Смена фамилии — значимое событие в жизни человека, которое влечет за собой необходимость внесения изменений во множество документов. Трудовая книжка не является исключением. Корректное отражение этого изменения — обязанность работодателя и важный шаг для самого работника, чтобы избежать проблем в будущем при подтверждении трудового стажа.
В данной статье мы подробно разберем, как и где оформляется запись о смене фамилии в трудовой книжке, приведем актуальные образцы и ответим на частые вопросы.
Правовое основание
Требования к внесению записей в трудовую книжку регулируются Трудовым кодексом РФ (статья 85) и Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек. Смена фамилии, имени или отчества (по заявлению работника и при наличии подтверждающих документов) являеться одним из оснований для внесения записи.
Порядок действий: пошаговая инструкция
- Получение документа. Работник должен предоставить работодателю паспорт РФ (или иной документ, удостоверяющий личность), в котором внесена новая фамилия. Это основной документ-основание.
- Подача заявления. На практике работодатель часто запрашивает письменное заявление от работника с просьбой внести запись о смене фамилии в трудовую книжку. Образец заявления приведен ниже.
- Внесение записи. Кадровый специалист (или уполномоченное лицо) делает соответствующую запись в трудовой книжке (и в трудовой книжке в электронном виде, если она ведется).
- Подпись и штамп. Запись заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации.
- Возврат документов. После внесения записи исправленная трудовая книжка возвращается работнику. Старая запись (со старой фамилией) не зачеркивается и не исправляется!
Образцы записей в трудовой книжке
Запись делается на той странице, где заканчивается последняя запись о работе у данного работодателя. Если это первая запись в книжке, делается на первой странице после ьного листа.
Образец 1: Запись при смене фамилии у уже работающего сотрудника
Предположим, сотрудник Иванова Анна Петровна сменила фамилию на Сидорову. Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:
Сидорова Анна Петровна смена фамилии, запись № 5
Подпись _________________
Печать
Пояснение: В начале строки указывается новая фамилия, имя, отчество сотрудника. Далее — дата внесения записи. После этого — краткое текстовое пояснение причины записи («смена фамилии»). Указание номера предыдущей записи (в данном случае «запись № 5») не является обязательным по форме, но помогает в систематизации. Подпись и печать ставятся в том же поле, что и при обычной записи об увольнении или приеме на работу.
Образец 2: Запись при первом приеме на работу после смены фамилии
Если сотрудник сменил фамилию до устройства на новое место работы, в новой трудовой книжке (или на новом месте в электронной) его данные указываются сразу с новой фамилией. Старая фамилия в этой книжке не фиксируется.
Сидорова Анна Петровна принята на работу в должность менеджера.
Подпись _________________
Печать
Образец заявления работника
Типовая форма заявления:
В _______________ (название организации)
От: _______________ (ФИО)
Заявление
Прошу внести запись о смене мной фамилии в трудовую книжку на основании паспорта РФ.
Прошу произменить запись: Иванова Анна Петровна → Сидорова Анна Петровна.
Подпись: _______________
Что НЕЛЬЗЯ делать: частые ошибки
- Не зачеркивать старую фамилию. Все предыдущие записи в книжке (о приеме, увольнении, поощрениях) должны оставаться в том виде, в котором были сделаны, с указанием старой фамилии. Это исторические данные.
- Не делать «исправлений» в старых записях. Любое исправление (зачеркивание, подчистка) в трудовой книжке делает ее недействительной. Только новая отдельная запись.
- Не забывать про печать и подпись. Запись без заверения считается неоформленной.
- Не терять документы. После смены фамилии в паспорте необходимо уведомить все организации, где вы числитесь (ПФР, НФС, банки, страховые компании), но это отдельная процедура. Запись в трудовой книжке — первый и ключевой шаг на рабочем месте.
- Запись о смене фамилии вносится работодателем на основании паспорта РФ с новой фамилией и, как правило, заявления работника.
- Запись делается отдельной строкой, указывается новая фамилия и причина («смена фамилии»).
- Все предыдущие записи остаются без изменений с указанием старой фамилии.
- Запись обязательно заверяется подписью и печатью работодателя.
- При увольнении в дальнейшем в трудовой книжке будет фигурировать новая фамилия, а старые записи (при приеме, поощрениях) будут с прежней. Это абсолютно законно и корректно.
Соблюдение этих простых правил гарантирует, что ваша трудовая книжка будет соответствовать требованиям законодательства, а ваш трудовой стаж будет подтвержден без вопросов при назначении пенсии или в иных ситуациях.