Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. От того, насколько корректно и правильно внесены записи в этот документ, зависят будущие пенсионные права сотрудника, а также отсутствие проблем при трудоустройстве на новом месте. Одним из самых важных аспектов ведения трудовых книжек является внесение сведений о должности. О том, как это сделать без ошибок, и пойдет речь в нашей статье.
Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе»
Все записи о работе, в т.ч. о приеме на работу, переводе и увольнении, вносятся в раздел «Сведения о работе». При заполнении этого раздела кадровику или работодателю следует быть предельно внимательным. Эксперты рекомендуют:
- Делать записи аккуратно и разборчивым почерком.
- Не спешить при заполнении граф.
- Перепроверять положения актуального законодательства.
- Делать пробную запись на черновике перед внесением данных в сам документ.
Особое внимание стоит уделить подписям должностных лиц: рядом с личной подписью обязательно нужно разборчиво указывать фамилию должностного лица, поскольку сама по себе подпись не всегда позволяет установить, кто именно заверил документ.
Внесение записи о приеме на работу
При приеме сотрудника на работу запись в трудовую книжку вносится в следующем порядке:
- В виде заголовка (без номера и даты) в графе 3 указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата приема на работу.
- В графе 3 делается запись о приеме с указанием должности.
- В графе 4 проставляются реквизиты приказа о приеме на работу.
Как указать должность и структурное подразделение
В графе 3 наименование должности (работы), специальности или профессии указывается строго в соответствии со штатным расписанием и трудовым договором. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении (отдел, цех, филиал) включено в трудовой договор, то перед наименованием должности необходимо указать и это подразделение.
Например, если сотрудник принят в бухгалтерию на должность бухгалтера, запись будет выглядеть так: «Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера».
Прием в порядке перевода
Если сотрудник принимается на работу в порядке перевода из другой организации, графы 1 и 2 заполняются в общем порядке, а в графе 3 необходимо обязательно указать этот факт:
«Принят или назначен на должность [наименование должности] в порядке перевода из [наименование прежней организации]».
Особенности записи для руководителя (директора)
Прием на работу руководителя организации имеет свои нюансы. Поскольку трудовой договор с директором часто заключается на основании решения учредительного органа, возникает вопрос: что указывать в графе 4 «Основание»?
Эксперты сходятся во мнении, что действующие правила не запрещают указывать сразу два документа в графе 4; Таким образом, можно зафиксировать и реквизиты (дату и номер) приказа о приеме на работу, и реквизиты решения учредительного органа о назначении на должность директора.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» при этом делается стандартная запись о том, на какую должность избран работник (например: «Назначен на должность директора»).
Отражение перевода на другую должность
Если сотрудник начал работать на другой должности, перешел в другое структурное подразделение или перевелся на работу в другую местность, это признается переводом и также подлежит фиксации в трудовой книжке.
Для отражения перевода следует внести запись в следующем порядке:
- В графе 1 — указать следующий порядковый номер записи.
- В графе 2 — отразить дату, с которой изменилась должность или подразделение.
- В графе 3 — указать новую должность и, если необходимо, новое структурное подразделение (например: «Переведен на должность старшего бухгалтера»).
- В графе 4 — указать реквизиты приказа о переводе.
Отсутствие записей о кадровых перемещениях работника (включая перевод в другое подразделение или на другую должность) является нарушением правил ведения трудовых книжек.
Выборные должности
Если работник избирается на должность по конкурсу или выборам, порядок заполнения немного меняется. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник. А в графе 4 указывается решение выборного органа, а также дата и номер его принятия.
Заверение копий трудовой книжки
Часто работникам требуются копии трудовых книжек для банков, соцорганов и т.д. При оформлении копий в 2025-2026 годах необходимо соблюдать актуальные правила:
- На каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о ее верности: «Копия верна» или «Верно».
- Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с обязательным указанием ФИО, должности и даты заверения.
- На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза: «Работает по настоящее время».
- Эта запись также заверяется подписью работодателя (уполномоченного лица) с указанием ФИО, должности и даты.
Вписывание должности в трудовую книжку — процедура, требующая строгого соблюдения инструкций и правил. Слово «правильно» в контексте кадрового делопроизводства означает полное соответствие норме, правилу и закону. Любая неточность в наименовании должности или пропущенная запись о переводе могут доставить серьезные неудобства работнику в будущем. Поэтому внимательность, аккуратность и сверка со штатным расписанием и приказами — главные помощники кадрового специалиста.