Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж и профессиональную деятельность работника. В соответствии с законодательством Российской Федерации, в неё вносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнении, а также о поощрениях, включая благодарности, почетные грамоты, награды и другие формы признания заслуг.

Одним из распространённых вопросов, с которыми сталкиваются кадровые службы, является: можно ли и как вносить запись о благодарности в трудовую книжку? В этой статье мы подробно разберём нормативные основания, правила оформления и приведём актуальные образцы записей на 2026 год.

Нормативная база

Внесение записей о поощрениях в трудовую книжку регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 68, 77)
• Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтрудом России (в ред. от )

Согласно п. 4.1 Инструкции, в трудовую книжку вносятся сведения о всех видах поощрений, включая:

• благодарности;
• почетные грамоты;
• грамоты;
• награждение ценными подарками;
• вручение денежных премий за достижения в труде (если это предусмотрено локальными актами).

Важно: запись вносится только на основании официального документа — приказа работодателя, в котором указано решение о поощрении. Благодарности от внешних организаций (например, от губернатора, избирательной комиссии, муниципалитета) могут быть внесены, но только при наличии внутреннего приказа организации, подтверждающего факт признания заслуг работника.

Когда можно внести благодарность в трудовую книжку?

Сотрудник может обратиться с просьбой внести в трудовую книжку благодарность, полученную от:

• Руководителя организации (генерального директора, главного бухгалтера и т.д.)
• Органа государственной власти (губернатор, мэр, председатель избирательной комиссии)
• Общественной или профессиональной организации (например, профсоюз, ассоциация)

Важное условие: благодарность должна быть официально оформлена (на бланке с печатью, с подписью уполномоченного лица) и предоставлена работнику в оригинале. Однако сама по себе благодарность не является основанием для внесения записи. Только приказ работодателя, в котором указано: «На основании благодарности от [организации] от [дата] № [номер] объявить благодарность сотруднику [ФИО]» — даёт право на внесение записи.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись вносится в раздел «Сведения о поощрениях» (в трудовых книжках нового образца, с 2004 г.).

Структура записи:

1. Графа 1, порядковый номер записи (по нарастающей).
2. Графа 2, дата внесения записи (дата издания приказа).
3. Графа 3 — содержание записи: «Объявлено благодарность», с указанием основания.
4. Графа 4 — ссылка на документ-основание: «на основании приказа № ___ от ___».

Важно: в графе 3 указывается именно форма поощрения — «благодарность», а не текст благодарности. Текст благодарности не вносится в трудовую книжку!

Примеры записей в трудовую книжку

Пример 1: Благодарность от руководителя организации

• Графа 1: 7
• Графа 2:
• Графа 3: Объявлено благодарность
• Графа 4: на основании приказа № 45-к от

Пример 2: Благодарность от губернатора области

• Графа 1: 8
• Графа 2:
• Графа 3: Объявлено благодарность
• Графа 4: на основании приказа № 67-к от (на основании благодарности от Губернатора Московской области от № 123-Б)

Пример 3: Благодарность от Председателя Избирательной комиссии

• Графа 1: 9
• Графа 2:
• Графа 3: Объявлено благодарность
• Графа 4: на основании приказа № 72-к от (на основании благодарности Председателя Избирательной комиссии МО от № 89)

Пример 4: Благодарственное письмо от муниципалитета

• Графа 1: 10
• Графа 2:
• Графа 3: Объявлено благодарность
• Графа 4: на основании приказа № 81-к от (на основании благодарственного письма Администрации города Москвы от № 2026-Б)

Что делать, если благодарность получена от внешней организации?

Многие сотрудники ошибочно полагают, что достаточно предоставить копию благодарности от губернатора или мэра — и запись будет внесена автоматически. Это неправильно.

Алгоритм действий кадровой службы:

1. Сотрудник предоставляет оригинал благодарности (или заверенную копию) от внешней организации.
2. Кадровый работник оформляет проект приказа о поощрении работника, ссылаясь на полученную благодарность.
3. Приказ издаётся руководителем организации (с подписью, печатью, регистрацией).
4. На основании приказа вносится запись в трудовую книжку.
5. Оригинал благодарности возвращается сотруднику, копия прилагается к личному делу.

Важно! Если организация не издаёт приказ о поощрении, то запись в трудовую книжку вносить нельзя, даже если благодарность официальная и на бланке с печатью.

Что не вносится в трудовую книжку?

Не подлежат внесению в трудовую книжку:

• Устные благодарности;
• Благодарности, оформленные в виде электронных писем без печати и подписи;
• Отзывы, рекомендации, публикации в СМИ;
• Благодарности от частных лиц (например, клиентов, партнёров) без подтверждения со стороны работодателя;
• Письма-благодарности, не имеющие юридической силы (например, от некоммерческих ассоциаций без официального статуса).

Сроки внесения записи

Согласно п. 4.3 Инструкции, запись о поощрении должна быть внесена в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа. Это обязательное требование, нарушение которого может повлечь административную ответственность работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).

Что даёт запись о благодарности в трудовой книжке?

Хотя благодарность не увеличивает стаж или размер пенсии, она имеет важное значение:

• Для работника: подтверждает профессиональные достижения, повышает престиж, может стать аргументом при повышении, переводе, премировании.
• Для работодателя: демонстрирует систему мотивации, укрепляет корпоративную культуру, повышает лояльность сотрудников.
• Для будущего работодателя: запись в трудовой книжке — это объективный показатель добросовестности, ответственности и востребованности работника.

Внесение благодарности в трудовую книжку — это не формальность, а важный элемент кадрового документооборота, отражающий признание заслуг сотрудника. Правильно оформленная запись — это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к труду работника.

Ключевые правила:

1. Запись возможна только на основании приказа работодателя.
2. Текст благодарности не вносится, только формулировка «Объявлено благодарность».
3. В графе 4 обязательно указывается номер и дата приказа, а при наличии, ссылка на внешний документ.
4. Срок внесения, не позднее 5 рабочих дней.
5. Благодарности от внешних организаций требуют обязательного оформления внутренним приказом.

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок, претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит полную юридическую корректность документации.

Рекомендация: рекомендуется разработать внутренний регламент по поощрению сотрудников, в котором чётко прописаны порядок оформления благодарностей и процедура внесения записей в трудовые книжки. Это сэкономит время кадровой службы и повысит прозрачность системы мотивации.