С 16 декабря 2019 года вступил в силу Федеральный закон № 439‑ФЗ, внесший изменения в Трудовой кодекс РФ и установивший возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Этот закон стал основой для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ниже рассмотрены правовые основания, порядок внесения изменений в ПВТР, образцы необходимых документов и практические рекомендации для работодателей.

Нормативная база

• ФЗ № 439‑ФЗ от – «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• ФЗ № 436‑ФЗ от – дополняет порядок взаимодействия с Пенсионным фондом РФ при ведении ЭТК.
• Письма и разъяснения Министерства труда и социальной защиты РФ (официальный сайт) – рекомендации по уведомлению сотрудников и оформлению локальных нормативных актов.
• Судебная практика (КонсультантПлюс) – показывает, что достаточно внести изменения в действующие ПВТР, если в них уже присутствуют положения о документообороте; отдельный ЛНА не обязателен.

Почему нужно менять ПВТР?

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок ведения кадрового документооборота, включая оформление, хранение и предоставление трудовых книжек. После введения возможности электронного ведения сведений о трудовой деятельности в ПВТР необходимо:

1. Указать, что трудовые книжки могут вестись в электронном виде.
2. Определить порядок подачи заявлений о выборе формы (бумажная/электронная).
3. Прописать обязанности работодателя по уведомлению сотрудников о изменениях в законодательстве.
4. Установить ответственных лиц за ведение ЭТК (кадровая служба, бухгалтерия, ИТ‑отдел).
5. Обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных при электронном хранении.

Этапы внесения изменений в ПВТР

Подготовка проекта изменений

Разработайте проект поправок, включающий:

• Новый пункт (например, 4.5) «Ведение трудовых книжек в электронном виде».
• Уточнение существующих пунктов о документообороте (замена фразы «бумажная трудовая книжка» на «трудовая книжка (бумажная или электронная)» ).
• Порядок подачи заявления работником о выборе формы ведения трудовой книжки.
• Сроки и формы уведомления сотрудников (письменно, под роспись или электронно с подтверждением получения).
• Ответственные лица и порядок взаимодействия с ПФР при передаче сведений.

Согласование и утверждение

Проект изменений направляется на:

• Согласование с профсоюзным органом (если он существует).
• Юридическую экспертизу (проверка соответствия ТК РФ и другим нормативным актам).
• Утверждение руководителем организации (издается приказ о внесении изменений в ПВТР).

Оформление приказа

Приказ о внесении изменений в ПВТР должен содержать:

• Наименование организации.
• Номер и дата приказа.
• Основание (ФЗ № 439‑ФЗ, внутренняя необходимость).
• Перечень изменяемых пунктов ПВТР (с указанием статей/пунктов).
• Указание о введении изменений в силу с определенной даты (обычно со дня подписания приказа или с начала следующего месяца).
• Подпись руководителя и печать организации.

Пример формулировки приказа:

Приказ № 123 от
«О внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка в связи с переходом на электронные трудовые книжки»

В соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»:

1. Внести в пункт 4.5 Правил внутреннего трудового распорядка следующую редакцию:
   «Ведение трудовых книжек осуществляется в бумажном или электронном виде по выбору работника. Электронная трудовая книжка ведется в информационной системе, обеспечивающей защиту персональных данных и взаимодействие с Пенсионным фондом РФ.»
2. Добавить пункт 4.6:
   «Работник вправе подать письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная/электронное) в течение 10 рабочих дней с даты ознакомления с настоящими изменениями.»
3. Обязать отдел кадров обеспечить уведомление всех сотрудников о изменениях в трудовом законодательстве не позднее 30 июня текущего года (для newly hired – в день приема на работу).

Настоящий приказ вступает в силу с дня его подписания.

Генеральный директор ______________ /И.И. Иванов/

Уведомление сотрудников

Согласно разъяснениям Минтруда, каждый работник должен быть извещен в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве сделать выбор:

• Уведомление вручается под роспись или направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
• В уведомлении указываются:
• Ссылка на ФЗ № 439‑ФЗ.
• Описание возможности ведения трудовой книжки в электронном виде.
• Порядок подачи заявления о выборе формы.
• Сроки, в течение которых заявление может быть подано (как правило, не позднее 10 рабочих дней с даты получения уведомления).
• Контактные лица (отдел кадров, ответственный за ЭТК).

Образцы документов

Заявление работника о выборе формы ведения трудовой книжки

Заявление

Я, Фамилия И.О., работающий(ая) в должности ______________, hereby выбираю форму ведения трудовой книжки:

1. Бумажную трудовую книжку (оставляю текущую бумажную книжку без изменений).
2. Электронную трудовую книжку (прошу перевести мои сведения в электронный формат в соответствии с внутренними правилами организации).

Дата ___________ Подпись ______________

Уведомление о изменениях в трудовом законодательстве

Уведомление

Уважаемый(ая) Фамилия И.О.!

Информируем Вас, что с 16 декабря 2019 г. вступил в силу Федеральный закон № 439‑ФЗ, предусматривающий возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В связи с этим в нашей организации внесены изменения в Правила внутреннего трудового распорядка (см. приказ № 123 от ).

Вы имеете право выбрать форму ведения своей трудовой книжки: бумажную или электронную. Для этого необходимо подать заявление (образец прилагается) в отдел кадров не позднее 10 рабочих дней с даты получения данного уведомления.

По вопросам обращайтесь к ответственному за ведение электронных трудовых книжек: Иванова Анна Petrovna, тел. 123‑45‑67, e‑mail: ivanova@company.ru.

С уважением,
Отдел кадров ООО «Пример»

Практические рекомендации

• Проведите внутренний аудит существующих ПВТР и локальных актов на наличие упоминаний о бумажном документообороте; замените их на нейтральные формулировки («трудовая книжка (бумажная/электронная)» ).
• Обеспечьте совместимость используемой кадровой системы с требованиями ПФР к формату передачи сведений о трудовой деятельности (XML‑схема, утвержденная приказом Минтруда).
• Обучите сотрудников отдела кадров и бухгалтерии работе с электронными трудовыми книжками: порядок внесения записей, выдача выписок, хранение резервных копий.
• Заведите журнал регистрации заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки; храните их в течение всего срока действия трудового договора плюс 50 лет (как требует законодательство о хранении трудовых книжек).
• При переходе на ЭТК для новых сотрудников сразу предлагайте электронный формат, оформляя соответствующее заявление при приеме на работу.
• Следите за обновлениями нормативных актов: Министерство труда periodically публикует разъяснения и рекомендации по работе с ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли принимать отдельный локальный нормативный акт, посвященный исключительно электронным трудовым книжкам?

По разъяснениям судебной практики и Минтруда, достаточно внести изменения в существующие ПВТР, если в них уже есть положения о документообороте. Отдельный ЛНА не обязателен, но допустим для удобства.

Какие сроки уведомления сотрудников действуют в 2026 году?

Для сотрудников, принятых до введения изменений, уведомление должно быть направлено не позднее 30 июня текущего года (это срок, установленный первоначальным законом; после его истечения уведомление все равно рекомендуется проводить при каждом изменении внутренних актов). Для newly hired – уведомление в день приема на работу.

Можно ли вести трудовую книжку одновременно в двух форматах?

Нет. Трудовая книжка ведется либо в бумажном, либо в электронном виде по выбору работника. Одновременное ведение двух форматов не предусмотрено законодательством.

Что делать, если работник отказался от выбора формы?

В таком случае считается, что работник сохраняет прежнюю форму (бумажную трудовую книжку), если иное не предусмотрено локальными актами. Рекомендуется получить письменное подтверждение отказа.

Как обеспечить защиту персональных данных при электронном хранении?

Необходимо использовать информационные системы, соответствующие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных»: шифрование, контроль доступа, журналы аудита, резервное копирование и согласие работника на обработку его данных в электронном виде.

Переход на электронные трудовые книжки – это не только технологическое обновление, но и изменение внутренних нормативных актов организации. Внесение соответствующих поправок в правила внутреннего трудового распорядка позволяет:

• Соблюсти требования Федерального закона № 439‑ФЗ;
• Обеспечить прозрачность и закономерность процедуры выбора формы ведения трудовой книжки;
• Снизить риски споров с инспекцией труда и судебными органами;
• Повысить эффективность кадрового делопроизводства за счет автоматизации хранения и передачи сведений.

Следуя предложенной выше методике – от подготовки проекта изменений до уведомления сотрудников и обучения персонала – ваша организация сможет плавно и законно перейти на электронные трудовые книжки, сохранив при этом соответствие всем действующим нормативным требованиям.