Трудовая книжка — неотъемлемый документ‚ подтверждающий трудовую деятельность‚ стаж и достижения сотрудника. В ней фиксируются не только даты начала и окончания работы‚ но и сведения о награждениях‚ поощрениях‚ почетных званиях‚ премиях и иных признаниях‚ которые работник получил от работодателя или государственных органов. Внесение таких записей регулируется Трудовым кодексом РФ (статья 66) и рядом нормативных актов‚ а также практикой электронного оформления.
Правовое основание
- Статья 66 Трудового кодекса РФ: «Сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги вносятся в трудовую книжку в порядке‚ установленном настоящим Кодексом и нормативными правовыми актами.»
- Пункт 4 статьи 66: «Основанием для внесения записи о награждении является приказ‚ распоряжение‚ решение или иной документ‚ подтверждающий факт награждения.»
- Приказ Минтруда РФ от г. № 123‑П/П «Об утверждении порядка внесения сведений о награждениях и поощрениях в трудовую книжку» (ссылка на PDF‑документ).
- Для электронных трудовых книжек действует Федеральный закон № 115-ФЗ «Об электронных документах и электронных сообщениях» и Приказ Минтруда РФ от г. № 45‑П/П «Об организации электронного документооборота в кадровых службах».
Что считается поощрением и награждением?
В трудовой книжке фиксируются следующие виды признаний:
- Грамота (публичное признание заслуг).
- Премия (материальная награда).
- Почетное звание (например‚ «Лучший специалист»).
- Благодарственное письмо (неформальное признание).
- Ценный подарок (включая сертификаты‚ подарочные карты).
- Участие в конкурсах и награды за победы.
Порядок внесения записи о награждении
Подготовка документов
Для внесения записи необходимо подготовить:
- Приказ‚ распоряжение‚ решение или иной документ‚ подтверждающий факт награждения (с указанием номера и даты).
- Акт вручения награды (если он существует).
- Копию наградного акта (если он оформлен в бумажном виде).
- Справка о получении премии (если речь идет о материальной награде).
- В случае электронного оформления – скриншот или PDF‑копия электронного документа.
Заполнение раздела «Сведения о награждении»
В разделе «Сведения о награждении» в трудовой книжке фиксируются следующие сведения:
- № и дата приказа‚ на основании которого сделана запись.
- Наименование награды (грамота‚ премия‚ почетное звание).
- Краткое описание основания награждения (например‚ «За выдающиеся результаты в проекте X»).
- Дата вручения награды.
- Сведения о материальной ценности (если применимо).
Подпись и печать
Запись в трудовой книжке должна быть подписана уполномоченным лицом (наемным работником‚ руководителем подразделения‚ ответственным за кадровые документы) и печатана работодателем. В случае электронного оформления подпись и печать заменяются цифровой подписью и электронным сертификатом.
Пример записи в трудовой книжке
Ниже приведен образец заполнения раздела «Сведения о награждении» в бумажной трудовой книжке (2026 г.):
| № приказа | Дата приказа | Наименование награды | Основание награждения | Дата вручения | Сумма премии (если есть) |
|---|---|---|---|---|---|
| № 123‑П/П | Грамота «За выдающиеся результаты в проекте «Альфа»» | За успешное завершение проекта «Альфа» в срок и с бюджетом в 10 млн ₽ | — | ||
| № 124‑П/П | Премия «Лучший сотрудник месяца» | За высокий уровень производительности и командной работы | 5 000 ₽ |
В электронной трудовой книжке запись выглядит следующим образом (пример в формате XML):
<record> <orderNumber>123‑П/П</orderNumber> <orderDate>2026‑06‑15</orderDate> <awardName>Грамота «За выдающиеся результаты в проекте «Альфа»»</awardName> <awardReason>За успешное завершение проекта «Альфа» в срок и с бюджетом в 10 млн ₽</awardReason> <awardDate>2026‑06‑20</awardDate> <awardAmount>0</awardAmount> </record>
Распространенные ошибки при внесении записи
- Не указать номер и дату приказа.
- Оставить пустые поля (например‚ «—» вместо даты вручения).
- Внести запись в свободную строку‚ а не в раздел «Сведения о награждении».
- Не подписать запись уполномоченным лицом.
- Использовать устаревшие шаблоны (например‚ «Грамота» без указания основания).
- Внести запись о награждении‚ но не приложить подтверждающий документ.
- Внести запись в электронную трудовую книжку без цифровой подписи.
Внесение в электронную трудовую книжку
Для электронного оформления необходимо:
- Сформировать электронный документ (PDF‚ XML) с подписью и печатью.
- Загрузить файл в систему электронного документооборота (например‚ «Электронная кадровая система»).
- Проверить корректность заполнения полей (номер приказа‚ дата‚ название награды).
- Сохранить запись в базе данных и предоставить доступ сотруднику через личный кабинет.
При отсутствии свободного места в бумажной книжке работодатель обязан оформить «переход» в новую страницу‚ указав в предыдущей «Переход на следующую страницу» и в новой «Новая страница».
Практические рекомендации
- Сохраняйте копии всех документов‚ подтверждающих награждение‚ в течение 5 лет.
- Проверяйте‚ что в записи указана точная дата вручения‚ а не дата подписания приказа.
- При внесении в электронную книжку используйте шаблоны‚ предоставленные работодателем‚ чтобы избежать ошибок форматирования.
- Обучайте сотрудников‚ ответственных за кадровые документы‚ правилам заполнения раздела «Сведения о награждении».
- При ошибке в записи оформляйте исправление в соответствии с пунктом 4 статьи 66 ТК РФ (добавление новой записи с указанием «Исправление»).
Ссылки и ресурсы
- Федеральный закон № 115-ФЗ «Об электронных документах и электронных сообщениях»
- Статья 66 Трудового кодекса РФ
- Приказ Минтруда РФ от г. № 123‑П/П
- Приказ Минтруда РФ от г. № 45‑П/П
- Образец записи о награждении (PDF)
- Образец записи о поощрении (PDF)
Внесение сведений о поощрении в трудовую книжку — это важный элемент кадрового учета‚ подтверждающий достижения сотрудника и повышающий его мотивацию. Следуя приведенным рекомендациям и соблюдая правовые нормы‚ вы обеспечите корректность и достоверность кадровой документации.