Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих трудовое право на работу. Иногда в ней могут отсутствовать записи о работе в определённом месте, о трудовом стаже или о переходе с одного предприятия на другое. В такой ситуации важно знать, как правильно добавить недостающую запись, чтобы документ оставался официально подтверждённым и не вызвал вопросов у будущих работодателей.
Подготовка к внесению записи
Перед тем как приступить к оформлению, необходимо собрать всю необходимую информацию и подготовить документы.
- Трудовой договор – копия, где указаны даты начала и окончания работы.
- Трудовой лист или трудовая карточка – подтверждают период работы.
- Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ) – подтверждает факт работы.
- Копия трудовой книжки – для проверки уже имеющихся записей.
После того как все документы собраны, следует определить, в какой раздел трудовой книжки будет вноситься запись.
Выбор правильного места
В трудовой книжке записи делаются в хронологическом порядке. Если отсутствует запись о работе в определённом периоде, её следует разместить в том месте, где она должна была находиться изначально.
Оформление записи
Оформление записи должно соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и ГОСТу на оформление трудовой документации.
Формат записи
Запись вносится в строгом виде:
- Наименование организации (полное, с ИНН, адресом).
- Должность (полное название, код по ОКПД2, если есть).
- Дата начала работы (дд.мм.гггг).
- Дата окончания работы (если работа завершена) или по настоящее время.
- Основание увольнения (при необходимости).
Пример оформления:
ООО «Пример» – главный бухгалтер – с по .
Подпись и печать
После ввода текста записи необходимо:
- Поставить подпись уполномоченного лица организации (например, руководителя или HR‑директора).
- Установить печать организации.
Если запись вносится в уже существующую книжку, подпись и печать ставятся рядом с новой записью.
Как внести запись в уже существующую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая книжка, но в ней пропущен один из периодов работы, следует действовать так:
- Создать копию недостающей записи на отдельном листе.
- Получить подпись и печать от организации, где сотрудник работал.
- Вставить лист в нужное место книжки (обычно в конец соответствующего года).
- Подписать и проставить печать рядом с вставленным листом.
- Если вставка невозможна (например, книжка уже завершена), оформить дополнительный лист и приложить к книжке как «Приложение».
Важно, чтобы вставляемый лист имел те же реквизиты, что и основной документ, и не нарушал целостности записи.
Частые ошибки и как их избежать
- Омиссивные даты – часто забывают указать точную дату начала или окончания. Решение: проверять оригинальные документы.
- Неправильное наименование организации – использование сокращённого названия вместо полного. Решение: сверяться с выпиской из ЕГРЮЛ.
- Отсутствие подписи и печати – запись считается недействительной. Решение: всегда требуется подпись уполномоченного лица и печать.
- Наличие опечаток – могут привести к вопросам при проверке. Решение: перед вводом проверять текст дважды.
Что делать, если запись уже утрачена?
Если оригинальная запись полностью отсутствует и её нельзя восстановить, можно оформить заявление о восстановлении с приложением копий подтверждающих документов. В заявлении указывается:
- ФИО сотрудника.
- Период работы.
- Наименование организации.
- Должность.
- Причины отсутствия записи.
- Список приложенных документов.
Заявление подписывается сотрудником и заверяется печатью организации (если она существует). После этого в трудовой книжке в соответствующем месте вносится запись на основании полученного заявления.
Внести отсутствующую запись в трудовую книжку – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения официальных требований. Главное – собрать все подтверждающие документы, правильно оформить запись, поставить подпись и печать, а также разместить её в нужном хронологическом порядке. При следовании этим рекомендациям документ будет признан законным и не вызовет проблем у будущих работодателей.
Если возникнут сомнения в процессе оформления, рекомендуется обратиться в отдел кадров или к специалисту по трудовому праву.