Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносятся не только сведения о местах работы и должностях, но и информация о поощрениях, в т.ч. о государственных наградах. Правильное оформление такой записи имеет важное значение как для сотрудника (при подтверждении заслуг, получении льгот, пенсионного обеспечения), так и для работодателя (соблюдение законодательных требований). Ниже представлен подробный руководство по внесению записи о награждении государственной наградой в трудовую книжку.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также внесение в них сведений о награждениях:

• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 69).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Пункт 25 Порядка, утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 225).
• Федеральный закон «О трудовой книжке» (№ 400‑ФЗ от ).
• Письма и разъяснения Роструда и Минтруда (например, письмо Минтруда от № 14‑1/… о том, какие выплаты и поощрения вносятся в раздел «Сведения о награждении»).

Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку подлежат внесению сведения о награждении за трудовые заслуги, включая государственные награды.

Какие сведения о награждении вносятся в трудовую книжку?

В трудовой книжке предусмотрены специальные графы для записи сведений о поощрениях:

1. Графа 3 – непосредственно запись о награждении: кем награждён, какой наградой и за какие достижения.
2. Графа 4 – основание для внесения записи (наименование документа, его номер и дата).

При награждении государственной наградой в эти графы вносится следующая информация:

• Графа 3: «Награждён государственной наградой [название награды] за [краткое описание заслуг]».
• Графа 4: «На основании [указ Президента РФ № … от …]» (или иного нормативного акта, например, постановления Правительства, приказа министерства и т.д.).

Если награда сопровождается выплатой (премия, денежное вознаграждение), эта информация также может быть отражена в графе 3 после описания награды, но основной акцент делается на саму награду.

Порядок внесения записи о государственной награде

Шаг 1. Подготовка документа‑основания

Получите официальный документ, на основании которого сотрудник награждён:

• Указ Президента Российской Федерации о награждении;
• Постановление Правительства РФ;
• Приказ министерства или ведомства;
• Иной нормативный акт, подтверждающий факт награждения.

Из документа извлеките: номер, дату принятия, полное название награды.

Шаг 2. Формулировка записи для графа 3

Пример формулировки:

Награждён государственной наградой «Орден Почёта» за выдающиеся достижения в области промышленного производства и многолетний добросовестный труд.

Шаг 3. Заполнение графа 4

Пример записи:

На основании Указа Президента Российской Федерации № 123 от .

Шаг 4. Внесение в трудовую книжку

1. Откройте трудовую книжку на странице, где ведётся раздел «Сведения о награждении».
2. В графе 3 аккуратно запишите формулировку из шага 2.
3. В графе 4 укажите основание из шага 3 (номер и дата документа).
4. Поставьте подпись уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора организации) и печать организации.
5. Проставьте дату внесения записи (обычно дата подписания).

Все записи должны быть сделаны чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений. При необходимости исправления – зачёркивание ошибочного текста, написание правильного варианта сверху и заверение подписью и печатью.

Шаг 5. Отражение в электронной трудовой книжке (ЕТК)

С года для сотрудников, впервые поступающих на работу, ведение бумажной трудовой книжки не обязательно – сведения передаются в Пенсионный фонд РФ через систему ЕТК. При награждении государственной наградой:

• В ЕТК в разделе «Награды и поощрения» указываются те же данные, что и в бумажной книжке (название награды, основание, дата).
• Документ‑основание (указ, приказ) прикрепляется в виде scanned‑copy или электронной копии в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в системе работодателя.
• После внесения данных в ЕТК работник получает уведомление о successful обновлении своей трудовой истории.

Особенности внесения записи о государственных наградах

• Юбилейные и памятные медали также считаются государственными наградами и подлежат внесению в трудовую книжку. Пояснение Роструда (письмо от ) подтверждает, что информация о юбилейной медали должна быть отражена в графе 3 с указанием названия медали и основания (например, «Постановление Правительства РФ № 456 от »).
• Награды иностранных государств вносятся только если они признаны на территории РФ (например, по международным договорам). В этом случае в графе 4 указывается документ о признании награды.
• Награды за гражданские заслуги (например, за вклад в развитие культуры, науки) также относятся к государственным наградам и оформляются аналогично;

Ответы на часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись о награждении, если сотрудник уже уволен?

Да. Запись о награждении вносится в трудовую книжку независимо от текущего статуса работника. Если трудовая книжка уже выдаётся на руки, запись делается в ней, а затем книжка возвращается сотруднику.

Можно ли использовать сокращения в названии награды?

Сокращения допустимы только если они общеприняты и не вызывают двусмысленности (например, «Орден Отечества»). Однако рекомендуется писать полное официальное название награды.

Что делать, если в трудовой книжке нет свободного места в разделе «Сведения о награждении»?

В таком случае допустимо продолжение записи на следующей строке того же раздела, соблюдая последовательность граф (3‑4). Если места действительно нет, можно оформить дополнительный лист (вкладыш) к трудовой книжке, оформив его согласно инструкции и заверив печатью и подписью.

Нужно ли ставить отметку о дате награждения в графе 3?

Обязательно указывать дату награждения в графе 4 (как часть основания). В графе 3 дата не требуется, но её можно добавить в пояснении, если это не противоречит внутренним правилам организации.

Как быть с электронной трудовой книжкой, если работник получает государственную награду после выхода на пенсию?

Даже после выхода на пенсию сведения о награждении продолжают вноситься в ЕТК (или в бумажную книжку, если она у работника на руках). Это важно для подтверждения трудового стажа и возможного назначения дополнительных льгот.

Внесение записи о государственной награде в трудовую книжку – процедура, регламентированная нормативными актами и требующая внимательного отношения к деталям. Соблюдение установленного порядка гарантирует достоверность трудовой истории работника, защищает его права при подтверждении стажа и получении социальных гарантий, а также помогает работодателю избежать нарушений трудового законодательства.

Основные шаги:

1. Получить и проверить документ‑основание (указ, приказ, постановление).
2. Сформулировать запись для графа 3 (кем награждён, какой наградой, за какие заслуги).
3. Указать в графе 4 номер и дату документа‑основания.
4. Внести запись в бумажную или электронную трудовую книжку, заверив подписью и печатью.
5. При необходимости сохранить копию документа‑основания в личном деле сотрудника.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректное и законное оформление сведений о государственных наградах в трудовой книжке, что послужит надёжным подтверждением профессиональных достижений сотрудника.