С 1 января 2026 года в Российской Федерации полностью вступили в силу изменения‚ связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот масштабный шаг‚ предусмотренный Федеральным законом № 439-ФЗ от и последующими нормативными актами‚ включая Приказы Минтруда и Пенсионного фонда РФ‚ кардинально изменил порядок ведения и учета трудового стажа работников. В связи с этим работодателям необходимо внести соответствующие изменения в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — ключевой локальный нормативный акт‚ регулирующий трудовые отношения внутри организации.

Почему необходимо пересматривать ПВТР?

Правила внутреннего трудового распорядка — это документ‚ утвержденный работодателем с учетом мнения представительного органа работников (если он есть) и обязательный к исполнению всеми сотрудниками. До 2026 года в ПВТР обязательно указывались:

• порядок выдачи и хранения бумажной трудовой книжки;
• сроки внесения записей о приеме‚ переводе‚ увольнении;
• ответственность за сохранность трудовой книжки;
• порядок выдачи копий и дубликатов.

С введением электронных трудовых книжек все эти положения утратили актуальность. Бумажные трудовые книжки больше не являются основным документом о трудовой деятельности — они сохраняются только по желанию работника‚ а основная информация теперь хранится в Информационной системе Пенсионного фонда РФ (ИС ПФР).

Основные изменения‚ которые необходимо внести в ПВТР

Уточнение порядка ведения трудовой деятельности

В разделе ПВТР‚ посвященном учету трудовой деятельности‚ необходимо заменить упоминания о бумажной трудовой книжке на следующие формулировки:

«Учет трудовой деятельности работника ведется в электронной форме в соответствии с требованиями законодательства РФ. Информация о трудовой деятельности формируется работодателем и передается в Информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации в установленные сроки.»

Отмена положений о выдаче и хранении бумажных трудовых книжек

Из ПВТР исключаются все пункты‚ касающиеся:

• выдачи трудовой книжки при приеме на работу;
• хранения трудовой книжки в кадровом отделе;
• выдачи трудовой книжки при увольнении (в бумажном виде).

Вместо этого добавляется положение о том‚ что при поступлении на работу работнику предоставляется информация о порядке формирования ЭТК и предлагается выбрать форму ведения:

• электронная трудовая книжка (по умолчанию);
• бумажная трудовая книжка (по письменному заявлению работника).

Установление сроков и порядка передачи данных в ПФР

В ПВТР необходимо зафиксировать:

• сроки подачи сведений в ПФР — не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа (прием‚ перевод‚ увольнение);
• ответственное лицо — как правило‚ это кадровый работник или специалист по кадровому учету;
• порядок проверки корректности передаваемых данных;
• действия работодателя в случае ошибки в переданных сведениях (внесение исправлений в течение 3 рабочих дней).

Информирование работников о статусе ЭТК

В ПВТР следует включить положение о том‚ что:

«Работник имеет право в любое время запросить выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуг‚ в офисе Пенсионного фонда или у работодателя. Работодатель обязан предоставить такую выписку в течение 3 рабочих дней по письменному запросу работника.»

Порядок выдачи бумажной трудовой книжки при увольнении

Если работник ранее выбрал бумажную трудовую книжку‚ то при увольнении работодатель обязан выдать ей в бумажном виде. Это положение также должно быть закреплено в ПВТР:

«При увольнении работника‚ выбравшего бумажную форму трудовой книжки‚ работодатель выдает трудовую книжку в бумажном виде с внесением всех необходимых записей‚ включая сведения о последнем месте работы.»

Обязанности работника по уведомлению об изменении выбора формы

С 2026 года работник может в любой момент подать заявление о переходе с бумажной трудовой книжки на электронную (или наоборот). В ПВТР следует добавить:

«Работник обязан письменно уведомить работодателя о своем решении изменить форму ведения трудовой книжки. На основании заявления работодатель вносит соответствующие изменения в учетные данные и направляет сведения в ПФР.»

Процедура внесения изменений в ПВТР

Внесение изменений в ПВТР — это формальная процедура‚ регулируемая Трудовым кодексом РФ (ст. 190‚ 192). Алгоритм следующий:

1. Подготовка проекта изменений, кадровая служба разрабатывает новую редакцию ПВТР с учетом требований законодательства.
2. Ознакомление с проектом работников — проект ПВТР должен быть представлен работникам не позднее чем за 2 месяца до вступления изменений в силу (если изменения затрагивают условия труда).
3. Учет мнения представительного органа — если в организации есть профсоюз или иной представительный орган‚ его мнение должно быть учтено в письменной форме.
4. Утверждение приказом работодателя, новый вариант ПВТР утверждается приказом руководителя организации.
5. Ознакомление работников под подпись — все сотрудники ознакамливаются с новыми правилами не позднее чем за 1 месяц до их вступления в силу.

Последствия несвоевременного обновления ПВТР

Несоблюдение требований законодательства в части ведения электронных трудовых книжек и устаревших ПВТР может повлечь за собой:

• штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• дисциплинарные взыскания в отношении ответственных сотрудников;
• риск судебных исков от работников‚ чьи данные не были своевременно переданы в ПФР;
• отказ в назначении пенсии из-за неполного или некорректного учета трудового стажа.

Рекомендации работодателям

Чтобы избежать ошибок и обеспечить бесперебойный переход на ЭТК‚ рекомендуется:

• провести аудит текущих ПВТР и выявить устаревшие положения;
• обучить кадровый персонал работе с новой системой передачи данных в ПФР;
• разработать информационные материалы для сотрудников о преимуществах и порядке использования ЭТК;
• наладить взаимодействие с ПФР и проверить техническую готовность системы учета (например‚ 1С:Зарплата и управление персоналом);
• ввести в ПВТР положение о конфиденциальности и защите персональных данных‚ связанных с ЭТК.

Помните: электронная трудовая книжка — это не замена бумажной‚ а переход на новый уровень цифровой трансформации трудовых отношений. И ваша организация должна быть готова к этому шагу не только технически‚ но и правово-организационно.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно отслеживать изменения в законодательстве через официальные источники: сайт Минтруда РФ‚ Пенсионный фонд РФ и портал «Госуслуги».