоритм оформления

1. Получение документов от работника. Работник предоставляет паспорт с новой фамилией и соответствующее свидетельство (о браке, разводе и т.д.).
2. Издание приказа. Работодатель издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
3. Внесение изменений в трудовую книжку.
   • На ьном листе старая фамилия зачеркивается одной тонкой чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое).
   • Рядом вписывается новая фамилия.
4. Оформление записи на внутренней стороне обложки. Здесь прописывается причина и основание изменения данных.
5. Заверение записи. Внесенные изменения заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации (при наличии).
6. Обновление других документов. Не забудьте, что помимо трудовой книжки, новые данные нужно внести в личную карточку работника и трудовой договор (путем подписания дополнительного соглашения).

Образец записи в трудовой книжке

Самый частый вопрос у кадровиков: как именно сформулировать текст на внутренней стороне обложки? Ниже представлен правильный образец.

На ьном листе:

Старая фамилия (например, Иванова) зачеркивается, рядом пишется новая (например, Петрова).

На внутренней стороне обложки:

Запись должна выглядеть следующим образом:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании паспорта серии 4510 № 123456, выданного ОВД района Тверской г. Москвы г., и свидетельства о заключении брака серии I-МЮ № 987654 от г.»

Ниже ставится подпись ответственного лица и печать (при наличии).

Что делать со вкладышем?

Часто возникает вопрос: нужно ли менять вкладыш, если в нем указана старая фамилия?

Согласно Правилам, вкладыш без трудовой книжки недействителен. Изменения в сам вкладыш вносятся в таком же порядке, как и в трудовую книжку: старая фамилия на ьном листе вкладыша зачеркивается, пишется новая, а на внутренней стороне обложки вкладыша делается аналогичная ссылка на документы. Если вкладыш был выдан на старом месте работы, изменения в него вносит текущий работодатель по последнему месту работы.

Особенности для ИП-работодателя

Если работодателем выступает индивидуальный предприниматель (ИП), и у него самого сменилась фамилия, сведения об этом вносятся в трудовые книжки его работников. Согласно актуальным разъяснениям (в т.ч. на 2025-2026 гг.), сведения о смене фамилии ИП-работодателя вносятся в трудовую книжку в таком же порядке, как при изменении наименования организации. В разделе «Сведения о работе» без номера и даты делается запись: «Индивидуальный предприниматель Иванова Мария Петровна переименована в Индивидуального предпринимателя Сидорову Марию Петровну» с указанием документа, на основании которого произошла смена (свидетельство ОГРНИП).

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Использование корректора (штриха) или густого зачеркивания старой фамилии.
  Правильно: Зачеркивать можно только одной тонкой чертой, чтобы старая фамилия оставалась читаемой.
• Ошибка: Указание в качестве основания только свидетельства о браке, без данных нового паспорта.
  Правильно: Необходимо перечислить оба документа, так как именно паспорт удостоверяет личность работника в данный момент.
• Ошибка: Внесение записи со слов работника на основании лишь его заявления.
  Правильно: Только на основании оригиналов официальных документов с указанием их серии, номера и даты выдачи.

Смена фамилии в трудовой книжке — процесс несложный, но требующий предельной внимательности. Главное правило: всегда требуйте оригиналы подтверждающих документов, вносите записи аккуратно, без использования корректора, и не забывайте заверять изменения подписью и печатью. Соблюдение Порядка № 320н гарантирует то, что документ не потеряет свою юридическую силу и не создаст проблем его владельцу в будущем.