Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Однако в кадровом делопроизводстве нередки ситуации‚ когда в этом важном документе обнаруживаются пропуски. Ошибки‚ невнимательность или технические сбои могут привести к тому‚ что значимая информация о работе сотрудника не находит отражения на страницах книжки. В Республике Беларусь (РБ) этот процесс строго регламентирован‚ хотя прямого алгоритма для каждой ситуации закон не предусматривает. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно внести пропущенную запись в трудовую книжку‚ опираясь на сложившуюся практику и требования Инструкции о трудовых книжках.

Кто должен вносить пропущенную запись?

По общему правилу‚ установленному законодательством РБ‚ в случае обнаружения пропущенной записи‚ а также неправильной или неточной информации‚ она дополняется и (или) исправляется нанимателем‚ который эту запись пропустил или допустил ошибку. Именно прежний работодатель несет ответственность за полноту сведений о периоде работы у него сотрудника.

Однако на практике часто бывает так‚ что работник обнаруживает пропуск уже после увольнения‚ трудоустроившись на новое место. Возникает резонный вопрос: кто должен исправлять недочет?

Согласно сложившейся практике и разъяснениям‚ добавить забытую запись может и последний работодатель‚ к ошибке непричастный. Но для этого должны быть веские основания — наличие соответствующих подтверждающих документов от предыдущего нанимателя. Без этих документов новый работодатель не имеет права вносить изменения.

Документальное подтверждение — обязательное условие

Отсутствие необходимых документов исключает возможность внесения исправлений и дополнений в сведения о работе. Это золотое правило кадрового дела. Если запись пропущена‚ для ее восстановления недостаточно просто слов работника.

В качестве подтверждения могут выступать:

• Копии приказов о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении;
• Справки с прежних мест работы;
• Выписки из приказов;
• Лицевые счета и другие документы‚ в которых содержатся нужные данные.

Например‚ если был пропущен приказ о переводе на должность заместителя главного бухгалтера‚ для внесения записи обязательно нужна копия этого приказа. Только при наличии таких документов возможно законное внесение пропущенной записи.

Пошаговый алгоритм внесения пропущенной записи

Законодательными нормами напрямую не предусмотрен детальный алгоритм действий‚ если в трудовой книжке пропущена запись. Поэтому внесение пропущенной записи делаеться с учетом сложившейся практики делопроизводства‚ а также общих требований‚ содержащихся в правилах и Инструкции о трудовых книжках.

Если в трудовую книжку работника вносится пропущенная запись за период работы у другого нанимателя‚ необходимо соблюдать следующий порядок (согласно ч. 2 п. 56 Инструкции о трудовых книжках):

Шаг 1. Заголовок с наименованием нанимателя

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (так же‚ как и при приеме на работу) нужно указать полное наименование нанимателя‚ во время работы у которого и была пропущена запись. Это важнейший момент‚ который позволяет сохранить хронологию и понимание‚ к какому периоду относится запись.

Шаг 2. Заполнение графы 1

В графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи‚ следующий за номером предыдущей записи‚ уже имеющейся в трудовой книжке. Нумерация должна быть сквозной и непрерывной.

Шаг 3. Заполнение графы 2

В графе 2 проставляется дата внесения записи (то есть фактический день‚ когда кадровик вносит пропущенную информацию в книжку‚ а не дата прошлого события).

Шаг 4. Заполнение графы 3

В графе 3 производится соответствующая пропущенная запись (например‚ о переводе на другую должность‚ присвоении квалификационной категории и т.д.).

Шаг 5. Заполнение графы 4

В графе 4 указываются реквизиты приказа или иного документа‚ на основании которого вносится пропущенная запись (дата и номер приказа о переводе‚ приеме и т.д.).

Особенности внесения записи после увольнения

Ситуация усложняется‚ если запись об увольнении работника уже внесена в трудовую книжку‚ и после нее нужно добавить пропущенную запись о событии‚ произошедшем в период работы (например‚ о переводе). Как быть в этом случае?

В такой ситуации в графе 3 трудовой книжки необходимо повторно записать название организации (пропустившего нанимателя). Только после этого внести недостающую запись о переводе или ином событии.

После внесения пропущенной записи снова необходимо поставить подпись и печать нанимателя. Пропущенная запись должна быть заверена подписью прежнего нанимателя (часть третья п. 56 Инструкции №40). Если запись вносит текущий работодатель на основании справок‚ он заверяет ее своей подписью и печатью.

Нарушение хронологического порядка

Важно понимать‚ что внесение пропущенной записи в трудовую книжку при наличии соответствующих документов будет произведено не в хронологическом порядке. Она будет внесена следующим номером по порядку на момент фактического внесения данных. Это является нормой и не считается ошибкой — такова специфика дополнения ранее пропущенных сведений.

Важные справочные сведения

При работе с трудовыми книжками в РБ стоит помнить о некоторых нюансах:

1. Утратившие силу нормативные акты: Постановление Совета Министров Республики Беларусь от №1635 «О трудовых книжках работников» утратило силу с 25 июля 2014 г. В настоящее время следует руководствоваться более актуальными нормативными правовыми актами и Инструкцией о трудовых книжках.
2. Оформление вкладыша: Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующего раздела‚ она дополняется вкладышем. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производят запись либо ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
3. Срочный трудовой договор: Записи в трудовой книжке при срочном трудовом договоре вносятся по общим правилам. Особенность заключается лишь в том‚ что при увольнении в связи с истечением срока действия контракта‚ в записи об увольнении указывается соответствующая статья Трудового кодекса РБ.

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку по законодательству Республики Беларусь — процесс‚ требующий скрупулезности и строгого соблюдения Инструкции. Главное правило: никакие записи не вносятся «на словах». Наличие подтверждающих документов — это фундамент для любых дополнений в трудовой книжке. Если вы обнаружили пропуск‚ обязательно обратитесь к нанимателю‚ который этот период упустил‚ или к текущему работодателю с полным пакетом подтверждающих справок и приказов. Это гарантирует сохранность вашего стажа и отсутствие проблем в будущем.