Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью современной системы учёта трудовой деятельности в России. Она позволяет хранить и обновлять данные о стаже, переводах, увольнениях и других важных событиях в цифровом формате. Однако процедура внесения изменений требует внимательности и соблюдения установленных правил. В этой статье мы подробно разберём, как внести изменения в электронную трудовую книжку, какие документы для этого нужны и на что обратить внимание.

—

📌 Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в базе данных СФР (СоциалФонд России). Она содержит:

• Сведения о приёме на работу;
• Записи о переводах, увольнениях, изменениях трудового договора;
• Информацию о периодах работы и стаже;
• Данные о профессиональных наградах и поощрениях (при наличии).

Преимущества ЭТК:

1. Удобство доступа: работник может запросить выписку в личном кабинете на сайте СФР или через портал Госуслуг;
2. Защита от потерь: электронный формат исключает риск утери или порчи документа;
3. Автоматическое обновление: изменения вносятся в режиме реального времени;
4. Снижение бюрократии: работодателю не нужно дублировать данные в бумажную и электронную версии.

Недостатки и риски:

• Не все работники могут быть готовы к переходу на цифровой формат;
• Возможны технические сбои в системе;
• Ошибки при заполнении могут привести к неверному учёту стажа.

—

🔧 Как внести изменения в электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Изменения в ЭТК вносятся в следующих случаях:

• Приём на работу;
• Перевод на другую должность;
• Увольнение;
• Изменение типа трудового договора (например, срочный на бессрочный);
• Приостановление или возобновление трудового договора;
• Внесение корректирующих записей.

Рассмотрим подробный алгоритм действий для работодателя.

1️⃣ Шаг 1: Уведомление работника о праве выбора формата трудовой книжки

До 30 июня 2020 года включительно работодатель обязан был уведомить каждого сотрудника в письменной форме о возможности выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Работник мог:

• Оставить бумажную трудовую книжку;
• Перейти на электронную трудовую книжку;
• В любой момент изменить своё решение (но только один раз).

Важно! Если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки, с 2025 года новые сотрудники автоматически получают ЭТК.

2️⃣ Шаг 2: Оформление заявления о переходе на ЭТК (если необходимо)

Если работник изъявил желание перейти на электронную форму, он должен подать письменное заявление работодателю. Образец заявления:

Заявление

Я, ФИО работника, даю согласие на ведение моей трудовой деятельности в электронном виде.

Работодатель должен:

1. Зарегистрировать заявление в журнале учёта;
2. Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она есть);
3. Выдать бумажную книжку работнику на руки с соответствующей отметкой.

3️⃣ Шаг 3: Внесение изменений в ЭТК через форму ЕФС-1

Все изменения в трудовой деятельности вносятся в подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (Единый отчёт о страховых взносах). Форма сдаётся в СФР в следующих случаях:

• Приём на работу;
• Увольнение;
• Перевод на другую должность;
• Изменение условий трудового договора;
• Приостановление/возобновление трудового договора;

Как заполнить ЕФС-1:

1. Заполните общие сведения: ИНН работодателя, КПП, период отчётности;
2. Укажите данные работника: ФИО, СНИЛС, ИНН (при наличии);
3. Внесите информацию о кадровом мероприятии:
   • Тип события (приём, увольнение, перевод и т. д.);
   • Дата события;
   • Основание (приказ, распоряжение);
   • Должность, подразделение;
   • Условия трудового договора (режим работы, зарплата и т. д.).
4. Проверьте корректность данных и отправьте отчёт в СФР.

Важно! С 30 декабря 2025 года форма ЕФС-1 обновлена. Убедитесь, что используете актуальную версию.

4️⃣ Шаг 4: Внесение корректирующих записей (исправление ошибок)

Если в ЭТК были допущены ошибки, их можно исправить следующим образом:

1. Определите тип ошибки:
   • Ошибка в дате;
   • Неверная должность;
   • Отсутствие записи;
   • Дублирование данных.
2. Подготовьте документ-основание: Приказ, служебная записка, решение комиссии;
3. Внесите корректировку в ЕФС-1: Укажите, что это исправление, и приложите подтверждающие документы;
4. Отправьте обновлённую форму в СФР.
5. Уведомите работника: Если изменения касаются его трудового стажа, сообщите об этом в письменной форме.

Пример: Если в записи об увольнении указана неверная дата, нужно подать уточнённую форму ЕФС-1 с пометкой «Исправление данных».

5️⃣ Шаг 5: Выдача бумажной трудовой книжки при отказе от ЭТК

Если работник решил вернутся к бумажной трудовой книжке, работодатель должен:

1. Принять заявление от работника;
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку:
   • Указать, что с дата трудовая деятельность ведётся в электронном виде;
   • Сделать отметку о выдаче книжки на руки;
3. Зарегистрировать выдачу в книге учёта движения трудовых книжек;
4. Выдать книжку работнику.

—

⚠️ Юридические аспекты и частые ошибки

При работе с электронной трудовой книжкой важно учитывать следующие юридические нюансы:

❌ Частые ошибки работодателей

• Несвоевременное уведомление работников: Если не уведомить сотрудника до 30 июня 2020 года, это может привести к судебным разбирательствам;
• Отсутствие записей в бумажной книжке: Если работник сохранил бумажную версию, но в ней нет отметки о переходе на ЭТК, это нарушает закон;
• Неверное заполнение ЕФС-1: Ошибки в датах, ИНН или СНИЛС могут привести к отказу в учёте стажа;
• Непредоставление информации работнику: Работник имеет право запросить выписку из ЭТК, и работодатель обязан её предоставить;
• Игнорирование исправлений: Если в ЭТК есть ошибки, их нужно исправить в кратчайшие сроки.

⚖️ Ответственность за нарушения

За нарушения при ведении электронной трудовой книжки предусмотрены следующие санкции:

—

📄 Как работнику посмотреть электронную трудовую книжку?

Работник может получить выписку из ЭТК следующими способами:

1. Через личный кабинет на сайте СФР:
   • Зарегистрируйтесь на https://lk.sfr.gov.ru/;
   • Войдите в личный кабинет с помощью учётной записи Госуслуг;
   • Выберите раздел «Электронная трудовая книжка» и запросите выписку;
2. Через портал Госуслуг:
   • Перейдите на https://www.gosuslugi.ru/;
   • Найдите услугу «Получение сведений о трудовой деятельности»;
   • Заполните заявку и получите выписку в электронном виде.
3. Через работодателя: Работодатель обязан предоставить выписку по запросу в течение 3 рабочих дней.

—

❓ Часто задаваемые вопросы про электронную трудовую книжку

🔹 Вопрос 1: Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?

Ответ: Да, работник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажной книжке. Работодатель обязан:

• Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
• Выдать её работнику на руки;
• Продолжать вносить изменения в ЭТК.

🔹 Вопрос 2: Что делать, если в ЭТК не внесена запись об увольнении?

Ответ: Нужно срочно подать уточнённую форму ЕФС-1 с пометкой «Исправление данных» и приложить копию приказа об увольнении.

🔹 Вопрос 3: Можно ли оформить ЭТК при первом трудоустройстве?

Ответ: С 2025 года все новые сотрудники автоматически получают электронную трудовую книжку. Бумажная не оформляется.

🔹 Вопрос 4: Как часто нужно обновлять данные в ЭТК?

Ответ: Вносить изменения нужно при каждом кадровом мероприятии (приём, увольнение, перевод и т. д.).

🔹 Вопрос 5: Можно ли получить бумажную копию ЭТК?

Ответ: Да, выписка из ЭТК в бумажном виде выдаётся по запросу в СФР или через портал Госуслуг.

—

Электронная трудовая книжка — это удобный и современный инструмент, но требует ответственного подхода. Чтобы избежать ошибок, следуйте этим правилам:

1. Уведомляйте работников о праве выбора формата;
2. Своевременно вносите изменения в ЕФС-1;
3. Проверяйте корректность данных перед отправкой;
4. Исправляйте ошибки оперативно;
5. Предоставляйте выписки по запросу работников;
6. Следите за изменениями в законодательстве.

Помните! Электронная трудовая книжка, это не просто формальность, а важный документ, который влияет на пенсионные права работника. Бережно относитесь к её ведению!

—

Дата публикации: 22 мая 2026 года